事業單位檔案管理信息化建設的策略研究

羅雅芝

摘 要：21世紀是“互聯網+”時代，信息技術已經滲透到社會各個領域。事業單位檔案管理工作應該實現信息化建設，這對事業單位檔案部門提升工作效率大有裨益。這也是順應時代發展步伐的客觀需要。本文圍繞事業單位加強檔案管理信息化建設的具體做法進行研究，意在起到一定的參考作用。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化建設

進入新世紀之后，世界一體化的進程不斷推進，以人工智能、物聯網為代表的信息技術和社交平臺不斷涌現，進入人們的視野中，給人們的生活節奏、學習方式帶來了巨大的變化，人與人之間的交流越來越頻繁，獲取數據的成本大幅度降低，數據呈現快速增長的態勢，這對社會的發展產生了重要影響。大型存儲服務器和全新的分析技術使得事業單位開始運用海量數據來處理相關事務。由此一來，人們開始進入信息技術時代。如今，信息技術已經成了服務社會民生與經濟建設的重要動力，也成了促使事業單位轉型升級的重要力量。檔案管理工作是事業單位管理工作的重要內容。在很長一段時間內，事業單位的傳統檔案管理只是對過去形成的檔案數據進行簡單的分析，檔案管理者憑借主觀經驗制定各種檔案管理決策，這樣可能無法提升檔案管理效率。信息技術時代的來臨也使得事業單位的內部環境和外部環境產生了很多不一樣的變化，面臨著不斷增長的動態數據，事業單位必須轉化升級檔案管理工作，利用信息技術實施檔案管理相關事務，以此帶動事業單位綜合實力的提升。本文圍繞事業單位檔案管理信息化建設的策略進行研究，意在起到一定的啟發作用。

1 事業單位檔案管理信息化建設的意義

毫無疑問，檔案管理向來是事業單位管理的關鍵所在，因為檔案可以記載事業單位的發展歷程，為事業單位制定發展戰略提供科學參考。信息技術對事業單位檔案管理工作可以起到很大的幫助作用，體現在以下幾個方面。

一是信息技術以其海量的信息作為支撐，能夠為檔案管理工作人員獲取更多的有效信息起到幫助作用。在檔案管理的過程中，如果運用了信息技術，那么想要獲取某些數據信息就能夠更加迅速，而且所獲取的檔案信息無論是在廣度上還是在深度上都相對要高，那么這對事業單位的檔案管理來說就能夠更好地去開展相應的工作。

二是信息技術的運用可以幫助檔案管理者更多樣化地處理檔案信息。在傳統的檔案管理中，對于檔案信息的處理無非就是通過數據和圖片的形式來進行展示，但是在信息技術的運用下，對于檔案數據的處理不僅會涉及數字以及圖片，同時還會涉及視頻變現方式，同時還可以根據檔案管理的情況自動生成相應的工作日志，那么這就可以使得檔案管理工作處理得更加快捷，而且在檔案日志的幫助下還可以有效監管事業單位檔案管理工作，及時挖掘潛在的問題，并及時改進。

三是信息技術的運用能夠提升事業單位檔案管理的效率，因為在信息技術的運用下，檔案管理者不僅能夠收集更多的檔案信息，同時還可以更加及時有效地統一處理所收集的檔案信息，這相對于傳統的檔案處理來說具有更高的效率。

