交通運輸檔案管理的信息化建設(shè)措施研究

于詩華

摘要：本文針對交通運輸檔案管理的信息化建設(shè)措施，從管理機制、管理平臺、管理人員以及管理安全這四個方面展開探究分析，以期能夠為交通運輸部門的檔案管理工作提供參考性建議。

關(guān)鍵詞：交通運輸部門;檔案管理;信息化建設(shè)

引言：

我國交通運輸部門在工作期間，每天都要處理海量的檔案信息。以往的人力管理方式不但會耗費大量的時間與人力，還會造成檔案遺漏與查詢困難等問題發(fā)生。相比之下，通過運用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，能夠有效提高檔案管理的工作效率。因而針對交通運輸檔案管理工作的信息化建設(shè)措施展開探究分析，有著極大的必要性與現(xiàn)實意義。

一、健全檔案信息化管理機制

通常情況下，在開展檔案管理的信息化建設(shè)期間，必須擁有一套相對完善的領(lǐng)導(dǎo)機制，據(jù)此對資源進行開發(fā)，維護好檔案管理平臺。為此，交通運輸部門必須提高對檔案管理的重視程度，應(yīng)當(dāng)努力做到以下幾方面要求：

第一，要結(jié)合實際工作情況，確定不同管理人員具體的工作任務(wù)。針對已經(jīng)出現(xiàn)或是有可能發(fā)生的問題，通過會議等方式，展開深入的探討行動，從而對其進行處理和預(yù)防。要貫徹落實工作人員各自的職責(zé)，主動將交通運輸檔案的信息化建設(shè)工作，設(shè)定為員工工作內(nèi)容的重要部分，定期對員工開展相關(guān)考核活動。

第二，在建設(shè)信息化管理期間，管理人員需要采取合理的方式，將檔案內(nèi)容錄入進相關(guān)網(wǎng)站內(nèi)，以此確保工作人員可以共享檔案資源，提高檔案的使用效率。就目前形勢而言，倘若檔案資源不足，便會嚴重影響檔案信息化建設(shè)工作的實施。除此之外，交通運輸部門要引導(dǎo)員工剔除傳統(tǒng)管理方式，構(gòu)建新時代信息技術(shù)管理手段，統(tǒng)籌規(guī)劃檔案規(guī)格，確保所有部門都能夠相互交換資料，以此強化檔案的使用效果。

第三，要注重規(guī)范檔案資料的管理方式。一方面，要嚴格遵守相關(guān)規(guī)定，再根據(jù)自身工作狀況，創(chuàng)設(shè)與之相匹配的信息技術(shù)管理機制，有效運用信息化管理方式，并對其進行不斷優(yōu)化。另一方面，要合理創(chuàng)建電子檔案目錄，盡可能地確保目錄更加便捷、美觀。針對錄入的檔案資料，管理人員應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一規(guī)定所有格式，并做好檔案的保存工作，防止檔案資料遭到遺漏、竊取[1]。

二、建立檔案信息化管理平臺

優(yōu)良的檔案管理平臺，是開展交通運輸檔案管理信息化建設(shè)工作的重要前提，為此，有關(guān)部門與檔案管理人員，要特別注重以下幾點關(guān)鍵之處：

首先，交通運輸部門內(nèi)部要構(gòu)建科學(xué)的信息管理平臺，加大對資金的投入力度，依靠先進的軟件與硬件設(shè)施，確保員工能夠依靠相關(guān)服務(wù)網(wǎng)站，可以擺脫時間與空間的制約，只需要借助賬號與密碼便可以步入信息平臺，查找到交通運輸?shù)淖钚聶n案資料。

其次，要不斷優(yōu)化、拓展網(wǎng)絡(luò)信息化檔案管理平臺的功能。比如管理人員可以在網(wǎng)站內(nèi)及時檢索到相關(guān)信息，在查詢檔案的過程中只是輸入關(guān)鍵詞，便可以搜索到相關(guān)檔案內(nèi)容。又比如，可以增設(shè)實時資訊這一欄目，可以依靠專業(yè)人員對相關(guān)問題進行答疑解惑，滿足用戶的需求，確保檔案的查詢與下載工作得以順利實施。

