進一步深化自學考試檔案管理信息化改革

劉文蕊

摘 要：本文綜合分析了自學考試檔案管理信息化建設的時代背景、自學考試檔案管理的現(xiàn)狀、自考檔案進一步信息化改革的必要性、以及如何進一步深化信息化改革，并提出了一系列完善自學考試檔案信息化管理的合理化建議。

關鍵詞：自學考試;檔案管理;信息化

伴隨社會經濟的不斷發(fā)展進步，信息化成為辦公自動化不可或缺的重要部分，自學考試的檔案管理工作也應努力提升自身信息化水平，以提高工作效率，雖然現(xiàn)在基本已實現(xiàn)信息化管理，但是仍有進一步深化改革的空間和必要性。提高其電子化水平，不但可以節(jié)省必要的勞動和資金，還能夠提高檔案管理的效率，更好地促進自學考試考籍檔案管理的發(fā)展[1]。

1 自考檔案信息化改革的時代背景

高等教育自學考試自1981年經國務院批準創(chuàng)立以來，在各級政府的領導和支持下，以其開放、靈活的學習形式迅速被社會認可，為社會輸送了大量可用之才，經過幾十年的改革與發(fā)展，已初步形成了包括本、專科和非學歷在內的門類比較齊全、功能較為完善的國家教育考試體系，成為規(guī)模較大的一種高等教育形式，發(fā)揮了普通高等學校、成人高等學校不可替代的重要作用，為國家經濟建設和社會發(fā)展提供了有力的智力支持。為適應經濟和社會發(fā)展需要，自學考試開考專業(yè)逐步增加，報考人數(shù)隨之逐年增多，2000年左右，自學考試規(guī)模空前，檔案管理工作日益復雜。開展信息化的考籍檔案管理，借助計算機、網絡，相關部門便可以方便地查詢考生的考籍信息，這也給考生帶來了極大的便利[2]。

2 自學考試檔案管理現(xiàn)狀

自學考試的檔案管理一般分為考生的考籍檔案，考生成績檔案，考生畢業(yè)檔案三個部分。

與全日制在校生的學籍系統(tǒng)不同，自學考試的學生是沒有學籍的，而是參加考試的相關考籍，考籍信息在考生初次注冊報名時生成，隨著辦公自動化的逐漸推廣和考試事業(yè)的實際需求，開發(fā)了自學考試考務管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了考生所報名縣區(qū)代碼錄入、報名報考基本信息錄入、考生照片采集、考點信息錄入、考務編排、質檢統(tǒng)分等功能。自此，自學考試實現(xiàn)了考生考籍管理的信息化，考籍檔案作為考生報名參考的基礎數(shù)據(jù)貫穿自學考試的整個過程。

考生成績檔案信息量較大，通過考務管理系統(tǒng)對每次考試結束后的成績數(shù)據(jù)歸檔后，使用自學考試考籍管理及畢業(yè)生管理系統(tǒng)，可以以考生準考證、姓名或身份證號碼為索引查閱考生參加考試時間、考試課程代碼及名稱、考試成績、是否缺考、是否違紀作弊、所在考點考場及座號、答卷掃描版圖像文件等相關檔案信息。

畢業(yè)檔案是整個高等教育自學考試的出口檔案[3]，全部課程（含畢業(yè)考核、實習、實驗課、技能考核）考試（考核）合格的高等教育自學考試考生，才可以申請辦理畢業(yè)手續(xù)，此類畢業(yè)生檔案大致可分為兩種類型，一類是2010年以后實行檔案信息化管理的檔案，這類檔案都是考生原始答卷的掃描件，主要以信息化管理為主，另一類是未實行信息化的以前的紙質檔案，主要以考生的紙質試卷為主，是由地市一級考試管理機構分考試年度按專業(yè)分類，以考生固定檔案號加姓名為索引存檔，檔案材料中存有考生參加考試通過后的原始答卷材料，考生每考過若干門課程就按照檔案號存檔，考生按照考試計劃通過全部課程后由個人向地市自學考試管理機構提出畢業(yè)申請，辦理畢業(yè)手續(xù)，同時檔案由各地市管理機構移交省一級考試管理機構存檔。

3 進一步信息化改革的必要性

隨著自學考試政策的不斷變化，現(xiàn)已逐步取消了年限限制，除停考專業(yè)以外，以前通過的考試成績仍然有效，考生可以繼續(xù)學習剩余課程，參加考試以完成學業(yè)，即使專業(yè)計劃存在調整，根據(jù)高等教育自學考試免考實施細則也可進行新老課程對頂，許多以前考過若干門課程的考生如想繼續(xù)參考，但因時間間隔太久，檔案號早已忘記，這樣查找紙質檔案非常煩瑣。

