中小民營企業存貨管理探究

薛冬花

（江蘇蘇瑞華會計師事務所有限公司，江蘇 南京 212300）

一、存貨管理概念及意義

（一）存貨管理的概念

存貨屬于流動資產，是企業在生產經營過程中持有以備銷售的產成品（商品）、在產品，或在生產過程或提供服務中耗用的物資，是能夠給企業帶來經濟利益流入的重要經濟資源，包括原材料、輔助材料、低值易耗品、在產品、產成品以及發出商品等。

存貨管理是指企業在滿足顧客服務要求的前提下，通過對存貨的信息管理進行有效控制，使存貨儲備在合理的水平上以保證企業正常生產和經營，盡可能降低存貨資金，降低存貨積壓或短缺給企業帶來的風險，提高物流系統效率，以強化企業競爭力。

（二）中小民營企業加強存貨管理的意義

1、有利于提高銷售額

中小民營企業因經營規模較小、經營范圍有限、融資困難財力不強，存貨儲備不足或品種不合理，往往不能有效適應市場變化和顧客需求，坐失銷售良機。有效的存貨管理，可以使中小民營企業存貨儲備在合理的水平，增加銷售機動性，保證銷售訂單及時供貨，滿足客戶需求，提高銷售額。

2、保證生產正常進行

存貨是貫穿于采購、生產、銷售環節的紐帶，采購材料、生產消耗、銷售商品是保證企業生產經營連續進行的必要條件。如果原材料儲存不足，遇到運輸過程中發生故障或市場原材料短缺的情況，就會導致生產中斷、停機待料現象，造成企業損失，儲備一定庫存量的原材料和在產品能夠維持生產正常進行，即便在自動化程度很高的管理系統里，零庫存也是不可能實現。

3、可以降低產品成本，提高資金使用效率

存貨作為一項重要的流動資產，占用大量的流動資金，在生產制造企業，一般情況下存貨占總資產的30%左右，商業企業則更高，如果存貨管理不善，容易造成大量積壓，占用大量資金，降低資產運作效率及盈利能力。有效的存貨管理，儲備合理的存貨數量，可以防止和避免存貨積壓，提高存貨的周轉速度和總資產周轉率，有效降低企業的平均資金占用率，提高企業盈利能力及經濟效益；另一方面儲備一定存貨也是出于采購價格考慮，如果零星購買物資的話往往采購價格較高，而整批采購價格有一定的優惠，可以降低產成品材料成本。

二、中小民營企業存貨管理現狀

（一）存貨管理制度不健全

中小民營企業管理層只注重業務層面管理，對存貨管理重視不夠，存貨內控體系不健全，甚至少數企業根本沒有制定存貨管理制度，憑著領導者的思維進行管理，沒有系統的采購、生產、銷售流程及明確的崗位職責；部分企業雖然制定了存貨管理制度，但內容不全面，只體現了出入庫基本管理流程和要求，對存貨的全過程未進行環節管控，未建立定期考核制度，缺乏監督機制，存貨賬實不符，從而造成成本的浪費和舞弊行為的發生。在實際采購中，材料采購價格由采購人一人與供應商進行協商確定，未成立采購聯審委員會對價格進行市場調研或詢價，容易導致采購人與供應商勾結，賺取回扣，從而造成采購成本增高；存貨進入企業后，沒有設立獨立的驗收部門，基本上由倉庫管理人說了算，由于缺乏專業驗收水平，驗收時僅清點數量，無法確保存貨質量是否達到行業標準等情況，從而造成存貨質量低劣，影響后期銷售或造成客戶投訴；領料發貨時未設置嚴格的領退料制度和財務監盤制度，平時領用未經使用部門負責人審批，有時候甚至領用手續都不辦理，直接領取，到月底時按盤點數倒軋補辦出庫領用單，存貨領用控制比較薄弱，從而導致很多材料被盜或存貨成本核算不真實情況。比如某民營企業，老板注重業務，一切以生產為主，把生產經理地位抬得很高，倉庫管理人員和采購人員都受命于他，公司內部亦未設立監督機構，平時材料的采購、供應商的選定均由生產經理一人決定，材料運來時也未按正常程序辦理入庫，直接運往生產車間，月底盤點財務亦未進行實地監盤，在這種環境下讓生產經理有了徇私舞弊的機會，從供應商處私拿回扣，為了完成下達的生產任務和成本考核指標，自行調節生產量欺瞞成本，給公司帶來了巨大損失。

（二）缺少完善的采供計劃

部分中小民營企業不重視業務的計劃性，在庫存管理過程中，未運用科學的管理方法對存貨進行定性與定量控制。對存貨的采購由采購人員一人操作，未編制采購計劃，什么時候需要就什么時候采購，至于具體采購多少完全是憑主觀經驗和感覺來判斷，難以確定科學的庫存量。由于盲目采購，有時候會造成存貨太多，導致庫存積壓，從而形成浪費；有時候太少，形成原料短缺停機，造成損失。

