高校人事管理信息化建設研究

文/宋尚函

隨著近年來人才引進政策的出臺，大量的優質師資涌向大中城市，加大了高校之間人才的流動性。同時，各地高校不斷擴大編制規模，新招聘的教職工數量也逐年增多，使得高校擁有著龐大的、動態的人事數據，無疑給高校人事管理增加了一定難度。顯然，傳統的填表、轉遞紙質材料的人事管理手段已經無法滿足工作要求，取而代之的應該是數據精準統一、審批靈活迅速的信息化管理模式。因此，加快高校人事管理信息化建設是信息化時代每所高校的必經之路。

一、高校人事管理現狀分析

（一）人事信息碎片化問題嚴重

高校人事工作可以分為招聘調配、工資薪酬、社會保險、師資職稱、人事檔案管理、教師工作部（培訓晉升）等幾個模塊，人員規模較大的高校會根據模塊類別分為對應的若干科室，人員規模較小的高校則沒有科室劃分，而是一人分管一項或者多項工作。每個工作模塊的開展都離不開基礎的人事信息，比如招聘階段，需要依據教育背景來判斷是否符合用人部門的要求；在起薪階段需要通過工作經歷來劃定工資等級；在評職稱過程中需要準確的學術研究數據。而在實際工作過程中會發現，由于人事部門平時工作繁多，部門干部之間沒有進行良好的溝通，各自掌握各自的數據，人事信息分散零亂，沒有形成一個統一的數據庫作為數據來源。導致完成許多人事工作前都要先進行信息匯總，這種重復性的工作嚴重降低了人事管理效率[1]。

（二）人事信息共享性差

對于高校而言，人事信息不僅供本部門開展各項工作使用，還需要按時向上級部門完成信息上報的工作。以天津市為例，市委編制工作辦公室要求各高校定期通過編制信息管理系統上報實名制材料；市教委要求各高校及時更新教育部部署的全國教師系統數據；人社局要求每年通過人力資源和社會保障報表系統進行年報。此外，還有涉及財務的工資系統、涉及社會保險和離退人員管理的社保系統以及配合其他部門填報的各類報表系統。多種多樣的系統并未互通，而是各自獨立，不同的部門根據自身的需求，統計角度也有很大差異，給人事工作帶來巨大壓力。而且，高校本身人事系統的使用并未普及。在調研的45所高校中，僅有16所高校人事部門擁有專業廠商或軟件公司開發的人事系統，占比僅為35%；12所高校使用其他平臺自帶的人事基礎模塊或上級單位下發的單機版系統；剩余17所至今未使用人事系統。總之，上級部門各類系統之間不能共享人事信息，使得高校人事部門重復性工作增加，部分高校使用原始的Excel表統計方式很難保證數據的準確性，令數據維護及上報工作難上加難。

（三）人事部門缺乏信息化崗位設置

人事信息化建設工作離不開人事信息的及時更新維護。經調研發現，大部分高校人事部門均未安排有計算機背景的教職工負責信息化建設工作。即便是個別已經擁有獨立人事系統的高校，日常的系統維護還需要靠服務外包來實現。由于人事部門缺乏信息化崗位設置，人事信息化建設工作往往會交給稍年輕的人員來負責，而對于大部分沒有計算機專業背景的年輕人來說，學習操作系統需要耗費極大的精力，很難確保在完成本職工作的同時充分學習系統維護知識，這就容易導致系統失于維護，人事信息無法及時地更新，從而人事系統形同虛設，從“工具”變為“道具”，不能更好地為人事工作提供服務[2]。

二、高校人事管理信息化建設的優勢分析

（一）有利于隨時應對數據分析工作

人事信息經過整合統一后將形成一個完善的數據體系，人事干部可以根據工作需求，借助于人事系統，簡單點擊鼠標操作后獲得想要的數據。應對上級部門各類報表或突發情況時，將節省大量的人力與時間，極大地提高人事工作效率。以2020年初新型冠狀病毒肺炎疫情為例，在疫情蔓延初期，各高校需要了解教職工的健康狀況以及是否接觸過湖北地區人員，但當時正逢寒假期間，很難直接了解到這些信息，給健康上報工作帶來很大困難。倘若高校人事管理事先進行了信息化建設，人事部門將在第一時間根據已掌握的教職工籍貫、住址、聯系方式等人事信息作出疫情響應，從而能有效地避免遲報、漏報現象的發生。

