信息化環境中醫院科研檔案的管理與開發

張麗娟

摘 要：醫學事業是我國公共事業的重要組成部分，在疾病預防控制、保護和增進人民身體健康的進程中發揮了不可替代的重要作用。醫院科研檔案資料在提升醫療技術水平、促進疑難雜癥治療方面，具有極為重要的參考價值。隨著現代信息化技術的快速發展，醫院科研檔案管理和開發工作也迎來了新的發展機遇。在信息化環境中，利用現代信息技術不斷創新醫院科研檔案管理方法，提升醫院科研檔案管理水平，加大醫院科研檔案開發力度，對充分發揮醫院科研檔案服務醫學事業發展的作用具有重大意義。基于此，本文在闡述科研檔案信息化服務必然性的基礎上，提出了信息化環境中醫院科研檔案管理和開發的有效策略，希望能為提升信息化環境中醫院科研檔案的管理水平提供一些有益的參考和借鑒。

關鍵詞：信息化環境;醫院科研檔案;檔案管理;開發策略

中圖分類號：R197.3;G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2020）12-0067-02

一直以來，我國高度重視醫學事業的發展，并將其列入重點發展的民生項目。醫院在疾病預防控制、防病治病等醫學研究過程中形成的科研成果、科技專利、新技術、新項目等科研檔案資料，凝聚了廣大醫務人員長期研究和探索取得的重要臨床治療方法、科研理論，同時也是醫院一系列醫療實踐活動的真實記錄，是醫院開展醫、教、研工作的重要依據，對促進醫學事業進步和發展、推進醫院科研教學和科技創新具有非常重要的作用。在信息化環境中，醫院應借助現代信息技術不斷創新科研檔案信息化服務模式，探索和研究科研檔案信息化服務的新方法、新舉措，更好地發揮科研檔案的重要價值[1]。

1科研檔案信息化服務的必然性

1.1科研檔案信息化服務的優點

一是信息資源豐富。在信息化環境中，現代信息技術快速發展，社會的各個領域和行業都在加快信息化建設，創新和優化醫院的科研檔案管理及開發工作勢在必行。為提高科研檔案信息化服務水平，醫院可以利用豐富的網絡環境信息資源，通過檔案管理設備、存儲設備強化對科研檔案的數字化管理，借助網絡技術、數據庫技術實現科研檔案資料的收集、整理與歸檔[2]。可以借助計算機圖像掃描，把醫院科研檔案轉變成電子文檔進行分類保存，實現對醫院科研檔案儲存的電子化和信息化。與此同時，醫院還可以利用網絡技術，通過圖片、文本、影像資料等多種方式將醫院科研檔案在電子平臺上進行展示，用來推廣醫療新技術、宣傳醫院科研成果，進一步豐富和充實醫院科研檔案資料的內容。

二是服務方式新穎。在信息化環境中，醫院充分運用信息技術開展科研檔案服務，服務方式較為新穎。科研檔案之前都是儲存在醫院綜合檔案室中，醫務人員或院領導需要使用檔案時，必須通過檔案管理員人工進行查閱，不但費工耗力還浪費時間。而醫院通過信息技術建立科研檔案電子檔案后，可以實現科研檔案的網絡共享，利用網絡可以快速查閱科研檔案的信息，不但快捷方便，而且服務方式新穎，實現了科研檔案的服務和管理工作的信息化[3]。

1.2科研檔案信息化服務的必然性

從發展的角度來看，醫院必須運用計算機建立各類科研檔案數據庫，實現科研檔案的數字化，其中包括科研檔案全文的數字化、檔案目錄的數字化、檔案編研成果的數字化等。首先，實現醫院科研檔案信息化服務是醫院檔案工作的必然發展要求，利用信息化技術對科研檔案進行管理，將過去單一的紙質檔案轉變為機讀檔案，可以更好地滿足信息化時代構建數字化檔案服務管理系統的需要[4]。其次，建設醫院信息化科研檔案是開展國家信息化建設的需要。目前我國已啟動了檔案信息化建設的進程，如何規范管理科研檔案，更好地滿足醫院診療、人才培養、科研等工作對檔案信息的需要，是現階段醫院檔案管理部門的一項重要任務。最后，建設醫院信息化科研檔案，可以更好地實現對科研檔案資料的利用和開發，更加突出科研檔案服務的廣泛性、時效性，更好地促進科研檔案信息資源的共享。