（三）管理人員專業素質缺乏

中小民營企業大部分為家族企業，管理人員對存貨管理不重視，認為倉庫只要有個人看管就行，或者因為人員缺少干脆找個兼職的，或者有的企業認為存貨管理員不屬于體力勞動及具有技術含量的崗位，選擇比較信任的年紀大的親屬擔任。正因為如此，存貨管理員專業知識水平較低，平時工作中注重人情而不按規則和工作流程來辦事，不會運用科學的存貨管理方法，不進行定期盤點，致使形成存貨毀損、超儲積壓及缺貨停產影響生產銷售，甚至賬實不符，造成產品成本核算不準確，從而影響企業經營決策。比如曾任職的一家上市公司在收購一家民營企業時，倉庫整合過程中由于價值觀及思維方式不同就發生過很大沖突。被收購這家民營企業前期倉庫僅配備了一名年紀大的管理員，負責材料驗收入庫、領用發出、臺賬登記及盤點工作，月底核算時僅將收到的材料發票及對應入庫單移交財務部進行賬務處理，至于賬面材料發出成本由會計按當月開票收入額的一定比例進行結轉，對于未開票已入庫的材料財務賬面不暫估入庫，存貨賬實不符。收購后新招聘了倉庫主管和倉庫管理各一名，設置了一套完善的倉庫管理制度，并采用ERP管理系統，與采購部、銷售部、生產部、財務部實現數據雙向傳輸，保證數據統一，在整合過程中原倉庫管理人員特別抵制，認為流程太煩、以前一人做的事現在要三人來做增加成本，加上不會使用電腦，給后期管理帶來了很多障礙。

（四）存貨管理未能實現信息化

由于中小民營企業信息化程度不高，部分企業存貨管理還停留在以統計為目的的傳統收發存核算管理，未建立現代化ERP管理系統，采購部、生產部、銷售部往往只顧自身利益，各部門統計的信息數據也沒有實行有效對接，彼此之間缺乏有效的溝通，不能使銷售、采購、生產、倉庫等業務部門高效運行。另外傳統的收發存核算管理，材料領用記錄、成本及費用的歸集人為因素較多，影響了企業資產損益的真實性，致使企業經營決策判斷失誤，造成損失。

三、中小民營企業存貨管理對策及建議

（一）完善存貨管理制度

中小民營企業應提高存貨管理意識，結合自身業務及實際情況，嚴格按照《企業內部控制配套指引》要求，建立完善的存貨管理制度，并確保貫徹執行。首先建立存貨管理崗位制，明確存貨采購、驗收、保管等崗位職責權限并安排不同人員，確保不相容崗位相分離，形成相互制約、相互監督的牽制機制；其次建立規范的出入庫制度，規范存貨驗收程序和方法，明確存貨發出和領用審批權限，并嚴格按照制度進行賬面記錄和單據保管并定期核對，保證財務記錄準確無誤；最后建立存貨分類管理及盤點清查制度，對存貨的按重要性、使用量、價值高低實行分類管理，定點標貼存放，定期或不定期進行盤點，確保賬實相符，對盤盈盤虧情況應查找原因，分清責任，報告有關部門及時處理，同時注重存貨質量管理，對于積壓呆滯、殘損變質的存貨及時進行清理，減少損失。

（二）完善采供計劃

中小企業應加強預算管理，建立完善的采購預算制度，采購部門應根據生產部編制的生產計劃結合物料庫存及在途數量，綜合平衡測算出每種物料采購計劃；采購過程中要本著節約的原則，設立采購小組積極尋找貨源，貨比三家，降低采購價格，避免粗放式大批量采購，跟供應商達成協議，根據用量以月或周為周期進行合理采購。

（三）加強管理人員培訓，提升專業水平

中小民營企業要重視管理人員文化素質的提高，提升管理水平，要注重存貨管理部門，選用合格的存貨管理人員。存貨管理人員應具備一定的財務專業知識、熟悉電腦，熟悉倉儲物資的特性，有高度的責任心和耐心。中小民營企業要定期或不定期組織存貨管理員參加培訓，掌握現代化的倉儲管理技術，能熟練運用ERP現代化管理軟件，有利于提高存貨管理的經濟效益。

（四）加快建設信息化管理

ERP是將物資資源管理、人力資源管理、財務資源管理、信息資源管理集成一體化的企業管理軟件，能幫助企業整合資源，提高企業管理水平，增強企業市場競爭力。中小民營企業應積極引進ERP管理系統，結合業務特點進一步開發適合自身管理需要的供應鏈模塊，將上游原材料和零配件供應商、下游產品經銷商結合為一體，整合各部門的資源，達到信息共享，為企業經營決策提供數據支撐，讓業務流程合理化。