試論新形勢下高等院校檔案管理工作新模式

文/山東傳媒職業學院 馮月

高等院校的檔案管理工作涵蓋了整個學院各類工作內容，所以，管理過程之中要注重各個環節的協同配合。高等院校與其他類型的院校之間存在種種不同，在學院基礎設施構建、工作崗位設計以及工作人員職能分布等方面都有所不同。這也導致對于檔案管理工作的重視性有所不同，因為各院校之間的差異以及對檔案管理的重視程度不同，致使檔案管理工作缺少規范流程，無法適應大數據時代的信息化社會。各方面的問題匯集在一起，形成了高等院校管理工作進步道路上的攔路虎。所以各大高等院校務必意識到檔案管理對于院校的價值。

一、檔案管理工作的意義

（一）檔案真實記錄著高等院校的發展經過。高等院校的檔案之中，不單單記載著學院內部的黨政工作，同時也擁有對學院內部所有教育活動以及管理工作的初始記錄。只要是完整的高等院校檔案，一定囊括了整個學院的教育活動以及校務管理工作過程中的初始記錄。在完整的檔案之中能夠了解到院校的發展經歷，對于高等院校的改革進步，推陳出新，有著無法磨滅的參考價值。

（二）檔案銜接著高等院校的各類工作。準確來說，高等院校的檔案不單單能夠幫助領導了解學院歷史，還能夠在這個基礎上，提出改善的意見。更加關鍵的是，因為檔案自身是源自文書文件，文書處理之后才會成為檔案。所以，不論是高等學院的管理部門還是教學部門，只要能夠對學院檔案開展深入了解，就一定能夠提升管理工作的質量或者教育工作的針對性以及有效性。高等院校的科研和教學以及管理工作都與學院同樣有著連貫性的優點，將檔案完整保留下來，對于學院內部各類工作的開展都能夠起到一定的推動作用。

（三）檔案是評估院校人才培養水準的重要憑據。高等院校辦學質量的評估考察需要大量的事實依據作為參考。所以，保存著學院辦學經歷、規模發展、師資力量、專業設置以及教育質量等方面，對于學院的管理制度、辦學觀念、資源的持有狀況等都有詳細記載的檔案就成了評估考察過程中重要的參考，評估過程中對檔案的全面了解能夠對整個高等院校的發展水準有全面的了解，所以檔案對于高等院校的地位名望提升有一定程度的影響。

（四）高等院校合同管理的重要性。制度也就是規章制度，是政府機關、社會團體、企事業單位為了保持日常工作、勞動、學習、生活的秩序，確保工作的有序進行，遵照法律、法規、政策所制定的擁有法律有效性、約束力等的應用文，是各種行政法規、制度、公約的統稱。現代高等院校的業務往來以及教職工的教育管理活動，主要通過合同的形式展開，合同是高等院校開展業務的憑證，是高等院校運行的保證。合同管理的內容主要有：合同的制定、執行、變更、接觸、轉讓、結束。合同管理的根本是要求高等院校規范化、標準化。高等院校想要做到合同管理工作有效進行，務必形成合同管理機制。通過制度的構建，提升管理的有效性，能夠降低因為合同糾紛給學校所帶來的負面影響以及經濟損失。

二、高校檔案管理模式的實際狀況

（一）對于檔案管理的重視程度不足，管理模式落后。高等院校作為國家培養人才的重要基地，主要的作用是以教育學生為主，對于檔案管理的重視程度不足。大多數高等院校的檔案管理還是使用過去落后繁瑣的管理模式，只是對于檔案資料進行收集、歸納和總結，這樣的模式無法將檔案管理的價值體現出來，以往的檔案管理主要是對于紙質檔案的存儲，可是，在信息化的現如今，更加需要注重電子檔案的運用以及價值的體現。

（二）檔案管理的技術十分落后。目前的檔案管理主要是以人力為主的模式開展的，管理模式比較粗糙，電子化檔案資料的存儲所需要的技術水準相對于以往是一個較大提升，現在的管理模式比較落后，根本無法及時有效地完成檔案管理工作。

（三）檔案管理安全觀念不足。目前檔案管理工作的安全防護主要是人力防護、物體防護以及技術防護，只需要做到這三方面的防護，檔案的安全性就能得到很大的保障，在如今科學技術不斷改革創新的時代，各種病毒、黑客入侵的事件屢見不鮮，導致電子檔案資料的安全性遭到了很嚴重的干擾，只要保存電子檔案的設施使用年限過長，客戶端就極其容易遭到各種網絡黑客的攻擊，作為檔案管理工作人員，對于檔案資料的安全性需要著重應對。

