尉迪:探索事業單位檔案管理信息化建設的途徑

尉迪

摘 要：檔案管理工作對于促進事業單位工作效率的提升具有重要的作用，完善的檔案管理能夠全面優化工作流程，為各項工作的開展和決策部署提供參考依據，從而促進事業單位各項職能的良好發揮。在新形勢下，探索事業單位檔案管理信息化建設，對于規范檔案管理、提高檔案利用效率，促進各項工作的開展有著重要的現實意義。因此，事業單位要高度重視檔案的信息化管理工作，牢牢結合工作實際，探索行之有效的檔案信息化管理方法，不斷提升檔案信息化管理水平和質量，扎實推動事業單位各項工作高質量開展。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化建設

隨著信息技術的不斷發展以及人們認知水平的提高，我國在事業單位的檔案工作上已經取得了一定程度上的進步，工作效率得到提升，但同西方發達國家相比，我國檔案管理信息化建設程度是遠遠不夠的，仍需采取一些對策促進檔案管理工作更上一個臺階。

1 事業單位檔案管理信息化建設中存在的問題

1.1 管理理念落后

從管理理念上看，很多事業單位在檔案管理過程中并沒有充分認識檔案管理的重要性和必要性，甚至有很多單位對《檔案法》的法律法規了解甚少，以至于很多事業單位的檔案管理并沒有得到有效的重視，檔案管理工作也缺乏秩序，難以落到實處。除此之外，由于對檔案管理的認識不足，在工作過程中，往往都更加注重檔案的收集、整理和保存，而忽視了檔案的充分開發和利用，從而嚴重影響其管理的有效性。

1.2 檔案管理機制不健全

盡管當前許多事業單位都對檔案管理工作引起了高度重視，但在實際的管理中，還存在檔案管理機制不健全的現象。雖然檔案管理機制改革正在不斷推進，但由于改革力度小，改革效果還不好。信息化建設下的事業單位檔案管理，雖然使得管理過程更加便捷有效，但與之配套的機制改革稍顯滯后，制約了事業單位檔案信息化管理的發展。此外，現有的事業單位檔案管理，沒有建立起與社會發展相適應的管理機制，與社會發展存在明顯差距，難以適應經濟社會的發展，制約了檔案管理的信息化建設。

1.3 檔案管理工作人員素質較低

隨著時代的不斷發展，人們可以按照自己的想法來對未來從事的職業進行選擇，大部分人會選擇在發展前景良好的單位進行就職，并對一些比較平淡沒有挑戰性的工作不是十分的感興趣，事業單位的檔案管理工作就是其中之一。由于事業單位的檔案管理工作比較枯燥，所以任職此項工作的人員知識一時興趣并不具備豐富的工作經驗，而且檔案信息管理的人員也是經常進行更換的，這就會使記錄和整理檔案信息不是十分的準確，甚至有時還會發生資料丟失的現象，且綜合性人才占有的比例是比較低的，大部分人員都不是相關專業畢業的，不具備較強的專業素養，從而無法對檔案管理的相關工作進行充分的了解與掌握。另外，還有一部分員工的職業素質是比較低的，在工作時不能夠對有效的對檔案管理工作進行監督。因此，為了能夠使檔案管理的信息化建設過程變得更加完善，就需要不斷的提升檔案管理工作人員的綜合素養，使檔案管理工作隊伍變得更加優秀與充實。

2 加強事業單位檔案管理信息化建設的途徑

2.1 建設檔案信息推廣平臺

檔案管理工作需要各部門的積極參與和配合，通過建設檔案信息推廣平臺能夠進一步加強事業單位各個部門之間的聯系和溝通，確保檔案信息資料的完整性和準確性，為信息化建設奠定有利的基礎。同時利用信息推廣平臺能夠更廣泛收集人員或者活動信息等相關資料，管理人員審核合格后錄入數據庫中，形成電子檔案。能夠最大限度地保障檔案的完整性和真實性，提高檔案利用效率。這一過程需要相關管理人員能夠樹立數字化管理觀念，利用專業信息化知識建設功能完善的檔案信息推廣平臺，能夠最大限度地提高檔案信息開放程度。

2.2 重視對信息化管理設備的創新

在信息化管理設備的創新上具體可從以下幾個方面進行。首先，事業單位領導人員需要在資金上支持檔案管理部門，讓該部門能夠配置性能較好的信息系統，從而構建出一個運行較為穩定的檔案管理信息平臺。其次，為了保證信息化設備不會變成一種擺設，事業單位需要形成紙質檔案信息化的常態機制。最后，可充分利用目前網絡信息技術的便利性，實現對事業單位檔案管理信息的優化，并為事業單位今后的發展提供有效的檔案參考資料。

2.3 提高檔案管理人員整體素質

檔案管理人員的整體素質及水平直接影響著檔案信息化建設的進度，因此其素質水平對檔案信息化建設有著重要的意義。事業單位領導需要充分意識到檔案信息化建設的好處，定期積極開展相關的知識培訓或技能實訓，既可以提升管理人員的知識水平，又可以培養良好的工作素質，更好地調動檔案管理人員對檔案信息化建設的積極性和工作熱情。同時，事業單位需要著重加強檔案管理人員的計算機技能及信息化技能培訓，并與檔案信息化工作進行融合，讓其對檔案信息化管理有更為清晰的定位，對工作流程及規范更加熟悉，從而更好地在工作崗位上發揮優勢。同時，事業單位需要做好相關的激勵工作及考核，讓檔案管理人員更加主動地參與檔案信息化管理，進一步確保工作效率及積極性，為檔案信息化管理奠定良好的人才基礎。

2.4 提高信息化建設的針對性

事業單位在進行檔案信息化建設時，必須要將檔案管理的實用性考慮進去，為其提供充足的人力、物力、財力，強化檔案管理信息化網站的實用性。另外，事業單位的檔案信息管理網站為相關人員提供所需檔案管理工作，并且以網頁的形式建立，實現檔案管理的網上查找和信息化的使用，具有很強的現實意義。事業單位檔案管理信息化建設需要加強網頁式的服務建設，這對于信息資源的傳遞更加便捷，也更加適應時代發展潮流。與此同時，在檔案信息化建設過程中，還需要顧及到檔案與軟件的兼容性，使其更高效的保存下來。

3 結束語

在檔案管理信息化建設中，考驗員工的素質和能力，是處理檔案情況的一種真實表現，當管理信息化水平提升了，才能提升整體水平。從當前狀況可以看到，因為各種原因造成我國檔案管理信息化建設情況比較差。所以檔案管理員工要了解其原因，并采取有關的方法來進行檔案信息化建設。

參考文獻

[1]劉麗.事業單位人事檔案管理必要性與具體策略[J].蘭臺內外，2019.

[2]李冬梅.新時期事業單位檔案管理創新思路分析[J].辦公室業務，2019.

[3]丁紅.事業單位檔案管理工作的優化方法管理探索[J].才智，2018.