試析行政檔案管理中信息化技術的應用

宋寶杰

摘 要：近年來，社會進步迅速，隨著信息化時代的發展，傳統的檔案管理模式已經不能符合時下檔案管理的需求，行政檔案管理也在向信息化管理靠近，信息化技術在現階段檔案管理中起著積極的影響，一定程度上提高了檔案管理工作效率，方便了對檔案的整理和查閱，有效提升了新時代行政檔案管理工作的水平。

關鍵詞：行政檔案管理;信息化技術;應用

在互聯網快速發展的背景下，信息化技術也注入到工程檔案管理領域，為工程檔案管理增添了新的管理理念和技術。如：計算機網絡技術、多媒體通信技術等，這些全新的管理方法推動了工程檔案管理的電子化、信息化建設進程，將“互聯網”的理念植入到工程檔案管理領域之中，可以極大地突顯出工程檔案的管理價值和效率，較好地抑制工程領域內存在的腐敗現象，從而更好地提升工程檔案的管理水平。

1 在行政檔案管理中應用信息化技術的意義

1）滿足社會發展的客觀要求。對于新時期的檔案管理工作，檔案管理的信息化標志著一個單位對于信息化技術的應用水平，一定程度上反映了國家信息化建設的質量。在信息化時代，對行政檔案的管理也順應時代的發展提出了新的要求，在行政檔案管理中應用信息化技術，就是為了滿足國家社會發展進程中提出的客觀要求，對于行政檔案的管理，其核心內容就是信息化技術的應用，通過對信息網絡技術的應用，逐步形成行政檔案管理的綜合性管理的機制。從而有效提升檔案管理的透明度，促使行政檔案管理向信息化技術邁進，催使單位走向安全穩定發展的實際道路。

2）提升檔案管理的現實需求。新時期的行政檔案管理要符合時下檔案管理的需求，由于單位的檔案需要進行長期的儲存，因此，對于檔案的儲存環境和安全性的要求都比較高，必須要得到有效保障，避免出現受潮以及自然災害的影響，盡可能避免出現災害的發生概率，對于傳統的行政檔案，由于儲存時間長，文檔損失也相對比較嚴重，再加之受傳統管理模式的影響，以及檔案需要經常進行查閱，檔案自然會受到一定的影響，導致出現各類腐蝕現象，加重了行政檔案的管理難度。而對于信息化技術普及的今天，讓檔案管理插上信息化的翅膀至關重要，可形成相應的電子檔案，方便查閱和進行相應的檢查，還可能通過信息化技術加強信息資源開發，轉變對行政檔案的管理理念，從而提升檔案管理的綜合能力水平。

2 行政檔案管理中的信息化技術的應用流程

1）檔案信息的收集整理。我國傳統的行政檔案管理模式是人工干預的方式，在實際的檔案管理工作中，需要采取手動的方式進行檔案信息資料的整合、記錄和儲存。信息化技術大范圍應用的今天，則多是以實物檔案和數字檔案結合收集整理為主。在具體的檔案信息收錄過程中，對于經常出現的文字信息填補不標準、內容不夠完整或者是字跡模糊等現象，在信息化技術的處理模式下，行政檔案管理人員則會利用電子化的收集手段，進行檔案信息的收集和整理，一旦出現上述問題，需要利用信息化技術進行補充。另外，行政檔案管理人員還需要充分利用信息化技術的優勢，制定有效的電子檔案，規范檔案信息內容，方便檔案信息進行整理和保存，并利用信息化技術進行檔案的排序。

