信息化背景下企業檔案信息化建設探究

段莉莉

摘 要：當前，信息化水平飛速提升，從云計算到5G時代，智能化終端伴隨著生活隨處可見，一時興起的風變編程，正說明對信息化對智能化的憧憬，在企業生產經營中，越來越多的信息需要進行整合、分析和處理，檔案管理也將改變傳統管理模式，通過信息技術提升工作效能。基于此，本文對本企業檔案信息化建設進行探討，提出檔案信息化建設的必要性、存在的問題以及創新思考。

關鍵詞：信息化;檔案管理;信息資源;利用

隨著信息技術的飛速發展，計算機技術和網絡技術的普及，社會的信息化和信息的社會化已然成為世界經濟發展的主流，企業檔案作為一種信息資源，也越來越廣泛地得到人們的重視。企業檔案是原始資料的積累與記錄，起到了憑證和依據作用，然而現代企業的生產、經營、決策不僅需要企業檔案作依據，還需要有關社會發展趨勢等知識信息作參考。這就對企業里的檔案部門有了更高的要求，要適應時代發展，進行改革和創新，使檔案部門成為企業的信息管理部門，使檔案管理工作向信息化方向發展，讓信息資源在企業發展中進一步發揮重要作用。因此，實現企業檔案信息化勢在必行。

1 企業檔案信息化建設的必要性

1）企業檔案管理的現狀。目前大多數的企業，檔案管理工作水平遠不及企業現代化發展水平，檔案工作的好壞偏向單一以文件資料收集是否齊全完整為準，使得檔案部門缺失接收新信息、新知識的機會，使得檔案人員工作環境封閉，不受重視。企業檔案工作中更加注重的是文件的留存和保管，檔案利用的價值只是作為一種憑證提供給利用者，對檔案潛在價值的研究與開發極其薄弱。例如：一卷關于組織機構的檔案，單獨的看設立、變更、撤銷等階段的檔案，也許不足以說明什么，但是機構從設立到撤銷多年的多卷檔案，進行加工整理，深入研究，可能會從中找出一些經驗教訓或者規律性的東西，充分發揮檔案潛在的價值。過度關注裝訂是否美觀整齊等，就容易會把檔案開發研究的工作忽略了。

2）信息時代企業檔案工作的新要求。信息時代，企業在生產經營過程中，不僅需要本部門、本企業的信息資源，還需要關注了解社會發展總趨勢、本行業發展新動態等方面的信息情報，還需要行業發展前瞻性預測等信息資源，為企業制定經營指標、發展戰略提供有效的服務。在企業沒有專門的科研機構，沒有專人進行信息情報等方面的收集與研究，嚴重制約著企業的經營發展，影響企業的經濟效益。檔案管理部門作為企業信息資源管理部門，應與時俱進，要開拓創新，打破常規管理模式，利用好信息化手段，及時為企業發展提供準確、翔實，甚至超前的檔案信息，為新時代提升企業新型能力貢獻一份力量。

3）檔案工作環境正在發生變化。企業通過推進無紙化辦公，使得企業的工作方式發生了很大的變化，例如：在辦公OA系統的幫助下，完成公文流轉，一般不再產生紙質文檔，信息的收集、存儲都是以數字化為主。目前，檔案信息化發展關注重點向電子檔案的永久保存、OA電子文件的在線歸檔等方面轉移，開始逐步建立文檔一體化信息服務平臺。檔案工作環境正在發生著巨大變化，對文件的管理也不再是控制，而是延伸，推進企業檔案信息化建設是非常必要的[1]。

2 信息化背景下企業在檔案信息化建設中面臨的問題

1）建設檔案信息化成本較高。推進實現檔案管理信息化，需要前期采購大量的電子設備，需要考慮文檔一體化體系，需要開發以企業自身發展為基礎的檔案信息管理系統平臺，建立電子檔案數據庫，從籌劃到建成的過程中，需要投入大量的人力，物力，財力以及時間等成本。

2）企業檔案信息化管理水平有待提高。目前，企業缺乏檔案信息化專業人才，在檔案信息化進程中，傳統的檔案管理人員已經不能滿足檔案信息化管理工作的需求，需要有計算機領域的專業人員參與到檔案信息化管理中，提高檔案管理工作的綜合水平。

