關于如何做好新時期學校檔案管理工作的思考

王虎

摘 要：檔案資料在很大程度上見證了中學的發展歷程，因此中學檔案管理水平與中學后續的發展有著直接關系，能為其提供十分可靠的借鑒資料。本文通過詳細分析中學檔案管理的現狀，在此基礎上根據中學的實際情況提出了檔案管理工作的優化策略，旨在為檔案管理工作提供參考意見。

關鍵詞：中學;檔案管理;優化策略

檔案管理工作在很大程度上影響著日常教學教育效果，其不僅與學校教學水平、管理效果息息相關，也在很大程度上體現了學校的價值觀以及教育成果，是學校各方面評選的主要依據[1]。因此中學檔案管理的優化工作不僅是中學應盡的基本職責，也是其在自身發展過程中必須完成的基本工作，只有不斷優化檔案管理工作，才能促進學校獲得更好發展。

1 檔案管理在中學發展中的重要作用

1）反映出學校的管理質量和效果。中學檔案管理水平直接決定著學校的管理質量，在很大程度上展示了學校的形象。一般來說，學校的檔案管理工作不僅僅涉及學校內部發展所產生的檔案文件以及資料，更涉及了社會發展對學校帶來的影響。學校在實際教育過程、業務開展過程中，也會產生許多具有價值的檔案。因此，學校檔案是學校發展歷程中所產生的巨大資源庫，能更加詳細、真實地記錄學校發展歷程以及學校在教育管理、業務開展等方面的具體信息。

2）為學校新時期的管理決策提供借鑒。學校在長期的發展歷程中會產生許多具有價值觀以及行事作風，其最終都直接體現在學校檔案上。因此，學校檔案也是學校價值觀以及發展歷程的載體，能真實地展示學校的發展歷程，通過分析學校檔案能更加深入地了解學校的發展規律以及特征，能更加全面地掌握學校的發展歷程以及改革進程;通過分析學校檔案管理工作，能為學校的后期發展、管理計劃以及管理決策提供可靠的數據支撐。但是學校在構建自身形象以及價值觀的同時也要從中華傳統文化的角度出發，對自己的檔案文件資源進行整合、優化，為學校發展提供可靠的借鑒依據。

3）為學生的精神文明建設打好基礎。學校在開展日常活動時要對實際的檔案資料進行整理記錄，這也是檔案管理的核心資料，能促進價值觀構造以及形象塑造。例如，在對學校歷史發展進程的相關資料進行整理記錄時，能準確地了解學校的發展形象，為學校后續的發展提供可借鑒資料;又比如，通過分析內部職工的優秀事跡，能夠編制出科學的年終總結，給學校的精神文明建設提供參考。此外，學校的檔案管理工作還涉及研究成果以及對應的優秀教學課程，能為學校今后的教育工作提供有力的參考依據。

2 當前中學檔案管理面臨的困境

1）檔案管理制度有待完善。目前，部分中學對于檔案管理工作重視不足，尚未形成一套與自身實際相結合的檔案規章制度，使得檔案管理欠缺規范性，存在檔案丟失與殘缺問題。還有部分中學雖然制定了檔案管理制度，但落實不到位，使得檔案管理制度流于形式。

2）基礎設施有待完善。檔案管理的有序展開有賴于完善的基礎設施作支撐，這是提高檔案管理效率的基礎條件。但是一些中學因為對檔案工作不重視，加之經費短缺，導致檔案管理基礎設施建設嚴重不足，信息化建設比較滯后[2]。有的學校檔案管理基礎設施滯后，只能采用傳統的人工方式對檔案進行整理、編目與檢索處理，大部分珍貴檔案資料只能放在條件較差的檔案室內保管。這增加了檔案管理的難度，也阻礙了檔案管理質量的提升。

3）檔案從業人員專業素質不高。中學檔案管理人員大多非專業出身，也未接受過專門的、系統性的培訓，個人專業素養較低，對檔案管理的理論、方法認識不足，對信息技術的掌握不熟練，導致檔案管理水平低下。另外，不少中學仍采用以老帶新、邊干邊學的辦法開展檔案管理工作，忽視了細節的把控，導致檔案管理質量得不到保障。

