信息化環(huán)境下企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新

蘇鈺翔

摘 要：在全球信息化浪潮之下，信息技術(shù)手段滲透到各行各業(yè)當(dāng)中，尤其是對(duì)于一些傳統(tǒng)行業(yè)而言，信息化建設(shè)給行業(yè)發(fā)展帶來了新的機(jī)遇，檔案信息化管理也同樣如此。傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)很難適應(yīng)當(dāng)下信息化社會(huì)的需求，因此企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式如何進(jìn)行創(chuàng)新已經(jīng)成為當(dāng)下檔案部門研究的重要課題。本文主要圍繞信息化環(huán)境下檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新展開討論，多方面分析信息化環(huán)境之下企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新的策略，以期為檔案管理信息化提供參考和依據(jù)。

關(guān)鍵詞：信息化環(huán)境;企業(yè)檔案管理;服務(wù)模式;創(chuàng)新

對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)而言，管理對(duì)于企業(yè)生命力和未來發(fā)展?jié)摿τ兄薮蟮挠绊?，而檔案管理則是企業(yè)管理工作當(dāng)中非常重要的組成部分，屬于企業(yè)無形資產(chǎn)的一部分。就一般來說，企業(yè)檔案采用文字、圖像、影音以及實(shí)物等形式進(jìn)行保存，為企業(yè)決策提供參考和依據(jù)[1]。但是伴隨信息技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展與信息儲(chǔ)存的需求。所以在信息化環(huán)境之下，企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新迫在眉睫，這關(guān)乎企業(yè)檔案管理工作的完善和企業(yè)未來可持續(xù)發(fā)展。

1 企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新的意義

1）為企業(yè)發(fā)展提供保障。改革開放四十年來，我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，在這個(gè)過程當(dāng)中各種類型的企業(yè)如同雨后春筍般出現(xiàn)，無論是從數(shù)量還是從企業(yè)規(guī)模來看，都有了一個(gè)很大的提升。在企業(yè)發(fā)展的過程當(dāng)中，其基礎(chǔ)信息、管理以及無形資產(chǎn)都儲(chǔ)存在檔案當(dāng)中，這些資料對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要意義不言而喻。

但是就實(shí)際而言，在企業(yè)運(yùn)營(yíng)和發(fā)展的過程當(dāng)中，內(nèi)部檔案的數(shù)量也在隨之增長(zhǎng)，企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作的難度在不斷攀升，部門工作人員工作壓力不斷增大。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)能夠有效解決檔案管理過程中出現(xiàn)的諸多難題，提升企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理效果。在此環(huán)境之下，企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式的創(chuàng)新能夠?yàn)槠髽I(yè)的運(yùn)營(yíng)和發(fā)展保駕護(hù)航[2]。

2）促進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)。對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)而言，在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)當(dāng)中，除了比拼產(chǎn)品與技術(shù)等硬件條件之外，企業(yè)文化也是影響企業(yè)發(fā)展的重要因素，同時(shí)也是企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要組成部分。檔案是保存和傳承企業(yè)文化的重要載體，引入信息技術(shù)手段能夠有效地提升企業(yè)檔案管理工作的效率，創(chuàng)新管理與服務(wù)模式則能夠使為企業(yè)文化提供更為多元的保存和傳承方式，使企業(yè)文化能夠在企業(yè)發(fā)展過程中起到應(yīng)有的作用，助力企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展，所以在信息化環(huán)境之下，企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式的創(chuàng)新有著非常重要的意義[3]。

2 企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式存在的問題

1）管理機(jī)制不健全。在很多企業(yè)當(dāng)中，管理機(jī)制不健全是檔案管理出現(xiàn)問題的重災(zāi)區(qū)。在企業(yè)內(nèi)部缺乏有效地評(píng)價(jià)機(jī)制、動(dòng)力機(jī)制以及反饋機(jī)制等管理機(jī)制，是導(dǎo)致檔案管理人員工作態(tài)度出現(xiàn)問題、積極性不高的主要原因。另外在制度建設(shè)方面很多企業(yè)做得并不到位，對(duì)于電子文件的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)缺失，電子文件歸檔隨意，這些問題造成了信息化工作重復(fù)的問題，加大了信息化建設(shè)的難度。

2）管理模式被動(dòng)。對(duì)于大部分企業(yè)而言，其檔案管理的模式仍然是被動(dòng)的，不但服務(wù)意識(shí)和服務(wù)能力不夠，同時(shí)對(duì)于信息資源的利用率也比較低，且形式十分單一[4]。造成這樣的原因主要是專業(yè)人才的缺失，具有專業(yè)檔案知識(shí)的技術(shù)人員并不多，因此在檔案信息錄入和資源共享方面做得并不到位，而檔案管理的工作人員將大部分精力投入到收集、整理檔案、簡(jiǎn)單信息錄入的工作當(dāng)中，沒有更多精力投入到檔案資源的開發(fā)工作當(dāng)中。

