人事檔案數字化在人事管理中的重要性分析

劉娟

摘 要：新形勢下，現代網絡社會在不斷發展，網絡技術為社會各方面的發展提供了技術支持，有效提高了社會各項活動的時效性和經濟效益。然而在事業單位及各工作單位，人事檔案始終是管理工作中的重要環節，而人事檔案管理工作需要革新，這項工作是管理工作中的重中之重，應該充分利用網絡技術，實現人事檔案數字化管理，能夠有效地優化事業單位及其他工作單位的人力資源管理工作。

關鍵詞：人事檔案;數字化管理;分析及策略

我國的事業單位及其他工作單位對人力資源的重視程度都很高，在人力資源開發的工作中，細分出人事檔案管理工作，這項工作在經過時間和歷史的檢驗之后，展示出來的作用能效與地位越來越高，因此，收到相關企業及事業單位的高度重視。在網絡技術發展十分迅速的今天，將網絡技術運用于社會上各方面的活動中已經不足為奇。所以將網絡技術運用于人事檔案管理工作中也是大勢所趨，運用網絡技術之后的管理工作更加具有數字化的特性，同時提高了人力資源管理工作的效率及綜合水準。

1 人事檔案數字化的基本概念

人事檔案數字化是指在傳統的人事檔案基礎上，運用網絡技術，創新人力資源管理模式，從而提升管理工作的效率，是一種更加符合時代發展和時代潮流的管理方式。通過融入網絡技術，能夠在一定程度上實現對各項工作的檔案整理，甚至是前期的材料收集、鑒定、保存、統計等，并且還可以通過互聯網平臺對各項檔案進行分享，從而實現資源互通和及時更新工作，全面促進社會工作的穩步進行。人事檔案管理的效能能夠減少工作人員的工作量，減少人力資源的浪費，減少企業及事業單位的經費開支。

2 運用網絡技術推進人事檔案數字化的優勢

1）人事檔案數字化管理提高管理水平。人事檔案數字化管理科員在整體水平上、工作效率以及工作服務質量等各個方面，都展示著強大的優越性。傳統的人力資源管理工作離不開資料整理，而在整個過程中，檔案整理工作冗長而復雜，而且資源記錄也是以書面的形式存在的，在查找時就比較復雜，需要首先找到檔案所屬的類型及檔案架。然而檔案數量眾多，在管理上也是錯綜復雜，能夠造成人員檔案之間的混亂情況，這種管理工作及模式容易造成實際與書面材料不符合，并且查找流程漫長，嚴重影響到后期的分析工作。人事檔案數字化管理能夠通過網絡平臺，將數字代碼轉換成檔案材料，在查找上具有優越性。檔案信息以代碼的形式存放，能夠節約檔案保存空間，同時在查找和使用兩方面都提供了較大的便利條件。同時，這種管理模式能夠減少檔案混亂的情況產生，在查閱時能夠精確而全面地呈現出來，將人事檔案的信息使用率發揮到最大。

2）人事檔案數字化可提供信息參考依據。人事檔案屬于個人信息的范疇，具有隱私性及隱秘性，而在安全信息建設過程中，有必要掌握職工基本信息，從而確保人事檔案管理工作的安全性。人事檔案工作的管理復雜性以及工作內容的多樣性，都會使檔案信息在采集、整理以及分類保存等分工作中產生問題。網絡化技術的運用，可以減少這類信息錯誤產生，從而保證工作效率的提高。另外，人事檔案管理數字化需要構建網絡系平臺，建立相應的數據庫和信息保護密碼，并把數據庫中的各檔案進行備份保存，減少網絡上存在的意外，而導致的數據丟失現象。同時，設置密碼能夠充分保護好職工的個人信息，充分體現了檔案保存工作中的嚴謹性。其次，基本個人信息可以通過網絡平臺擴散，減少冒充身份的職業犯罪。

