淺析信息時代下檔案管理工作的創新

丁文

[摘要] 檔案管理是一項關乎大量數據信息的工作，需要消耗大量的時間和精力，但是由于對檔案管理的認知不足，導致檔案管理地位不高，始終處于邊緣地位，工作效率不理想。而在信息時代背景下，傳統的檔案管理工作的弊端愈加明顯展露出來，不僅工作效率不高，還會消耗大量的資源，影響到信息資源共建共享。因此，積極推動檔案管理工作創新，應該注重現代化信息技術和設備的廣泛應用，轉變檔案管理理念，在提升檔案管理工作效率和質量的同時，推動檔案管理事業高維度發展。鑒于此，該文摸索信息時代發展趨勢，針對當前檔案管理工作中的弊端和不足深入分析，出切實可行的措施予以實踐，以求提升檔案管理工作效率，賦予檔案事業持久發展動力。

[關鍵詞] 檔案管理;創新;信息時代;管理手段;計算機

[中圖分類號] R19 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2020）08（b）-0055-03

[Abstract] Archives management is a work related to a large amount of data and information， which requires a lot of time and energy. However， due to insufficient knowledge of archives management， the status of archives management is not high， always on the margins， and work efficiency is not ideal. In the context of the information age， the shortcomings of traditional file management work have become more and more obvious. Not only is the work efficiency low， but it also consumes a lot of resources， affecting the co-construction and sharing of information resources. Therefore， to actively promote the innovation of archives management， we should focus on the extensive application of modern information technology and equipment， change the concept of archives management， and promote the high-dimensional development of archives management while improving the efficiency and quality of archives management. In view of this， this article explores the development trend of the information age， deeply analyzes the shortcomings and shortcomings of the current archives management work， and puts forward practical measures to implement it in order to improve the efficiency of archives management and give the archives business a lasting development impetus.

[Key words] File management; Innovation; Information age; Management methods; Computer

檔案管理是一項基礎工作，檔案管理工作水平高低，很大程度上影響著其他各項工作高效展開，需要予以高度關注和重視，迎合信息時代發展趨勢，推動檔案管理工作有序展開。信息時代背景下，現代化信息技術憑借獨特的優勢廣泛應用到各個行業領域，引入到檔案管理領域，推動檔案管理理念和手段改進創新，運用信息技術來收集和處理信息。但是，受到客觀因素影響，其中仍然暴露出一系列問題，信息技術的應用程度不足，造成不同程度的資源損耗，影響檔案工作成效。故此，信息時代背景下，檔案管理工作不再局限于單一的紙質檔案管理，還要注重檔案電子化，完善配套的制度和體系，實現檔案信息共建共享，提升檔案資源利用效率，在滿足人們的檔案信息需求同時，推動檔案事業持續發展。

1 ?信息時代下的檔案管理新要求

信息化檔案管理，是迎合信息時代發展衍生而來，主要是依托于現代網絡技術和設備，促使檔案管理工作同互聯網技術有機整合，數據資料可以借助計算機來采集和處理，深入挖掘資料潛在價值，可以為人們或企業單位提供服務支持。

①在信息時代背景下，推動檔案管理工作改進和創新，應明確檔案管理工作未來發展趨勢，推動檔案管理文件信息化和電子化[1]。以往的檔案管理工作主要是以紙質文件管理為主，推動檔案管理工作信息化和電子化，一個重要內容則是做好檔案文件信息化處理。借助信息化設備將紙質文件資料掃描和錄入，保證資料真實、完整[2]。同時，電子資料整理和處理，并不斷更新電子檔案庫。

②電子檔案及時歸檔，避免檔案資料丟失。根據檔案管理工作要求，對電子檔案編碼處理，保證檔案有序的排列和歸檔。查詢相應編號，即可了解到檔案資料的年份，便于后期歸檔和取閱。做好檔案記錄工作，完善配套的電子檔案管理制度，嚴格遵循制度規范化開展檔案管理工作，規避客觀因素破壞電子檔案，提升檔案資料利用效率[3]。

③需要配備相應的信息化設備。檔案管理工作信息化和電子化，需要增加資金投入力度，完善配套的打印機、計算機和掃描儀等信息化設備，建立數據庫和搜索引擎，便于后續相關工作有序展開[4]。