2 事業單位檔案管理信息化建設的策略

在“互聯網+”的背景下，事業單位檔案管理工作實現信息化建設是大勢所趨，具體可以從以下幾點入手。

1）培育檔案管理人員的現代化管理意識。信息技術時代的來臨不可阻擋，信息技術已經對社會各個行業產生了重要影響。事業單位要做的事情就是抓住信息技術時代賦予的契機，提升核心競爭力，在激烈的市場競爭中占據一席之地。從目前來看，我國還有很多事業單位沒有對信息技術予以應用的高度重視，特別是沒有意識到信息技術對事業單位檔案管理工作產生的影響，這樣就錯失了良好的發展契機。事業單位管理工作的重要內容之一是事業單位檔案管理工作。目前，我國事業單位必須提升對信息技術的管理意識，意識到檔案管理工作并不僅僅局限在編制檔案目錄方面，還要幫助事業單位借助檔案提升決策正確率，促使事業單位獲得長遠發展，進而帶來良好的社會效益，檔案管理還必須有效地識別和監測事業單位面臨的各種風險，防范各種檔案管理風險，為事業單位發展創設良好的發展環境。只有正確認識了事業單位檔案管理信息化建設工作的重要價值，才能端正思想。此外，我國事業單位的檔案管理人員也應提高對信息技術在檔案管理工作中應用的認識，通過數據對比分析，可以為事業單位的檔案管理提供更多的參考。借助數據對比與分析，挖掘事業單位檔案信息潛在的問題，并針對問題及時提出有效的解決對策，這樣可以使檔案管理人員在編制檔案管理計劃中避免可能出現的問題。

2）對檔案管理人員進行培訓。人力資源是最寶貴的資源，檔案管理人員的綜合素質直接影響到信息化建設進程的推進。在信息技術背景下，事業單位必須對檔案管理人員進行專業的培訓與教育，讓他們不斷提升綜合能力，樹立正確的工作思想，使他們能夠熟練運用信息技術開展檔案管理工作。事業單位要安排專業的專家學者走進公司為檔案管理人員提供培訓和講座，運用課堂講授、行動學習、慕課等培訓方法，在培訓內容方面特別是要涉及信息技術方面的知識，培訓檔案管理人員運用信息技術進行檔案管理的能力和方法，事業單位還要對檔案管理人員接受培訓的情況進行嚴格的考核，對他們利用信息技術開展檔案管理工作的情況進行跟蹤調查，督促檔案管理人員主動在工作中運用信息技術，提升檔案管理工作的效率。

3）搭建大數據檔案共享平臺。要想發揮信息技術在事業單位檔案管理工作中的作用，需要構建良好的大數據檔案共享平臺，將事業單位范圍內共用的職能或功能如檔案核算、借閱等集中起來，這樣才能實現海量數據綜合分析的作用，進而高質量、低成本地發揮檔案管理工作的服務功能。從目前來看，我國很多事業單位還沒有具備良好的大數據檔案管理意識，所以沒有對檔案數據進行共享。有鑒于此，我國事業單位當務之急是構建大數據檔案共享平臺，全面搜集能夠主動披露檔案信息的事業單位的信息，為實現檔案共享提供條件。

我國事業單位檔案管理部門也要重視運用信息技術收集各分布式系統中的離散的檔案信息，并將其進行歸類。然后將大數據檔案共享中心分成數據獲取、安全存儲、運行管理、信息分析等不同模塊，為服務對象提供不同服務。

大數據檔案共享服務中心平臺應該要包括基礎設施、平臺服務、軟件服務三個層次。基礎設施服務中主要包含計算、存儲等功能，事業單位的所有軟硬件資源都集中在這一層次，這有助于發揮規模集群優勢，也可以有效避免重復投入，減少資源浪費。平臺服務則是將具體的應用系統與相關服務發行在互聯網上，并將開發環境與服務平臺一起嵌入云中，這樣可以在平臺上對系統與服務進行升級、修改。軟件服務就是軟件服務商、供應商利用服務器統一部署服務軟件與應用模式，開展前期運行、運行管理與后期維護等工作。必須指出的是，在建設大數據檔案共享平臺時，收集到的數據要具備真實性。這樣才能在處理檔案信息時得到真實的成果。

總而言之，事業單位檔案管理工作實現信息化建設大勢所趨。事業單位檔案管理部門要對工作人員進行培訓，提升他們的現代化管理意識，使檔案管理工作能夠發揮真正的作用。

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