最后，要注重對檔案信息管理平臺進行定期維護。在此過程中，要選拔出專業(yè)技術(shù)人才對相關(guān)設(shè)施實施維護管理，及時解決檔案信息化建設(shè)期間出現(xiàn)的一系列問題，比如由于格式問題導(dǎo)致無法閱讀的狀況，從而有效提高檔案查閱與使用的速率，確保工作質(zhì)量。

三、提升管理人員服務(wù)水平

在交通運輸檔案管理工作中，檔案管理人員具有非常重要的作用，管理人員的專業(yè)水平往往會對檔案的信息化建設(shè)工作，產(chǎn)生極其重大的影響。基于這種情況，交通運輸部門應(yīng)當(dāng)注重提升管理人員的服務(wù)水平。一方面，要加大對管理人員的培訓(xùn)與訓(xùn)練力度，確保其能夠牢固掌握基礎(chǔ)理論知識與管理理念，熟練掌握專業(yè)技能，不斷提升其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)操作能力、信息分析總結(jié)能力;要注重對其開展定期考核工作，只有考試合格的員工才可以正式入職上崗。

另一方面，身為檔案管理工作人員，要具備高度的職業(yè)責(zé)任感與榮譽感，樹立終身學(xué)習(xí)的觀念，不斷更新知識結(jié)構(gòu)，拓展知識視野，總結(jié)以往的工作經(jīng)驗;要加強同其他管理人員的交流合作，勤于學(xué)習(xí)最新知識與訊息，以此適應(yīng)新時代信息化檔案管理工作方式，提高其工作水平，從而確保檔案管理的信息化建設(shè)工作順利進行[2]。

四、加強檔案信息化安全管理

在對交通運輸類檔案資料開展信息化管理期間，倘若檔案遭受人為或是其他因素的影響，導(dǎo)致檔案中的重要數(shù)據(jù)資料被泄露，就會使得交通運輸部門出現(xiàn)重大損失，承擔(dān)相關(guān)責(zé)任。為此，加強檔案信息化建設(shè)的安全管理工作，有著極大的必要性與現(xiàn)實意義。針對其安全管理工作，要努力做到以下幾方面要求：

第一，要注重提高網(wǎng)絡(luò)運行的安全程度。例如，通過安裝防火墻與360安全衛(wèi)士等殺毒軟件，可以有效避免病毒或者黑客的網(wǎng)絡(luò)攻擊。要注重指導(dǎo)管理人員正確使用計算機設(shè)備，切勿擅自接入USB端口或是下載來歷不明的資料等內(nèi)容，從根源上杜絕病毒的滲透。

第二，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加強身份識別力度。針對非本單位的工作人員，必須禁止其登錄檔案管理網(wǎng)站，以此提高檔案的安全程度。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)定期更改網(wǎng)站的登錄賬號以及密碼，以此防止黑客和外來人員通過遠程手段偷取密碼，斷絕其竊取檔案的方式。另外，要加強對網(wǎng)絡(luò)安全的保護力度，盡可能地減小安全隱患，防止檔案信息遭到泄露或是其數(shù)據(jù)遭到更改等問題。

第三，要做好電子檔案文件的保存工作。由于電子類文件的穩(wěn)定性較低，容易遭受損壞，因此檔案管理部門必須提高其重視程度。在此過程中，要注重開展電子文件撰寫部門、檔案管理部門與計算機信息管理部門三者的交流合作，充分發(fā)揮三者各自的職能優(yōu)勢，做到相互滲透。通過該方式，能夠確保電子檔案文件不會遭受損壞和遺失，強化文件的保存效果，保證電子文件歸檔工作的質(zhì)量。

結(jié)論：

綜上所述，在開展交通運輸檔案管理的信息化建設(shè)過程中，交通部門應(yīng)當(dāng)綜合考慮多方面的因素。要重點從管理機制、管理平臺、管理人員以及管理安全這四方面入手，結(jié)合檔案信息的實際情況，科學(xué)合理地實施管理策略，以此滿足新時代信息化的發(fā)展需要，推動我國交通運輸事業(yè)能夠安全穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻：

[1]高曉燕.交通檔案管理信息化的研究[J].商品與質(zhì)量，2019，000（004）：10.

[2]宋金波.關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探索[J].農(nóng)民致富之友，2019，605（12）：225.