高校檔案收集工作存在的問題及解決對策

伍恒犁

摘 要：隨著社會和經濟的發展，人們對教育的要求越來越高，普通高等教育在我國教育中占據著十分重要的一部分，檔案是學校發展的命脈，所以普通高等教育學校對檔案收集工作給予了一定的重視，很多普通高等學校在檔案收集中實現了現代化，但仍存在一些問題，本文針對高校檔案收集工作中的一些問題進行分析。

關鍵詞：高校;檔案收集;對策

檔案是存留歷史信息的重要工具，很多單位通過對歷史信息的查閱和研究可以對現有的工作進行改善，推動學校的進步和發展，因此高校的檔案管理工作是十分重要的，檔案收集是檔案管理工作中的重要環節，因此對檔案收集工作形式的調整和完善尤為重要[1]，對如何解決檔案管理工作中存在的問題是值得思考的。

1 完善檔案收集工作在高校發展中的意義

做好檔案收集工作是保證整個檔案管理工作順利進展的根本所在，檔案收集的完整性對高校的發展十分重要[2]，如果收集的檔案不夠完整，很有可能由于信息缺失對學校的整個工作造成不良影響，甚至是不可挽回的損失，收集檔案工作是將高校中的檔案進行匯總，便于進行分類、管理和查找，使需要檔案的工作人員在尋找檔案是有一定的范圍，也節省其他工作人員收集檔案的時間，有利于提高工作效率。對檔案收集工作引起高度重視，對工作模式進行相應的調整才更有利于檔案管理工作在整個高校工作當中更具有價值和意義[3]，隨著經濟的發展和社會的進步人們對教育需求量越來越大，很多學校生源都有所增加，這樣就讓一些高校檔案收集工作量也逐漸上升，傳統的收集模式工作起來十分影響效率，不能符合社會進步下高校檔案管理工作的開展需求，所以對檔案收集工作進行完善是迎合社會發展需要的重要舉措，也對促進高校發展產生了一定的積極影響。檔案在個人和公共組織當中都有著重大意義，高等學校中的檔案記錄是對學校以及學校相關人員信息的一種記錄，檔案室保存這些記錄的工具，然而管理這種工具是一件十分繁瑣的事情，甚至有些需要管理的數量超出了人工能駕馭的范圍，所以需要一些工具將這些檔案進行更好的處理和電子備份，讓檔案通過這種形式的保存能夠在學校工作的進行中產生積極作用，數字化是包含計算機和其他一些通訊技術[4]，現在很多院校將檔案管理創新，可是沒有融進數字化的創新是不徹底的創新，只有把當今社會最新的計算機和各種通訊技術跟創新接軌才能讓檔案管理上升到更高層面，由此可見調整檔案收集方式也是順應檔案管理形式發展的必然趨勢[5]。

2 高校檔案收集工作中存在的問題

1）對檔案收集工作不夠重視。很多高校認為對學生的培養才是教育工作的重點，并沒有對檔案管理工作引起高度重視，沒有在高校中設立專門管理檔案的機構，也沒有收集檔案的專職人員，使很多收集檔案的工作人員都還要擔任其他工作，在高強度的工作壓力下一些工作人員很容易出現工作失誤的情況，同時由于高校收集檔案的工作人員并沒有經過專門的檔案管理工作的學習，很容易讓他們在工作當中遇到一些突發情況由于沒有足夠的專業知識作為支撐再加上經驗匱乏不能將問題進行妥善處理，同時由于高校缺乏對檔案收集工作的重視，并沒有為檔案收集工作制定明確的規章制度，使收集檔案的工作人員工作嚴謹度不高，工作目標不夠明確，嚴重影響了收集檔案管人員的工作質量[6]。

2）收集檔案方式過于傳統。很多高校還沒有在收集檔案管理工作中實現現代化，依舊采用傳統的方式進行檔案收集工作，由于高校的不斷發展，需要收集的檔案越來越多，工作量已經超出了人工能完成的范圍，很多學校沒有引進先進的技術，非但沒有使檔案收集的速度有所提升，還嚴重影響了收集檔案的質量，同時在收集過程當中還容易造成檔案丟失的情況，有些損失一旦出現就很難彌補[7]。

3）收集設施落后。很多院校有意識實現檔案收集工作的現代化，但是在進行檔案管理工作時，很多設施落后老化并沒有得到及時的更換，在收集檔案的過程當中由于機器故障無法正常運轉，導致收集工作無法順暢運行，還有一些收集檔案的工作人員不熟悉設備操作流程，導致收集檔案工作進度受到影響，很多高校在選擇收集檔案的工作人員是并沒有注重素質要求使一些低素質的工作人員阻礙了檔案收集工作的開展。

