交通運輸檔案管理的信息化建設措施研究

于詩華

摘要：本文針對交通運輸檔案管理的信息化建設措施，從管理機制、管理平臺、管理人員以及管理安全這四個方面展開探究分析，以期能夠為交通運輸部門的檔案管理工作提供參考性建議。

關鍵詞：交通運輸部門;檔案管理;信息化建設

引言：

我國交通運輸部門在工作期間，每天都要處理海量的檔案信息。以往的人力管理方式不但會耗費大量的時間與人力，還會造成檔案遺漏與查詢困難等問題發生。相比之下，通過運用現代化網絡信息技術，能夠有效提高檔案管理的工作效率。因而針對交通運輸檔案管理工作的信息化建設措施展開探究分析，有著極大的必要性與現實意義。

一、健全檔案信息化管理機制

通常情況下，在開展檔案管理的信息化建設期間，必須擁有一套相對完善的領導機制，據此對資源進行開發，維護好檔案管理平臺。為此，交通運輸部門必須提高對檔案管理的重視程度，應當努力做到以下幾方面要求：

第一，要結合實際工作情況，確定不同管理人員具體的工作任務。針對已經出現或是有可能發生的問題，通過會議等方式，展開深入的探討行動，從而對其進行處理和預防。要貫徹落實工作人員各自的職責，主動將交通運輸檔案的信息化建設工作，設定為員工工作內容的重要部分，定期對員工開展相關考核活動。

第二，在建設信息化管理期間，管理人員需要采取合理的方式，將檔案內容錄入進相關網站內，以此確保工作人員可以共享檔案資源，提高檔案的使用效率。就目前形勢而言，倘若檔案資源不足，便會嚴重影響檔案信息化建設工作的實施。除此之外，交通運輸部門要引導員工剔除傳統管理方式，構建新時代信息技術管理手段，統籌規劃檔案規格，確保所有部門都能夠相互交換資料，以此強化檔案的使用效果。

第三，要注重規范檔案資料的管理方式。一方面，要嚴格遵守相關規定，再根據自身工作狀況，創設與之相匹配的信息技術管理機制，有效運用信息化管理方式，并對其進行不斷優化。另一方面，要合理創建電子檔案目錄，盡可能地確保目錄更加便捷、美觀。針對錄入的檔案資料，管理人員應當統一規定所有格式，并做好檔案的保存工作，防止檔案資料遭到遺漏、竊取[1]。

二、建立檔案信息化管理平臺

優良的檔案管理平臺，是開展交通運輸檔案管理信息化建設工作的重要前提，為此，有關部門與檔案管理人員，要特別注重以下幾點關鍵之處：

首先，交通運輸部門內部要構建科學的信息管理平臺，加大對資金的投入力度，依靠先進的軟件與硬件設施，確保員工能夠依靠相關服務網站，可以擺脫時間與空間的制約，只需要借助賬號與密碼便可以步入信息平臺，查找到交通運輸的最新檔案資料。

其次，要不斷優化、拓展網絡信息化檔案管理平臺的功能。比如管理人員可以在網站內及時檢索到相關信息，在查詢檔案的過程中只是輸入關鍵詞，便可以搜索到相關檔案內容。又比如，可以增設實時資訊這一欄目，可以依靠專業人員對相關問題進行答疑解惑，滿足用戶的需求，確保檔案的查詢與下載工作得以順利實施。

最后，要注重對檔案信息管理平臺進行定期維護。在此過程中，要選拔出專業技術人才對相關設施實施維護管理，及時解決檔案信息化建設期間出現的一系列問題，比如由于格式問題導致無法閱讀的狀況，從而有效提高檔案查閱與使用的速率，確保工作質量。

三、提升管理人員服務水平

在交通運輸檔案管理工作中，檔案管理人員具有非常重要的作用，管理人員的專業水平往往會對檔案的信息化建設工作，產生極其重大的影響。基于這種情況，交通運輸部門應當注重提升管理人員的服務水平。一方面，要加大對管理人員的培訓與訓練力度，確保其能夠牢固掌握基礎理論知識與管理理念，熟練掌握專業技能，不斷提升其網絡技術操作能力、信息分析總結能力;要注重對其開展定期考核工作，只有考試合格的員工才可以正式入職上崗。

另一方面，身為檔案管理工作人員，要具備高度的職業責任感與榮譽感，樹立終身學習的觀念，不斷更新知識結構，拓展知識視野，總結以往的工作經驗;要加強同其他管理人員的交流合作，勤于學習最新知識與訊息，以此適應新時代信息化檔案管理工作方式，提高其工作水平，從而確保檔案管理的信息化建設工作順利進行[2]。

四、加強檔案信息化安全管理

在對交通運輸類檔案資料開展信息化管理期間，倘若檔案遭受人為或是其他因素的影響，導致檔案中的重要數據資料被泄露，就會使得交通運輸部門出現重大損失，承擔相關責任。為此，加強檔案信息化建設的安全管理工作，有著極大的必要性與現實意義。針對其安全管理工作，要努力做到以下幾方面要求：

第一，要注重提高網絡運行的安全程度。例如，通過安裝防火墻與360安全衛士等殺毒軟件，可以有效避免病毒或者黑客的網絡攻擊。要注重指導管理人員正確使用計算機設備，切勿擅自接入USB端口或是下載來歷不明的資料等內容，從根源上杜絕病毒的滲透。

第二，檔案管理部門應當加強身份識別力度。針對非本單位的工作人員，必須禁止其登錄檔案管理網站，以此提高檔案的安全程度。檔案管理人員應當定期更改網站的登錄賬號以及密碼，以此防止黑客和外來人員通過遠程手段偷取密碼，斷絕其竊取檔案的方式。另外，要加強對網絡安全的保護力度，盡可能地減小安全隱患，防止檔案信息遭到泄露或是其數據遭到更改等問題。

第三，要做好電子檔案文件的保存工作。由于電子類文件的穩定性較低，容易遭受損壞，因此檔案管理部門必須提高其重視程度。在此過程中，要注重開展電子文件撰寫部門、檔案管理部門與計算機信息管理部門三者的交流合作，充分發揮三者各自的職能優勢，做到相互滲透。通過該方式，能夠確保電子檔案文件不會遭受損壞和遺失，強化文件的保存效果，保證電子文件歸檔工作的質量。

結論：

綜上所述，在開展交通運輸檔案管理的信息化建設過程中，交通部門應當綜合考慮多方面的因素。要重點從管理機制、管理平臺、管理人員以及管理安全這四方面入手，結合檔案信息的實際情況，科學合理地實施管理策略，以此滿足新時代信息化的發展需要，推動我國交通運輸事業能夠安全穩定發展。

參考文獻：

[1]高曉燕.交通檔案管理信息化的研究[J].商品與質量，2019，000（004）：10.

[2]宋金波.關于檔案信息化建設與檔案管理的探索[J].農民致富之友，2019，605（12）：225.