2信息化環境中醫院科研檔案的管理與開發策略

2.1夯實數據建設基礎

（1）將傳統檔案信息資料轉變為數字化檔案，構建可共享、規范化的紙質檔案全文數據庫、檔案目錄數據庫、多媒體檔案數據庫，實現科研檔案資料向數字化形式的轉變。對于現存科研檔案資料，可利用掃描、手工著錄等信息化方式，將其轉變成數字記錄形式，同時編制責任者、題名以及關鍵詞等索引，構建相應的數據庫，有效積累現有資源，分步驟、有計劃地將現存紙質科研檔案資料全部轉化成數字化檔案。

（2）有效整合橫向信息。在將傳統科研檔案資料轉化成數字化檔案的基礎上，橫向整合科研工作管理信息系統，建立完善有關電子檔案接收應用系統和電子文件歸檔系統，及時將新產生的與科研項目相關的電子文件和有關數據列入科研檔案的收集范圍內，促進科研相關電子文檔的接收、歸檔、保管和利用工作的順利開展，盡快建立科研檔案信息資源數據庫和檔案目錄中心。

（3）完善數據庫內容。為更好地為廣大醫療專業技術人員提供最前沿、最權威的科研成果資料，在醫院傳統的科研檔案管理基礎上，應不斷完善專業數據庫資料。專業的數據庫通常會收錄一些權威學術學會創辦的雜志期刊中的報告、論文等，這些文章能代表一個學科范圍內最完整、最重要、最新的創新思想和研究成果，同時也引領了該學科的最新研究方向和最高研究水平，可以讓醫院科研人員在工作過程中少走彎路，研究出高質量的科研成果，逐步提升醫院科研檔案服務的水平和質量。

2.2強化信息技術創新

（1）采集技術。如果想對醫院科研檔案進行有效管理，首先應對相關科研檔案數據進行采集，按照采集科研檔案的不同，主要分為非結構化數據采集技術和實物檔案數字化技術。

通俗地講，非結構化數據采集技術就是采集那些以文件方式存在的有關科研檔案資料。該種科研檔案資料的采集通常需要使用Spider（網絡爬蟲），Spider不但能采集網絡上有關的圖片、網頁等，還能把本地存儲解析成文字電子文件，如TXT、WORD、PDF、HTML等，一起采集至系統中。在采集這些以文件方式存在的圖片、網頁等原始數據后，應全文索引數據，建立能供機器識別和處理的索引文件。

通俗地講，實物檔案數字化技術就是指文字識別、掃描以及音頻視頻的剪輯等技術，該類采集技術重點依賴數據倉庫技術和數據庫技術，其將海量結構化數據根據統一元數據進行對照處理后，然后采集至數據倉庫。

（2）儲存技術。隨著醫院科研檔案信息化程度的不斷深化，電子數據總量不斷攀升，原來的本地文件儲存或數據庫存儲技術，已無法滿足利用效率和存儲量方面的需求，需要使用新的儲存技術[5]。

結構化數據存儲技術：數據倉庫發展的基礎是數據庫技術，而數據倉庫可一次寫入數次讀出，并可分析海量的結構化數據，所以可用于對科研檔案結構化數據進行儲存。

非結構化數據存儲技術：非結構化數據是指包含圖片、文本、視頻、音頻的大量文件型數據，該類數據有的只有幾個K，有的則有幾個GB大小，同時這些文件的數量巨多。儲存非結構化數據包括兩種方式：第一，NoSQL數據庫，如Apache、MongoDB、Oracle NoSql等。第二，Hadoop數據儲存技術。通過Hadoop平臺，能輕松完成對非結構化文檔的集群計算和存儲，具有可擴展、分布式、經濟可靠等多個優點。

