檔案管理工作中檔案的利用策略及其價值研究

黃嘉愉

摘 要：檔案利用工作是檔案管理的重要組成部分，需要相關工作人員根據檔案利用的特點進行分析，以更加合理的方式進行利用，同時檔案利用當中也存在一些問題，需要以科學謹慎的態度進行探討，本文根據我國當前檔案利用及工作的特點以及困境進行分析，探索推動檔案技術利用工作發展的相關策略和措施。

關鍵詞：檔案;管理;利用;效能提升

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.070

檔案是通過真實的記錄方式，將之前的歷史情況和社會形態留給后人，不僅對研究前期歷史具有重要意義，同時也對后世的發展具有深度的引導作用。當前的檔案主要以紙質材料以及電子化檔案兩種形式為主，具有珍貴的保存和科研利用價值，因此需要相關工作人員有針對性地對檔案采用利用技術，充分做好檔案利用工作的研究，并根據所在地區的實際情況進行完善與調整，以達到保證檔案不被破壞的目的。

1 檔案利用工作的價值分析

檔案利用是檔案管理工作的重要組成部分，很多檔案記錄了真實歷史情況和當時的社會形態。在新的歷史時期下，檔案利用工作應順應社會的發展潮流，最大限度的服務國家和人民。各級檔案館應加快制作副本代替原件，同時也要注重紙質資料電子化轉換的工作，提升綜合利用效能。因此檔案工作需要以利用、修復為主要目標，并需加快新技術的研制與運用，利用市場化的經濟優勢調動社會資源，提高檔案保障的安全性。隨著時間的推移，檔案利用工作的進展過程中必然面對著不同的問題，因此不斷的研究檔案利用相關的科學領域就顯得尤為重要。

2 檔案利用工作的開展趨勢

檔案管理是現代單位發展的重要環節，能夠對于過往經驗、生產總結、運營信息等相關價值文件及資料進行有效的保管和利用，對于未來發展具有重要意義。在檔案利用的過程中，需要避免出現檔案實物受損，在不同時期的科學技術可以為利用工作提供支持，例如脫氧劑就是為了防止物品發生氧化的技術手段，但是隨著科技的發展除氧措施以外，還遇到和發現了多種其他問題，因此提高相關的技術研究，對檔案包括工作具有重要的意義和深遠性的影響。隨著電子化、信息化產業的不斷完善與提升，當前的檔案管理工作有著更加廣泛的管理、利用、保存途徑，同時也更大程度上發揮了檔案管理工作的服務效能。首先，信息化的檔案管理改變了傳統紙質檔案的管理形式，使得存儲范圍更加便捷，減少了空間占用對于保管更加有利。其次，信息化檔案管理建設地職工福利了人力成本，改變了傳統人工進行紙質資料的收集、整理、編輯工作強度，一次性的信息化數據錄入就可以一勞永逸，為以后的查詢、修改、整理、收集、調取等工作奠定了數據基礎，有效地提高了工作效率，避免了傳統檔案管理出錯率高的問題。

比如說利用影像掃描件，通過對商品房買賣合同影像掃描工作，從而實現了紙質商品房買賣合同數字化影像化，建立起商品房買賣合同的電子檔案，可以大大提高商品房科審批的工作效率，對于現代房產檔案工作發展具有重要意義。

3 現代檔案管理與利用存在的主要問題

3.1 信息化建設意識不強

我國經濟領域的發展非常迅速，自從改革開放以來各大檔案館在各行各業中都展現了不同的風采，但是現代化檔案館的發展速度過快的弊端是檔案館發展環節無法完全照顧到，檔案管理的現代化建設往往不被重視。從檔案館的高層到具體的管理操作人員，僅僅是將檔案館信息和數據進行簡單的電腦輸入，并不具備信息化檔案管理的體系，同時檔案信息化管理建設的資金投入量較少，因此其效能應用也無法完全施展，無法發揮自身的價值，直接影響了檔案管理對檔案館提供相應服務的功能。

3.2 缺少完善的管理體系

由于之前的檔案管理過程較為繁瑣，大部分是以紙質資料進行收納、管理以及編輯，因此其服務效能較為低下，并在其內部形成了一種慣性思維，認為檔案管理的用處并不大，但是信息化建設需要在人力和物力等多個方面加大力氣投入，所以當前信息化建設的阻力重重。在檔案管理的實際運行過程中，缺乏較為規范的標準化制度，與目前信息化管理運行需求并不匹配，從監管制度、資金以及設計多個方面都沒能全面性的提供保障，所以信息化建設較慢，且目標不夠明確。

3.3 缺乏專業型檔案人才

檔案利用工作需要全面化的人才，但是當前我國相關專業的人才數量并不多，而且科研深度也有限，隨著信息化發展的逐步深化，檔案利用工作也遇到了一些瓶頸，同時傳統的紙質檔案還存在著受損的風險，需要有專業化的技術人才以及管理人才協同合作，才能更好的針對不同檔案特點進行分析研究，制定利用計劃和利用策略。除了缺乏相關的技術和管理人才之外，檔案利用也需要建立、健全完善的工作框架和操作守則，但是當前很多單位的管理水平有限，沒能形成科學化的檔案利用體系，不僅工作效率較為低下，而且還存在著利用力度不足的問題，由于缺乏相關的管理經驗，且對自然環境的把控不到位。