（四）檔案管理工作人員的基本素質有待提升。大多數高等院校的檔案管理工作人員是從其他工作崗位轉崗過來的，沒有經過專業的檔案管理知識培訓，只是簡單地認為完成檔案資料的收集以及歸納就可以了，不需要技術能力。在如今日新月異的信息化技術發展時代，這類沒有專業能力的檔案管理工作人員會遭到淘汰，因為這類工作人員會致使檔案管理工作無法科學有效地展開，導致高等院校的各個方面的發展遭到遏制。

（五）檔案資料信息真實度不足。檔案資料信息不全面且真實性不足，高等院校的檔案資料主要通過各級院校層層上報，中間所需要的操作流程比較多，工作流程復雜，易出現資料遺失或者數據失去真實性。

三、新形勢下高等院校檔案管理模式的改革措施

在新形勢下，我們需要根據時代的進程，對高等院校的檔案管理模式進行有效的變革，更好地為高等院校的各類工作服務。

（一）增強對高等院校檔案管理工作的重視程度。高等院校檔案管理工作是否能夠有效開展同時促使高校持續發展，其關鍵就是高等院校能夠對檔案管理工作有足夠的認知。在新形勢下，想要優化高等院校檔案管理工作，最重要就是學校領導對檔案管理工作有足夠的重視，增強在檔案管理工作方面各類資源的投入，為檔案管理工作帶來更好的工作環境。除此之外，還需要增強高等院校教職工對于檔案管理工作的認知程度，檔案管理工作所涵蓋的領域多，所以，高等院校所有工作人員對于檔案管理工作需要有足夠的認知，才能夠提升工作質量。

（二）構建全面有效的檔案管理制度。構建出科學合理并且全面有效的檔案管理制度，是促使高等院校檔案管理工作實現規范化的有效措施。所以，有關部門務必憑借高等院校發展情況設計出有效且合理的檔案管理制度，在全面的檔案管理制度之中，對檔案管理工作制度進行充分利用，時刻注意制度的實施進度，保證檔案管理制度的價值能夠得到充分體現。

（三）改變思想觀念。在高等院校的檔案管理系統之中，一定要樹立起對檔案管理工作認真負責的態度，從過去的檔案資料存儲改變為以檔案服務為主的思想觀念，著重宣傳信息化的檔案管理模式，樹立大數據時代觀念。在檔案管理工作之中著重體現信息化技術對于檔案管理工作的影響，加強為高等院校各類工作服務的思想，促使檔案管理工作從過去的紙質檔案存儲朝著現代信息化檔案資料發展，建立檔案資料數據庫，為高等院校服務。

（四）提升檔案管理技術水準，帶動檔案管理信息化構建。隨著科學技術的不斷發展，信息化已經作為各個行業改革創新的追求，高等院校檔案管理同樣也需要配合時代的發展，自發帶動檔案管理信息化的構建。先要健全基礎設備的配置，高等院校需要針對這個方面加大對檔案管理的資金投入，購買先進的軟硬件設施來加快檔案管理工作信息化構建的進程。此外，還需要對設施進行不定期更新以及優化。促使檔案管理資料電子化、數據化，在計算機技術的支持下，把全部檔案信息存儲到檔案管理系統之中，建立檔案信息數據庫，以便管理工作人員及時有效地找到所需信息。

（五）提升檔案管理安全觀念。因為高等院校檔案管理信息化構建的不斷進行，檔案管理的安全性成為大家十分關心的問題，因為所有的檔案信息都存儲在網絡中，這樣就會遭受各種網絡攻擊，怎么確保檔案資料不被盜取、擅自修改以及刪除，是高等院校檔案管理工作人員需要面臨的大難題。這就需要健全檔案管理系統，及時安裝防火墻以及殺毒軟件，預防各類網絡攻擊。在檔案訪問權限之中設置不同的階段，對于重點保護文件進行著重加密，只準許指定的人進行訪問。

（六）提升檔案管理工作的基本素質。“磨刀不誤砍柴工”，想要高等院校管理工作行之有效，就需要招聘具備專業能力的檔案管理人才，才可以從源頭改變過往的檔案管理模式，自發帶動檔案管理信息化的構建。除此之外，還需要對現存的檔案管理工作人員進行培訓，從專業知識以及操作能力這兩個方面上提升檔案管理工作人員的基本素質以及技術水準，讓檔案管理工作人員除了專業的檔案管理知識，還具備信息化技術能力以及安全防護能力，成為復合型檔案管理工作人員。

四、結語

在新形勢下，高等院校檔案管理模式的改革，要高效使用信息化技術，對過去紙質檔案管理模式進行改革，極大程度上能夠解決過去大量紙質檔案帶來的存儲問題，減少了檔案管理的資金投入，將檔案管理的價值完美體現出來，做到信息化的資源共享，提升了高等院校檔案管理水準，為高等院校各類工作帶來更好的服務。高等院校各類工作的開展都離不開檔案管理工作，只有檔案管理模式進步，才能給高等院校的進步打下扎實的基礎。