④完善規范細則。在檔案管理工作開展中，為了迎合信息時代發展要求，應該進一步規范工作細則，充分契合單位實際情況，依據法律法規和政策制度，制定統一的規范和標準，切實提升檔案管理工作效率和質量。另外，豐富檔案資源，建立檔案數據庫，增加資金投入力度，加強信息化檔案管理軟件研發，引進新技術，豐富系統軟件功能，切實提升檔案信息系統軟件實效性。

2 ?我國檔案管理工作中的不足分析

2.1 ?檔案管理安全隱患眾多

在檔案管理工作中，盡管迎合信息時代帶來的挑戰，持續推動檔案管理工作信息化發展，在提升檔案管理效率的同時，卻埋下了一系列的安全隱患。電子檔案傳輸期間，使用相應軟件進行數據傳輸，可能由于軟件安全性不足，出現檔案數據泄露問題。電子檔案保管不當，可能出現丟失風險，網絡黑客和木馬病毒會供給電子檔案管理系統，威脅到檔案信息安全，需要依據相應標準來購置相應安全防護軟件和殺毒軟件，規避黑客入侵[5]。另外，檔案管理工作人員的風險意識薄弱，未能依據制度和要求規范化開展檔案管理工作，可能出現檔案遺失和損壞風險，重要信息丟失，阻礙后續工作高效展開。

2.2 ?檔案管理人員的專業素養不符合信息時代要求

在檔案管理工作中，由于檔案管理工作認知不足，并未配備專門的檔案管理人員，更多的是其他部門人員兼任，或是臨時抽調而來，專業知識和專業素養不高，無法嚴格遵循檔案管理工作要求開展工作。檔案管理工作的專業知識儲備不足，工作效率偏低，加之培訓力度不足，導致檔案管理隊伍整體素質不符合要求，不可避免地降低檔案管理工作質量[6]。加之傳統的規劃和設計不合理，存在很大的不足，設計人員未能契合檔案管理實際情況，檔案信息資源分布范圍廣泛，信息資源收集與利用難度較大，加之受到區域條件限制，缺少集中統一標準。檔案管理模式并非是始終不變的，應結合時代發展趨勢，結合現代社會發展需求，對檔案管理工作規劃設計。但是，在傳統檔案管理設計中，系統存在很大的滯后性和盲目性，設計人員自身的專業能力和職業素養不高，存在消極工作態度，責任落實不充分，極大的影響到檔案管理工作效果。所以，如何設計科學合理的規劃，優化檔案管理系統成為當前主要目標，應進一步改進和完善。

2.3 ?檔案管理工作機制不完善

配套的檔案管理工作機制不完善，配套基礎不完善，細節性問題缺乏考量，致使工作繁重，效率低，難以充分調動人員的工作積極性。檔案管理工作水平滯后，無法更好地滿足實際工作需求，加之信息技術的應用流于表面，嚴重影響到檔案管理工作工作效率[7]。與此同時，信息系統更新不及時，相關部門職能發揮不充分，即便建立相應的信息系統，應該綜合分析資料信息是否詳細，記錄是否及時，但是由于工作人員思想陳舊，未能高度重視信息檔案更新重要性，加之部門職能發揮不充分，未能將檔案信息及時記錄，制約后續的信息化檔案管理工作有序展開。

2.4 ?配套法律法規和政策制度不健全

盡管我國對檔案事業重視程度不斷提升，出臺了相應的法律法規和政策制度，但是內容不完整，法律體系不健全，加之信息資源不斷變化，導致法律體系中暴露出一系列問題，難以為后續的檔案管理工作開展奠定基礎。我國檔案管理缺乏統一標準，信息化管理效果較差，不利于后續工作有法可依和有章可循。

3 ?推動檔案管理工作的創新途徑

有別于傳統的檔案管理工作而言，檔案資料信息的采集、存儲更加便捷，存儲安全性更高。在當前信息時代背景下，檔案管理工作出現了不同程度變革，信息化結構建設進程逐步加快，依托于計算機網絡實現檔案信息采集、分析、處理、存儲、傳輸和利用，優化檔案管理流程，短期內可以實現海量信息高效處理和利用，提升檔案信息處理效率和質量同時，指導后續檔案管理工作高效展開。與此同時，相較于傳統檔案管理工作而言效率更高，工作質量也將大大提升。通過信息化結構建設，集中處理分散檔案信息，提升檔案人員智能意識對信息自動化處理和分類管;不便保存的檔案文件資料，可以直接錄入到檔案管理系統，通過電子文件形式長期、安全保管。基于此種方式，優化檔案管理模式，提升檔案管理效率和質量，對于我國檔案事業更高層次發展意義深遠。