4 提升檔案利用綜合效能的具體策略

4.1 優化檔案利用標準體系

現代化檔案館信息化檔案管理的規劃設計，應根據社會發展意識形態不斷調整優化，結合相關國家部門頒布的管理條例作為基礎，同時注重檔案館自身的發展情況及特點，建立相應的利用指導體系，既要充分的發揮現代科技所帶來的便捷性和先進性，同時也要結合檔案館中檔案利用的特點制定科學的規劃，以更加宏觀的角度審視檔案所能發揮的服務效能，然后從利用的細節入手不斷完善和優化。通過優化設計，可以進一步提升檔案利用的綜合效能，適應當前檔案管理工作的開展趨勢。

4.2 建立完善檔案管理標準

檔案館工作中，檔案管理與利用，不僅要充分利用現代的科學技術，同時也要建立完善、健全的管理標準，正所謂“無規矩不成方圓”，一個檔案館的健康平穩發展，需要利用先進的管理標準進行規范，同樣檔案管理要注重其安全性、完整性以及服務性標準的制定，既要遵循檔案的特點同時要建立科學的監管制度，對于檔案管理要有明確的責任劃分，一旦發現問題可以做到有責可查、有制可依。在現代化檔案館中，檔案管理與利用的標準制定中需要針對檔案保密機制、檔案輸入輸出規章、檔案利用標準以及查閱登記等多個環節制定明確的制度，同時還要對電子檔案的收集以及拷貝有明確的限制，最大程度上保證信息檔案的安全性，同時相關的檔案管理方式也應在公司內部的其他信息管理模式中進行推廣，確保資料的私密性和公務性。

4.3 建立檔案利用專門機構

檔案部門可以針對利用技術成立專門的工作機構，機構的主要職責不僅包括一般性的檔案利用，還需要進行檔案修復，隨著社會的發展以及技術提升，很多檔案利用應該跟得上時代潮流，注重紙質化向電子化的轉變，并不斷進行技術創新和技術探索。成立專門的檔案保技術工作部門，可以讓工作內容更加細致化和專業化，同時在運行過程當中還能不斷的自我總結和自我提升，使得專業化技術手段更加完善。檔案利用技術工作，雖然需要大量使用科技產品及科技設備，但是其管理方向的把控仍需要依托于技術人員，而且具有豐富經驗的人員對檔案利用有著重要影響。建議相關部門定期組織人員進行專業技術培訓，并引導檔案利用工作人員團結協作，在工作過程中進行交流、相互實習，通過實踐來提升自身的技術水平。另外也應該注重人才的雙向培養，既要從內部選拔一些覺悟高技術好的年輕儲備干部，同時也應該與高校相關專業進行聯合，做好人才培養計劃，積極引入人才，為檔案利用技術工作做好人員儲備。

4.4 注重行業內的技術交流

近些年來，我國在經濟方面取得了重要成就，同時在檔案利用技術工作方面也取得了一定成果，并且不同地區的各類單位也都有各自的獨特的方法和措施，但是相關部門之間的技術交流還較為匱乏。面對這樣的問題應及時的加強技術交流與溝通，同時對于管理方面的經驗教訓也應通過多方面技術手段進行學習和預防。目前很多時候利用的交流層面僅局限于書面材料或參觀訪問，這種狀態遠遠不能滿足工作需求，因此可以注重互聯網的特點，打破時間與空間的限制，有組織、有層次的進行技術交流，同時也可以通過制作新媒體等方式，充分利用碎片化時間，將成熟的技術進行宣傳，讓各地檔案工作利用質量都有所提升，助力現代檔案管理工作發展，提升檔案管理與利用效能。

4.5 發展電子檔案利用技術

隨著科技的發展，很多地區都在紙質化檔案轉為電子化檔案計劃，而電子信息技術利用技術主要存在信息管理不完善以及信息安全性低等兩方面問題。首先需要在電子檔案管理中應用防火墻技術，并將檔案管理分為公共性網絡和專用性聯網絡兩大部分，公共網絡中僅限于進行查詢和訪問，專業性網絡更多的傾向于研究與修改，以此確保檔案數據的安全性。其次要建立完善的檔案保管規章制度，并以階梯性的責任體系使得檔案管理工作有責可查、有責可追，實現高質量管理與利用的目標。

5 結語

綜上所述，雖然我國檔案管理工作在近些年來取得了長足性的進展，但是整體水平仍處于起步階段，還有較大的提升空間，相關工作人員應針對檔案利用過程中存在的問題進行深入探討和分析，將其中凸顯的因素進行深挖，并有針對性的提出解決策略，以積極的態度為新時期我國檔案利用工作質量提高做出應有的貢獻，助力現代檔案管理工作發展。

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