（3）展現技術。采集加工完醫院科研檔案數據以后，需要利用一定的方式展現出來，將科研資料數據給科研人員終端上進行推送。通過多種方式充分展示檔案館的信息化服務水平，使醫院科研人員對檔案館有一個全面的了解，提升他們利用檔案的積極性，增強醫院科研人員在攻關時利用檔案的自覺性。

結構化數據：這方面的數據一般用來查詢明細和統計分析，所以通常使用數據分析和數據庫倉庫來進行展現，利用統計報表、圖表的方式進行展示。

非結構化數據：這方面的數據一般用來瀏覽和全文搜索，所以通常使用專題組織、分類聚類展現、全文搜索引擎等技術，利用人為或搜索關鍵詞組成邏輯表達關系式后逐步檢數據進行展示。

2.3推動智能檔案服務

（1）特色專題服務。根據醫院科研人員研究領域的不同建立相應的研究專題樹，在專題樹的結構設計上應根據醫院科研實際情況，以一級、二級學科作為基礎，構建具備本醫院科研特色的專題樹。每個研究專題樹的節點不但有名稱，還有和該節點具有密切關系的關鍵詞以及關鍵詞的邏輯關系表達式，主要用于加工處理知識分類、科研檔案、聚類等，為該專題樹節點提供準確性和關聯度比較高的有關知識、信息。

（2）智能搜索服務。在采集到大量非結構化科研檔案數據之后，再采用傳統的檔案主題詞標引檢索和目錄查詢服務，已無法滿足對這些數據進行展現和處理的需要，因此，需要使用全文搜索引擎，在索引大量非結構化數據文件的前提下，為醫院科研人員提供更為智能化的搜索服務。醫院檔案管理人員可以按照科研項目的內容，及時對關鍵詞邏輯關系表達式、詞庫、文本加工算法等進行修正，確保搜索的質量和命中率。

2.4狠抓人才隊伍建設

要想做好醫院的科研檔案管理和開發工作，必須以高素質的優良人才隊伍作為保證，特別是隨著信息化時代的到來，強化人才隊伍建設的重要性日益凸顯。現階段，醫院科研檔案管理隊伍建設存在的主要問題就是檔案信息化管理人才短缺。首先，現有科研檔案管理人才隊伍沒有經過專業的系統化培訓，無法很好地滿足檔案信息化工作的要求。其次，醫院多數缺乏信息技術專業人才，特別是具備程序維護、系統開發、咨詢服務等綜合業務能力的復合型人才嚴重不足，這對于加強科研檔案信息化建設的水平和質量造成了嚴重制約。對此，醫院不但要積極招聘引進精通信息技術的專業性人才，還應通過組織信息化專業技術培訓、聘請信息技術方面的專家授課、選派有關人員到專業培訓機構學習等多種方式，對現有的科研檔案管理工作人員進行信息技術培訓，將他們培養成為系統維護、日常數據加工、前端用戶指導等工作的全面手，使其更好地適應科研檔案信息化服務工作的需要，為醫院科研檔案的管理與開發提供人才隊伍保障。

3結語

在信息化環境中，醫院可采取夯實數據建設基礎、強化信息技術創新、推動智能檔案服務、狠抓人才隊伍建設等多項有效策略，不斷提升醫院科研檔案信息化服務水平，充分挖掘和發揮科研檔案的重要作用，更好地促進醫院實現高質量發展的目標。

參考文獻

[1] 吳佳怡，劉靜，胡靖仁.“互聯網+”背景下醫院科研檔案管理策略[J].現代醫院，2018，18（10）：1462-1464+1467.

[2] 覃巧裕.醫院科研檔案信息化管理體系研究[J].辦公自動化，2018，23（22）：47-48.

[3] 徐穎.基于檔案信息管理系統的醫院科研檔案收集歸檔流程構建[J].辦公室業務，2018（21）：64-65.

[4] 劉春.醫院檔案信息共享背景下的醫院科研檔案管理[J].辦公室業務，2019（3）：137-138.

[5] 賈玉秀.淺談醫院科研檔案的開發與利用[J].山東檔案，2018（1）：53-54.