3 如何解決高校檔案收集工作中存在的問題

1）加強對檔案收集工作的重視程度。首先高校的領導階層應該認識到檔案收集工作在學校的整體工作中占據著和教學工作一樣重要的地位，觀念是產生一切動機的前提，首先學校領導階層應該在觀念上產生一定的改變，再向檔案收集工作人員普及檔案收集工作的重要性，另一方面高校在聘用檔案收集人員時首先要選擇具有檔案管理專業學習經歷或者是具有檔案收集工作經驗的工作人員，在新的工作人員上崗之前應該找相關工作經驗豐富的老員工對其進行專門的崗前培訓，培訓結束時應該對他們的培訓結果進行考核，審核通過者方可正式上崗，在新的檔案收集工作人員上崗初期要找經驗豐富的前輩進行輔助，這樣就可以確保新任工作人員在工作中遇到需要豐富工作經驗解決問題的時候可以將問題進行妥善的處理，校方還應該為工作人員安排一些考核，考察他們的業務能力和專業水平[8]，并制定相應的獎懲制度，用這樣的方式鼓勵工作人員時刻完善自己的業務能力，提高自己的專業水平，從而促進檔案收集工作質量的提升。同時還應該多為檔案收集工作人員創造一些外出學習和培訓的機會，幫助他們提升自己的工作能力。

2）打破傳統的工作方式。高校檔案收集工作應該改善傳統的工作方式才能適應社會進步下高校工作發展的需要，應該在檔案收集工作中實現信息化，利用現代計算機技術進行檔案的收集和處理，因為檔案所包含的資料數量很大，需要足夠的空間將收集好的檔案進行保管，如果能用計算機將收集的檔案進行保管，不但可以節省空間和場地，還可以避免丟失，因為利用計算機可以對檔案進行電子備份，同時也可以在一定程度上提高工作人員的工作效率，由于利用計算機收集檔案操作起來簡單便捷，還可以幫助工作人員減少工作壓力，同時利用計算機進行檔案收集工作在學校其他工作人員要利用檔案是更加便于查找，提高檔案的利用率，讓檔案收集工作變的更有價值和意義。

3）引進先進設備。高校在進行檔案收集工作時應該引進先進的設備，對原有的設備進行排查，落后和老化的設備要及時的更換，發現有故障的設備要及時的進行報備和修理，不要因為機器無法正常運行影響檔案收集工作，同時要加強對工作人員普及計算機操作的相關知識，不要因為工作人員操作不熟練影響檔案收集工作，高校在選擇檔案收集工作人員時應該注意應聘者的素質，為檔案收集工作引進高素質的人才，以確保他們用最嚴謹的工作態度來完成檔案收集工作。

4 結論

綜上所述，檔案是一個學校發展的命脈，只有留存好歷史中有價值的東西，才能不斷積累知識，為學校發展提供依據和動力，由此看來，管理好檔案根據現在檔案收集過程中存在的問題進行檔案收集工作的完善對學校的檔案管理建設以及學校整體發展都具有重要影響，要想做好檔案收集工作絕不是一朝一夕之事，工作人員需要不斷提高自身素質，堅持不懈的長期努力。

參考文獻

[1]許莉丹.高校檔案收集工作存在的問題及解決對策[J].廣東廣播電視大學學報，2012，21（4）：82-84，107.

[2]吳清紅.淺談高校干部檔案材料收集工作存在的問題與解決措施[J].新校園（上旬），2017（4）：137-137.

[3]熊柱.高校科研檔案收集工作存在問題及對策研究[J].廣西師范學院學報（哲學社會科學版），2000，21（2）：106-108.

[4]邰春蘭.“淺談高校檔案收集工作的問題及對策.” 中國管理信息化，2017（3）.

[5]張燕，魏渠波.高校檔案收集中常見的問題及其解決措施[J].學園，2018（27）.

[6]閆婷.高校科研檔案管理中的知識產權保護[J].黑龍江檔案，2015（04）：77.

[7]李詠沙.大數據時代高校檔案管理工作思路分析[J].卷宗，2019（12）：69.

[8]李詠沙，王宏韜.數字化檔案館對于開放大學檔案工作的新要求探討[J].人文之友，2020（01）：149-150.