3）信息資源開發(fā)不到位。如上所述，企業(yè)內(nèi)部的信息資源開發(fā)做得十分不到位，主要停留在目錄錄入與數(shù)字化等方面，對(duì)于目錄的數(shù)據(jù)庫建設(shè)以及圖書情報(bào)檔案數(shù)字化等方面卻并沒有做好，在檔案信息化的過程當(dāng)中更重視表面功夫而忽視了實(shí)用性，使得信息資源不能夠?yàn)槠髽I(yè)決策提供有力參考，更沒有發(fā)揮出信息化建設(shè)應(yīng)有的作用。

3 企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新的策略

1）加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)。在信息化的大環(huán)境之下，為了能夠使企業(yè)檔案管理和服務(wù)實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，那么首要任務(wù)就是要建立嚴(yán)格的管理制度，在管理制度的監(jiān)督之下，將檔案管理每一個(gè)環(huán)節(jié)的工作都落到實(shí)處。對(duì)此企業(yè)應(yīng)當(dāng)以自身情況作為參考，在檔案信息建立、保存、使用等一系列流程和環(huán)節(jié)過程當(dāng)中有針對(duì)性地制定相關(guān)制度，對(duì)其工作內(nèi)容以及工作方式予以明確，從而保證檔案管理工作更加科學(xué)和規(guī)范[5]。另外企業(yè)還應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)的監(jiān)督制度與獎(jiǎng)懲制度，通過合理的監(jiān)督從而保證企業(yè)檔案管理工作的每一個(gè)細(xì)節(jié)都能夠按照既定程序開展，責(zé)任到崗、責(zé)任到人，配合獎(jiǎng)懲制度來約束員工行為，激發(fā)員工的工作熱情與創(chuàng)造力。

2）建立檔案管理信息系統(tǒng)。在信息化時(shí)代，要順利實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新升級(jí)，那么企業(yè)必須擁有科學(xué)和完善的信息化管理系統(tǒng)，將傳統(tǒng)檔案材料轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)信息的形式進(jìn)行保存，在此過程當(dāng)中需要相關(guān)工作人員與技術(shù)員進(jìn)行配合，對(duì)信息進(jìn)行分類，歸檔。而且建立檔案管理信息系統(tǒng)還必須要設(shè)定嚴(yán)格的權(quán)限，尤其是對(duì)于機(jī)密文件，應(yīng)當(dāng)做好保密工作，避免企業(yè)商業(yè)機(jī)密泄露。針對(duì)這一點(diǎn)需求，信息化管理系統(tǒng)可以記錄每一次訪問的詳細(xì)情況，對(duì)于機(jī)密文件進(jìn)行特別訪問設(shè)置，所有文件均不能進(jìn)行私人復(fù)制。最后，系統(tǒng)需要專業(yè)的技術(shù)人員定期進(jìn)行維護(hù)和檢查升級(jí)，為企業(yè)檔案管理工作提供穩(wěn)定而強(qiáng)大保障。

3）創(chuàng)新檔案管理相關(guān)機(jī)制?，F(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)過程當(dāng)中，部門的運(yùn)作并不是單獨(dú)進(jìn)行的，各部門之間存在著千絲萬縷的聯(lián)系，因此為了提高檔案管理的工作效率和信息利用率，企業(yè)檔案管理可以建立檔案信息資源共享的機(jī)制，使企業(yè)內(nèi)部各部門之間能夠有效進(jìn)行溝通和信息利用，打破各個(gè)部門之間的壁壘，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)運(yùn)營(yíng)更高效、便捷和智能[6]。

4）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。檔案管理工作關(guān)乎企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，檔案管理人員可謂是檔案管理工作的重中之重，是企業(yè)檔案管理與服務(wù)工作的主體，因此企業(yè)必須提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)。

首先，要明確企業(yè)檔案管理部門現(xiàn)有人員的專業(yè)素質(zhì)和水平，對(duì)其業(yè)務(wù)量進(jìn)行分析;其次，要做好招聘篩選，選擇專業(yè)技術(shù)過硬的檔案管理人員，尤其要注意特殊技能人才的招徠，提高工作水平。同時(shí)企業(yè)還要加強(qiáng)檔案管理人員的福利待遇，增設(shè)績(jī)效獎(jiǎng)金和福利項(xiàng)目，給檔案管理工作人員正面激勵(lì)，從而提高工作積極性，保證檔案管理工作的質(zhì)量和效果。

4 結(jié)語

總而言之，檔案信息化建設(shè)是信息化環(huán)境之下的必然趨勢(shì)。對(duì)于企業(yè)檔案信息化而言，并不是一項(xiàng)單獨(dú)的工作，而是一項(xiàng)系統(tǒng)性較強(qiáng)的工程，不但需要借助相關(guān)技術(shù)，同時(shí)還要革新管理理念，完善管理機(jī)制，加強(qiáng)相關(guān)管理人員素質(zhì)，最終提升檔案管理與服務(wù)的模式，滿足企業(yè)發(fā)展過程中更多的需求。

參考文獻(xiàn)

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