3.1 ?增加資金投入提升檔案管理信息化水平

在信息時代背景下，應該轉變理念，增加資金投入力度來提升檔案管理信息化水平。這就需要明確檔案管理工作重要性，擴大教育宣傳力度，轉變理念，確保檔案資料安全保管和歸納，便于后期整理與利用，更好地滿足信息時代下的檔案資料利用需要。在充足資金支持下，完善配套的信息化基礎設施，包括軟件和硬件，包括計算機、掃描儀、打印機等設備，推動紙質檔案電子化[8]。購置計算機，可以提升檔案管理檢索效率，實現電子檔案的高效開發和利用。同時，配備防護軟件和殺毒軟件，建立電子數據庫，可以短期內高效檢索檔案資料，提升檔案資料利用效率，挖掘潛在價值，對于提升電子檔案利用效率具有積極作用。

3.2 ?推動檔案管理手段創新

推動檔案管理手段創新和發展，應結合實際需要來制定科學合理的管理方法，應用到實際工作中，促使各項工作逐步規范化、標準化展開[9]。靈活運用現代化設備和工具開展檔案管理工作，明確現代化標準來提升檔案管理工作技術水平。如在內部網站上，增設檔案管理網頁，實現檔案資料共建共享，高效檢索檔案信息。同時，借助信息技術來歸檔和處理電子文件，提供在線咨詢和交流服務，實現檔案潛在價值深入挖掘和利用。依托于多樣化服務手段，提升檔案管理工作水平的同時，充分發揮檔案管理原有作用。

3.3 ?推動管理機制創新改進

為了確保檔案管理工作規范化展開，應該整合資源，建立完善的管理機制和人才機制，打造一支高素質的檔案管理隊伍，更好地滿足新時期檔案管理工作需要。優化人才培養機制，引進前沿理念，并通過創設競爭環境來調動人員工作積極性，不斷突破創新，提升檔案管理工作效率。另外，檔案管理工作人員端正心態，在相應的激勵機制和獎懲機制下，表現優異的人員給予相應獎勵，如果工作表現較差，進行相應懲罰，高效率展開檔案管理工作。依托于檔案管理系統，可以實現信息資源共建共享。加強部門聯系和溝通，形成統一的系統，明確統一標準和規范，實現各部門分工合作，相互監督下收集資料，并標注清楚資料是原件還是復印件，便于后續的資料配置和利用[10]。

3.4 ?優化創新檔案管理人才模式

面對當前信息時代發展帶來的挑戰，檔案管理工作除了引進先進技術和設備，還要注重檔案管理人員專業素養培養，在扎實專業技能基礎上具備較強的創新創業精神和職業素養，通過此種方式為后續檔案管理創新展開作出更大的貢獻。基于此，為了達成這一目標，應定期組織管理人員參加技術培訓活動，注重先進檔案管理技術手段學習，提升檔案管理現代化技術水平，更加高效的挖掘和利用檔案資料潛在價值。檔案管理人員要注重相互借鑒和學習，共享工作經驗，充分發揮現代化信息技術優勢，推動檔案管理工作高效落實。此外，應持續增加檔案資金投入力度，加深信息化檔案管理模式認知和理解同時，強化檔案部門職能，確保檔案部門在完善設施基礎上，規范化開展信息化檔案管理工作。面向社會、機構和企業，統籌資金購置設備，并定期更新和完善配套設備，持續提升檔案管理水平，實現檔案事業均衡、穩定發展。

4 ?結論

綜上所述，面對信息時代帶來的挑戰，檔案管理工作創新改革是必然選擇，需要明確檔案管理工作目標和方向，整合資源，轉變理念，增加資金投入力度完善配套的軟件和硬件，更好地滿足現代化工作需求，有效提升檔案管理工作效率。

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（收稿日期：2020-05-11）