新時代機構編制檔案管理工作特點分析與思考

李棟

摘 要：相對于一般的行政管理工作來說，機構編制檔案管理工作具有系統性強、綜合性強、集中程度高的特點，是機構編制工作當中的重中之重，運用相關的管理程序對組織形式等方面進行管理，為組織機構的工作提供法律依據，以提供真實可靠的信息。

關鍵詞：新時代;機構編制檔案;管理工作

機構編制工作屬于行政管理的范圍，主要是利用相應的管理機制和管理體系對機關、事業單位等相關機構的組織工作進行合理的、有效的管理。與之相應的檔案管理工作在一定程度上增強了相關機構的系統性。尤其是隨著時代的發展，檔案管理工作的要求越來越高，此時機構編制檔案管理工作更顯得十分重要，且在一定程度上影響著整個機構的工作能否進行。本文就從機構編制工作的自身出發，對機構編制檔案管理工作進行簡單闡述。

1 優化檔案管理是提高機構編制工作質量的必然要求

1.1 有利于機構編制部門查詢檔案資料

在過去，我們國家的相關管理機構檔案管理意識較弱，對于大部分的檔案沒有進行合理的處理。甚至常常出現檔案編輯錯誤以及缺張少頁的問題，在后續的查找過程中想要精確地找到相關的檔案十分困難。此外由于過去檔案的材質不好，大部分為紙質檔案，該紙質檔案易受環境溫度等各個方面的影響，如果溫度過高、空氣濕度過大就會致檔案存放環境受到破壞，因此檔案不能長期地存放，甚至會在這樣存放環境的影響下出現相關內容的模糊，不完整等現象。此時，信息化的機構編制檔案就顯得十分有優勢。機構編制檔案能夠對大范圍、多內容的檔案進行長時間的保存，在具體的應用過程當中，我們可以根據不同的類型，不同的歸檔時期進行管理和分類，后續查找的過程就十分方便快捷。

1.2 有利于化解機構編制歷史遺留問題

關于歷史遺留問題，主要是從廣大干部職工本身的利益出發。機構編制檔案資料是解決歷史遺留問題的權威、有效物證。該檔案資料涉及了許多根本性的問題，其地位是無法撼動的，其作用也是無可替代的。例如相關的組織機構在進行組織合并、組織重組和變遷的過程中，如果相關的重要文件缺乏妥善保管，關鍵性的資源遺失，在具體的改革過程中沒有辦法找到原始的相關依據，這對于人員身份的進一步確認以及相關訴求等問題都不能得到很好的解決，這就在一定程度上不利于保障廣大群眾干部的切身利益。以至于極易引發后續的上訪等等各方面的問題。因此來說，沒有相關的資料的記錄會造成給單位日后的行政管理、正常經營帶來許多無法彌補的損失。保存完整、管理規范的機構編制檔案，在解決歷史遺留問題方面能夠發揮的重要作用會日益凸顯。

1.3 有利于鞏固和完善各項改革工作成果

機構編制工作要優化協同高效，適應新時代新形勢新要求。在這樣的背景下，機構編制部門要對各級領導的要求和指導意見進行精準解讀，涉及統籌使用、科學增減機構編制等事項要進行統一的歸納和整理。規范科學精準的檔案管理工作，將有力維護機構編制的權威性和嚴肅性，有效提升機構編制資源使用效益，強力助推各類發展和改革任務的順利完成。

2 提高檔案標準是做好機構編制檔案管理的重要保障

機構編制檔案的材料內容是否全面，材料保管質量高低都在很大程度上影響著整個檔案管理工作順利開展的進程，且在一定程度上顯示了檔案管理工作水平。為了解決在具體的檔案管理過程當中可能存在的材料缺失等方面的問題，我們要從問題本身出發，提前針對相關問題制定切實可行的計劃，以高標準嚴要求做到精準化規范化管理。在實際工作中，采取多種渠道、多種形式、多種方法，以現代信息技術帶動機構編制檔案管理水平的提高，以較高的機構編制管理水平促進現代信息技術的縱深發展。

2.1 歸檔材料精準化

材料的標準化就是在一定程度上對材料的相關完整性連續性進行嚴格要求，對涉及關鍵重要文件的管理以及對信息資源整合時要全面、簡潔。在機構編制管理工作中形成文字記錄的檔案進行客觀有效的記錄，最大程度上將原始的記錄內容客觀完整地反映出來。在數據分析上下功夫，變靜態管理為動態管理，為領導科學決策提供翔實、精準的數據、資料支持。

2.2 歸檔材料制度化

無規矩不成方圓，所有的政治管理工作都要建立在一定程序和一定制度的基礎上才能夠順利執行。歸檔工作也是如此，需要一定的規章制度。就目前來看，現階段歸檔工作在細節等各方面存在有一定的缺陷，為了確保歸檔工作的順利進行就要建立健全相關的管理制度，落實機構編制檔案管理工作相關人員的職責，細化優化歸檔制度、保密制度、查詢制度等各方面的制度。

2.3 歸檔材料規范化

整個機構編制檔案管理工作都用一種高標準的制度來嚴格要求。注重在檔案管理過程當中歸檔范圍以及歸檔期限等細節問題。對于相關的材料要進行歸納整理。將同種類型的材料進行統一處理，嚴格把控。同時專業人員要對相關的歸檔工作進行監督，避免因細節方面的問題而導致材料管理出現漏洞。對于相關的材料要進行有序的、清晰的、整齊的優化規整，方便后續的查找。同時要對材料存放的環境進行嚴格要求，相關的溫度、濕度、以及室內的防潮防火防盜等工作都要落實到位，保證檔案管理工作規范化科學化進行。

3 提升行政效能是加強機構編制檔案管理的根本目標

3.1 做好機構編制檔案編纂，提升檔案潛在作用

就檔案本身來說，是反映一個機構相關信息的重要呈現形式。機構編制檔案當中涉及的重要信息服務于機構編制工作的各個方面。機構編制檔案信息資源庫，廣泛、及時、準確地匯集各類信息數據，有助于克服管理者與管理對象之間信息不對稱局面，為機構編制日常管理提供有力的決策支持和科學依據。

3.2 做好機構編制檔案解密，挖掘檔案可用價值

在機構編制檔案管理工作進行過程當中我們要分清主次。對于主要的、重要性的、機密性的檔案文件進行嚴格把控。守住檔案管理紅線，堅決不能越過底線。同時，要將保護和利用兩者完美結合起來。隨著時代的不斷發展，經濟政治形勢的不斷改變，要及時對檔案進行合理化、結合新時代標準的制度管理。對一些在實際應用當中急需但是涉及秘密程度不高的檔案可以按照相關規定及時地進行解密。機構編制檔案信息適度公開，促進各級機構編制部門按照規定權限和規定程序辦事，約束機構編制部門行政行為的同時，各部門也能增進了解和掌握上級有關機構編制管理工作的要求和規定，配合機構編制部門共同做好機構編制管理工作。通過合法合規的檔案公開，也有助于增進社會各界對機構編制工作的了解、支持和監督。

4 結束語

新時代對各部門各行業的發展都提出了更高的要求，機構編制部門也是如此。檔案管理工作要隨著時代的發展進行不斷地完善與創新，補短板重優化，利用相關的管理機制和管理制度將具體工作落實到位，促進機構編制檔案管理工作與時俱進，是機構編制部門相當長一個階段內面臨的重要課題。

參考文獻

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