3）未充分開發和利用檔案資源。檔案信息資源的利用僅是滿足日常工作中審計、參考等需要，僅發揮了檔案的憑證和依據的價值，在對企業的發展經營和長遠目標上沒有深入挖掘檔案的潛在價值。缺少創新型的編研成果。

4）安全和標準問題。雖然企業檔案信息化管理是時代發展所帶來的趨勢，是與時俱進、不斷創新的產物，但是不容忽視網絡安全問題，網絡數據信息更易遭受威脅。因此，在推進企業檔案信息化建設進程中，要充分的、嚴格的考慮網絡安全問題。與此同時，由于檔案的信息化缺少統一的標準規范，很多時候是摸著石頭過河，在一定程度上阻礙了企業檔案信息化的發展[2]。

3 企業檔案信息化建設的實踐與創新策略

1）完善文檔管理系統的設計。為了提升企業檔案信息化管理水平，進一步完善企業文檔管理系統功能，重點在以下幾個方面進行完善：（1）實現全文檢索;（2）文件類型層次不清;（3）實現跨企業借閱;（4）文件借閱流程優化;（5）滿意度評價;（6）配置文檔管理系統標準接口。

2）加強檔案信息的統計工作。企業信息化建設必須做好檔案信息資源的統計工作。檔案統計工作必須以原始記錄為依據，遵循適用、統一、簡明和科學的原則，做到及時、準確、全面、持之以恒，如實反映檔案管理工作中的變化情況，并保持聯系性。建立檔案工作統計臺賬，及時對檔案的整理、編目、檢索、保管、鑒定銷毀、編研和提供利用等請，以及人員、機構、設備、經費等方面的數量，進行調查登記、分組整理、綜合分析，以反映檔案管理狀況，提高檔案管理水平。檔案統計工作為檔案信息化建設提供基石，檔案信息化又為檔案統計工作提供創新手段。

3）實現電子文件在線歸檔新模式。實現電子文件在線歸檔，與CIT人員進行需求溝通及相關系統功能開發，以OA公文系統為突破口，實現業務系統電子文件在線歸檔，突破現行紙質電子雙套制管理的常規，探索電子文件管理新模式。

4）提高開發與利用檔案資源的能力。盡管加快了檔案數字化進程，提高了檔案利用率，但是在發揮檔案價值方面還僅僅停留在憑證和依據作用，沒有系統的挖掘檔案的潛在價值，現有的檔案利用只是被動的提供，未來需要開展主動式服務模式，深入了解檔案利用者的需求與心理意愿，提升檔案利用與服務的針對性。同時，構建檔案信息利用反饋機制，強化信息的收集與掌握能力，不僅要關注利用流程的辦結，還要落實與相關單位構建長期的互動關系，更加準確的掌握檔案利用者在利用過程中存在的問題，有助于挖掘檔案資源利用價值，從而為企業的發展以及深化改革做出貢獻。

5）加大復合型人才的引進和培養力度。全國檔案工作人員都面臨這樣一個問題，在檔案部門工作的人員很少是從事計算機領域的人才，不能滿足檔案信息化建設的需求，企業檔案部門也是如此，如何引進信息化復合型人才為檔案信息化建設服務，是一項難題。同時，也可以從現有從事檔案管理人員中進行培養，開展信息化專業培訓[3]。

6）搭建智能云服務系統平臺。致力于搭建檔案信息平臺的頂層設計，將通過云技術，實現更多豐富資源的全面共享，檔案信息存儲更加安全，可以為用戶提供個性化定制服務，實現信息的智能推送，并設置移動客戶端，實現足不出戶享受多重信息服務。

4 結束語

綜上所述，在信息化背景下，更快的5G時代悄然而至，對企業檔案信息化建設，是一個契機，也是一項挑戰。作為檔案管理人員應積極順應時代發展，轉變管理理念，勇于創新，為企業高質量發展助力。

參考文獻

[1]聶丹萍.大數據時代企業檔案信息化建設研究[J].城建檔案，2018（10）：17-18.

[3]任媛.大數據時代檔案信息化建設[J].蘭臺內外，2019（3）：7.

[3]張繼雄.企業檔案信息化管理研究[J].蘭臺內外，2019（5）：66-67.