2）檔案歸納和分類。無論傳統的手動歸檔還是利用信息化技術歸檔，在檔案信息的歸納和分類方面，都會由于，比如：歸檔人員的認知差異、人為的工作疏忽、建檔體系變化等諸多因素，出現檔案信息資料的歸類錯誤。在應用信息化技術進行檔案歸納和分類的過程中，一方面可以更直觀地理清建檔思路，從最開始就設計好檔案架構，方便后續工作的開展;另一方面，電子檔案建立過程中，通過關鍵詞、備注或者分類等方式，有利于將不同卷宗、不同類型但有結合使用需要的檔案間建立關聯。例如，某檔案資料按照用途進行分類，屬于A類，但是，由于在近期的檔案資料的使用過程中，隨時會用到B類的內容，在這種情況下，檔案管理人員就可以將其也歸類到B類，并加以說明，為檔案資料的后期使用提供便利。

3）檔案信息的查詢和提取。在信息化模式下，行政檔案管理人員利用信息化技術，可以采取便捷的查詢方式，進行檔案信息的查詢和提取，在實際的信息查詢和提取過程中，可以同時提取多個文件。檔案管理人員還可以設置相關的信息代碼，以此來實現信息的準確提取，避免其在提取過程中受到同類的信息的干擾，影響檔案信息的正常使用。另外，檔案管理人員應用信息化技術，還可以實現信息的遠程提取和使用，避免檔案信息在使用過程中出現丟失和損毀等現象。

3 工程檔案管理工作的信息化建設與應用

1）全面樹立電子信息化管理觀念。在信息化、電子化普及到各行各業的過程中，要引入新的信息化技術，實現對工程檔案的保管，要充分認識電子信息化工程檔案管理的趨勢和方向性，實現工程檔案信息的統一形式、標準和平臺，運用電子掃描的方式，實現工程檔案的永久存儲和管理，建立完整的電子信息化檔案管理體系，使之快速便捷地為利用者服務。

2）完善工程檔案的電子信息化系統建設，提升管理質量。在對工程檔案電子信息化管理過程中，要建構和完善工程檔案的電子信息化系統，引入“互聯網+”的概念，統一電子信息化工程檔案的開發軟件制訂程序，實現工程檔案網絡信息的傳遞和共享。同時，還要搭建高速、便捷的“云平臺”，實現工程檔案信息化管理的程序化、標準化、現代化，并做好數據備份工作，確保工程檔案信息數據安全無誤。另外，要培養信息電子化工程檔案的管理技術團隊，實現對電子工程檔案信息的統一化管理，更好地提升工程檔案的信息化管理質量。

3）提升電子信息化工程檔案管理的安全性。在互聯網時代，電子信息化工程檔案建設還要考慮其安全性前提，只有使之處于安全的前提下，才能更好地實現對工程檔案資料信息的保管質量。基于傳統紙質工程檔案向電子信息化工程檔案轉變過程中的不穩定性，要提升工程檔案管理人員的安全防范意識，要建構工程檔案的紙質化和無紙化并用的管理模式，采用雙項備份的方式，較好地防御網絡中存在的病毒感染現象和網絡攻擊的問題，做好工程檔案信息的登記、歸類信息化、安全化管理。同時，還要定期對已備份的電子工程檔案信息進行再備份，形成一份“備忘錄”。另外，還要完善工程檔案信息化管理的安全保護措施和保密制度，依循涉密不上網的原則和理念，使工程檔案數據庫信息安全通暢，實現高效的信息化檔案管理效果。

4）注意總結經驗，結合工作實際進行檔案工作。在實際工作當中，由于不同單位的性質不同，利用檔案的方式也存在差別。檔案工作者在長期的工作中應當注意積累經驗，總結檔案利用的方式，調整整理檔案的方式和方法。尤其對于綜合利用的情況，要善于梳理歸納，注意建立檔案關聯，提高利用效率。

4 結語

信息化時代，檔案的信息化管理給行政檔案管理工作帶來了便利，有效提升了檔案管理的信息化和科學化的水平。相關的檔案管理人員在實際工作的開展中，可以借信息化技術發展的優勢，深入了解檔案管理中存在的現實問題，并采取針對性措施，促進檔案管理模式的創新發展，從而實現檔案管理的信息化建設，提升行政檔案的實際管理水平。

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