3）規范人事管理制度建設，加強經費支出管理。人事檔案管理工作相對復雜，工作內容繁雜，需要占用更多的人力資源。而通過人事管理制度建設，能夠加強經費的支出管理工作，減少腐敗現象產生。制度不斷建設和完善，能夠實現人事工作管理的全方位管理和控制。管理過程中，需要從人員管理和工作管理兩方面實現。首先，人員管理可以控制這項工作人力投入力度，通過制定相關的制度，從而利用網絡平臺，招聘具有網絡技術，并熟練掌握人事檔案管理工作要求的工作人員，從人員上縮減支出，從而達到經費支出管理。其次，從工作管理上來看，傳統的檔案管理工作，需要大量的紙張和打印材料，以及檔案成列柜，這都是需要大量資金投入的辦公用品，同時，整理和保存檔案時需要更大的空間，因此場地的要求就更高。通過網絡技術，數字化管理檔案，可以免去大部分的辦公用品，從而節約工作成本。

3 人事檔案數字化管理工作的具體措施

1）注重團隊管理建設工作。檔案管理工作不是一個人的工作，而是一個團隊的工作。通過團隊建設工作，可以有效地提高團隊內部的凝聚力，在工作時發揮更好的工作效果。另外，數字化檔案管理需要網絡技術的支持，因此團隊中需要掌握網絡技術的人員，同時要有及時收集信息的人員和檔案整理、錄入人員，這是檔案數字化管理工作中必不可少的工作人員，對檔案的管理工作有重要的作用。在此基礎上，事業單位和企業也要注重對這類工作人員的培訓工作，從而提升工作人員的基本能力，并培養其創新能力，避免出現人力資源浪費的情況，使其充分發揮出各自的崗位價值。通過培訓與團隊精神的培養兩方面工作，建設好團隊的基本制度，從而服務于管理工作。

2）強化紀律保障。檔案保存和管理工作具有一定的保密性，檔案中有職工的個人信息，其中某些信息是對社會信息安全系統構建無關緊要的，但是卻涉及個人隱私，因此這些信息不能向外流出，造成當事人的困擾。而保管檔案離不開紀律的保障，有了明文規定的紀律，就能夠從行為上約束每一個管理人員，從而體現出信息保護的安全性。強化紀律保障對于人事檔案管理工作具有十分重要的作用，可以基于檔案管理的自身特點，制定出更為適合的制度，對管理人員提出新的要求。另外，查閱檔案具有嚴格的規定，防止個人基本信息外泄，造成不可逆的影響和破壞。同時，檔案管理責任制度也依賴于紀律保障，保管員需要為工作失誤負責，從而能夠最大程度地控制事態發展方向，設置好完備的安全保衛體系，這樣才能確保檔案信息的

安全。

3）對數字化人事檔案管理的載體加以合理挑選。在數字化人事檔案管理工作中，需要選擇合適的載體，從而控制信息的保存，因此載體具有格外重要的作用。網絡是信息保存的平臺，而信息的載體是數字化。在建立信息檔案庫的過程中，數字化程序是十分安全的，具有一定的特異性。同時，在查閱檔案時需要密碼的介入，這就在一定程度上加強了信息保護力。因此，在建立信息庫時，首先要確保信息收集員所收集到的信息是準確的、不可更改的，這樣可以確保信息的穩定性，并且減少了修改過程中的失誤，導致后續問題出現。同時，數字化載體具有周期性，在使用了一段時間之后就需要進行更改，從而更改數字與字符，在網絡平臺上減少黑客的攻擊和信息盜取。信息載體需要進行充分考慮，從而確定更為合適的載體。

4 結束語

綜上所述，人事檔案數字化管理是新時代背景下具有十分重要的作用。人事檔案管理工作中融入網絡技術，并向網絡化發展，同時還能為管理決策提供相關的信息參考依據，提高了檔案信息安全，從而全面地提高人事檔案管理水平，實現其可持續發展。

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