自考紙質檔案由于年代較久遠，防水、防火、防蟲、防鼠、防潮、防霉變等工作防范每年都需要開支，而實行信息化雖然成本可能較高，但是一勞永逸。檔案管理的信息化管理也存在著些許不足之處，涉及管理軟件多，查詢信息需要來回切換，幾個系統(tǒng)軟件配套使用，非常不方便，仍需進一步優(yōu)化。

4 進一步信息化改革的幾點合理化建議

1）紙質檔案掃描為電子檔案。自考檔案自實行信息化管理以來，考生試卷使用圖像文件存儲，且辦理畢業(yè)的審檔工作也已網上進行，之前的自學考試紙質檔案可以考慮進行進一步信息化，使用掃描閱讀一體機將老舊紙質檔案掃描為圖像文件，通過存儲介質進行儲存，一勞永逸，節(jié)省傳統(tǒng)紙質檔案管理的各項支出，同時提高了工作效率，可按檔案號、姓名進行檢索查閱，電子審檔時可直接調取電子檔案，為考生的轉考工作進一步提供了便利。

2）長期開放考生成績查詢。未實行信息化改革以前，考生每通過一門成績會發(fā)放合格成績單，信息化改革以后，考試結束考生可查詢當次考試成績，這顯然不夠，自考時間跨度大，容易遺忘自己哪幾門課程，可考慮開放兩套考生查詢系統(tǒng)，一個是每次考試結束成績出來后，考生憑身份證、姓名、準考證號三個中的兩個信息即可查詢當次考試成績，包括及格和不及格的所有成績，此項查詢服務自成績發(fā)布至下次考試開始前止;另一個是提供考生已經通過了的課程查詢，根據(jù)所報專業(yè)顯示考試計劃，考生可以查詢到通過了哪幾門課程，還有哪幾門沒有考過，此項查詢長期有效，以方便考生對應考試計劃，合理安排考試。

3）整合優(yōu)化考籍管理系統(tǒng)。現(xiàn)有的考籍系統(tǒng)分散、多樣、功能單一，相關服務軟件有考務管理系統(tǒng)，考籍歸檔系統(tǒng)，考籍管理及畢業(yè)生管理系統(tǒng)，畢業(yè)生審檔系統(tǒng)等，宜將多個系統(tǒng)程序優(yōu)化整合到一個系統(tǒng)程序中，集所有功能于一身，方便使用。

4）加強培訓，提高各級自考系統(tǒng)考籍管理工作者的信息技術水平。隨著自學考試考籍管理信息化的推進，對考籍管理工作者的信息技術水平要求進一步提高。推進檔案信息化的關鍵是人才。檔案信息電子系統(tǒng)的骨干力量是計算機技術隊伍，其素質水平直接影響電子信息化水平的提高[4]。

目前各級考試管理部門考籍管理隊伍相對穩(wěn)定，各級考籍管理人員也都具有豐富的考籍管理工作經驗、較強業(yè)務水平和基本的計算機操作能力，但由于個別同志年齡偏大、學習能力不足、崗位變動等原因，還是有部分考籍管理人員無法適應考籍檔案信息化管理新的技術要求，考籍管理的工作有一定的周期性，考試結束后，時常需要相關工作人員赴省級考試管理部門出差，負責統(tǒng)分、質檢、檔案審核、畢業(yè)證書辦理等考籍管理工作，因此，需要省一級考試管理部門定期組織相關業(yè)務培訓，使得工作做得好的地市能把豐富經驗分享，剛參加考籍管理工作的新同志能有學習的平臺，各地市同志相互交流工作經驗和方式方法，省級管理部門也可組織地市同志一起去其他省交流學習，以提高管理水平。

5 結語

檔案管理的信息化改革意在優(yōu)化服務意識、提高管理質量，在改革的過程中，隨著考試政策的新變化，將會出現(xiàn)許多新問題。我們仍將不斷探索實踐，不斷改進，更好更高效的服務自考事業(yè)。

參考文獻

[1]張夢源.自學考試考籍檔案的電子化管理探析[J].商情，2013年33期.

[2]李同濤.淺談自學考試考籍檔案的電子化管理[J].科技創(chuàng)新導報，2018.01.182

[3]陳楠.大數(shù)據(jù)背景下基于人工智能的高等教育自學考試檔案管理與分析研究[J].山東師范大學學報（自然科學版），2019年9月第34卷第3期.

[4]江平.談自學考試電子檔案的建設[J].陜西教育（高教），2009年3期.