3 提高中學檔案管理質量的對策

1）高度重視檔案管理，增強檔案意識。檔案記載了中學在發展進程中各個階段發生的重大事件，為學校的發展提供了重要信息，并在學校建設與發展過程中發揮出積極的作用。校領導要重視檔案管理工作，要充分認識到這對中學教育的意義，為檔案管理工作的實施給予大力的支持。同時， 在學校內部采用多種方式向全體教職工宣傳檔案管理工作的意義，對學校、師生的重要作用，引起大家的高度重視，強化檔案意識，主動配合好檔案部門做好檔案的交接工作[3]。

2）對檔案管理制度進行創新，完善檔案信息開發利用機制。中學校應結合自身實際對現有檔案管理制度進行優化與改進，形成一套科學合理的檔案規章制度，對檔案管理的范圍、流程、職責加以明確與細化，確保學校檔案工作有章可循、有據可依。對學校初始檔案管理資料與教學同步收集的檔案資料要制定完善的管理銜接制度，對相關管理流程加以明確與優化，以進一步提高檔案管理的規范化水平。對學校檔案管理的每個環節以及檔案資料形成的各道工序都要作出明確的規定，從而確保檔案資料的真實性、完整性，進一步提高學校檔案管理質量[4]。此外，還應重視對檔案信息開發利用制度的建立與優化，設立綜合檔案室，并讓專人負責，全面落實崗位職責，確保中學檔案管理工作有序開展。為最大限度提高中學檔案管理質量，可把檔案管理工作有計劃、有目標地納入分管領導的工作議事日程上，同時，作為分管領導的年度考核目標，以增強檔案責任意識，確保檔案工作有序、有計劃的進行。要打造規范合理的檔案開發制度，明確相關部門的職責，確保檔案歸檔有范圍、立卷有規定、保密有條例，提高檔案管理水平。

3）重視學校檔案管理的硬件設施建設。中學要重視檔案管理工作，并給予財力、人力方面的支持。通過劃撥經費，加快完善檔案管理的硬件設施。首先，根據檔案法的相關規定建設檔案室，做好檔案室內的防潮、防火、防蟲措施。其次，加快推進檔案信息化建設，完善檔案管理網絡體系，實現內外網的有效隔離，打造互聯互通、高速安全的網絡體系。同時，引進先進的檔案管理系統，配備打印機、掃描儀、相機等器材，為學校檔案管理信息化建設打好基礎。

4）加強業務培訓，提高檔案管理水平。針對中學檔案隊伍整體素質不高的問題，學校應抓好檔案人員的教育培訓工作。首先，制定出長期與短期培訓方案，有計劃、有目標地開展教育培訓工作。采用各種有效的培訓方式對檔案人員進行培訓，重點學習檔案管理規章制度、檔案理論知識、檔案管理先進技術、電腦操作應用以及軟件使用技巧等，促使檔案人員綜合能力的提升[5]。培訓后組織相關考試，掌握檔案人員的學習效果，評估檔案人員的綜合能力，以調整下一次培訓方案的內容，以期提高培訓活動的有效性。其次，從社會上招聘專業能力強、責任心強的檔案專業人才，優化檔案隊伍。最后，適當改善檔案人員的薪資待遇，以達到吸引、留住人才的目的。

總之，檔案管理是中學學校管理的重要組成部分，在中學發展進程中占有重要的地位。針對當前檔案管理面臨的困境，中學校必須高度重視，采取有效的措施，盡快建立起一套適合自身發展的檔案管理機制，穩步提升學校檔案管理質量。

參考文獻

[1]萬春香.中學檔案管理工作的現狀和幾點思考[J].云南檔案，2010，28（9）：14-15.

[2]何偉華.中學檔案的特點與管理對策研究[J].東方企業文化，2015，17（21）：232-232.

[3]李翠松.中學檔案管理數字化建設面臨的困境及對策[J].辦公室業務，2019，22（10）：162-163.

[4]盧旭.試論中學檔案管理工作有效為學校發展服務[J].辦公室業務，2019，25（1）：98-99.

[5]杜泉貞.高中學校檔案管理的優化路徑探析[J].辦公室業務，2019，42（19）：150-151.