（二）可以為人事工作提供決策依據

評優評先、干部任免、職稱評定、績效考核、調配調動等人事管理工作均離不開準確的人事信息。可以說，人事信息與每位高校教職工的利益都息息相關。人事工作經過信息化建設，會將“查找”“核實”“認定”等復雜的工作流程簡化為“篩選”“判斷”幾個步驟。比如高校的職稱評定工作，每年在職稱評定開始前，需要進行大量的準備工作：一是教職工收集并上交自己的論文課題研究材料，二是人事部門根據現有職稱比例確定職稱評定名額，三是人事部門聯合其他部門依據教職工上交的材料判斷其是否具有參評資格。這種原始的工作方式既浪費時間，又不能保證信息的準確性。而信息化建設后，人事干部可以直接根據數據庫篩選出具有評選資格的教師，再通過詳細的教育背景、業務水平、課題參與等信息進一步篩選，為職稱評定工作提供科學的參考依據。

三、高校人事管理信息化建設實施建議

（一）完善信息采集，掌握精準數據

人事信息采集是人事管理信息化的首要重任，精準的人事信息是開展各項人事工作的必要保障。高校應根據人事工作確定本校人事信息的各項指標，并將指標按照模塊進行分類。隨后請本校網信中心或專業開發公司設計人事信息采集程序，以降低教職工錯填的可能性。信息采集工作準備就緒后，可以在學期初或者其他時間為節點，組織全校教職工開展信息采集工作。

采集到的信息需要與之前人事部門掌握的信息進行對比，及時更新原有數據庫，以確保人事信息具有時效性。人事檔案工作較為完善的高校也可以直接將人事檔案的個別信息錄入到人事系統中[3]。此外，高校應探索人事系統手機終端的開發，可以讓教職工在手機上隨時查看自己的信息，及時提出修改申請或增加個人信息。

（二）建立數據共享機制，實時提供最新數據

首先，從管理部門的層面來講，人事部門應該建立一個完整的人事信息數據庫供內部使用，人員基本信息、工資信息、社保信息、職稱信息等重要數據都存儲在此庫中，并根據信息變化情況及時更新維護。人事部門日常工作以及其他部門需要人事信息的時候均從此信息庫提取，以確保“數出同源”的共享優勢，避免科室之間碎片化信息導致的信息不對稱。此外，上級部門應加強事業單位之間的系統融合，爭取能夠實現系統間的數據共享，避免重復繁重的填表上報工作[4]。理想的工作狀態是高校無需再向上級部門上報表格，而是上級部門與高校的人事系統之間建立數據接口，上級部門可以實時抓取各高校動態的人事信息。

（三）加強信息化崗位設置，培養專業人才

人事管理信息化建設工作不僅需要思想道德水平高尚、政治素養過硬的人事干部來負責，更重要的是負責信息化建設的人事干部要有一定的計算機專業背景，日常工作中才能完全擺脫第三方外包公司的制約，充分發掘人事系統的優勢，形成自我開發到自我管理的機制。建議有編制空缺的高校可以通過事業單位公開招聘或者學校內部招聘等途徑吸收信息化人才到人事管理隊伍中，將計算機專業背景與管理素養相融合，必將帶來事半功倍的收效。沒有信息化崗位設置條件的高校，應安排專人負責人事管理信息化建設工作，同時加大培訓力度，提升他們的計算機應用水平及人事系統操作水平，以充分發揮信息化建設的優勢[5]。

（四）開展校內培訓，提高系統利用率

人事系統是人事管理信息化建設的載體，信息化建設工作的優劣將集中體現在人事系統的使用上。高校花巨資采購人事系統后不應當做擺設，要想充分使用人事系統，必須得到全校教職工的積極參與。經調研發現，不配合使用人事系統的教職工一般有兩種：一種是年齡較大的教職工，他們往往計算機水平有限，很難自學系統操作知識；另一種是輕視人事系統的中層管理人員，他們思想比較傳統，習慣于原始的工作方式，不愿意嘗試使用創新的信息化工具。因此，在全校范圍內開展有關人事系統的培訓至關重要。同時，可以建立相應的激勵機制，將個人人事系統信息維護與考核相關聯，培養教職工登錄使用人事系統的習慣，令高校人事管理信息化水平得到整體提升。

四、結束語

在信息化時代的潮流下，高校乃至事業單位加強人事管理信息化建設必將成為提升人事管理水平的一條捷徑，如何正確開展信息化建設工作也將成為用人單位的巨大考驗。面對日益繁雜的人事信息，高校應提前轉變管理理念，推進人事管理信息化建設，加大人事系統的投資力度，將碎片化的信息整合成準確可靠的數據庫，并建立數據共享機制，切實節約人力和時間成本，從根本上提高人事管理工作效率。