中學(xué)檔案管理工作存在的問題分析及優(yōu)化措施探討

于鵬

摘 要：檔案作為學(xué)校長期以來教學(xué)實踐活動進(jìn)程中不斷積累形成的重要資料，其能夠針對學(xué)校各項工作進(jìn)行客觀、真實的記錄，對學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量提升、未來發(fā)展的意義重大。但從中學(xué)檔案管理工作實際情況來看，其當(dāng)前仍舊存在一定程度的問題亟待解決。因此，本研究系統(tǒng)闡述了中學(xué)檔案管理工作存在的問題，圍繞問題提出幾點中學(xué)檔案管理工作的優(yōu)化措施，僅供參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：中學(xué)檔案管理;問題;優(yōu)化措施

中學(xué)檔案資料主要是以影音、文字、圖表的模式全面記載學(xué)校各種事物的資料，本身的信息資源極為豐富，不僅能夠為學(xué)校教育事業(yè)提供有效的信息服務(wù)，同時又能夠為學(xué)校戰(zhàn)略決策提供有效的依據(jù)，所以加強檔案管理工作對學(xué)校未來發(fā)展影響巨大。在我國教育事業(yè)不斷發(fā)展的進(jìn)程中，各個中學(xué)也開始不斷加強檔案管理工作，積累了豐富的檔案信息資料[1]。在看到成績的同時，我們也需要意識到當(dāng)前中學(xué)檔案管理工作還存在問題，能否針對問題進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整就成為各個中學(xué)檔案管理工作的重要內(nèi)容。

1 中學(xué)檔案管理工作存在的問題分析

1）內(nèi)部重視程度不足。眾所周知，中學(xué)檔案管理工作涉及學(xué)校多個部門，要想保障中學(xué)檔案管理工作的質(zhì)量，離不開各個部門的有效支持與配合。但從實際情況來看，中學(xué)內(nèi)部尚未形成統(tǒng)一的認(rèn)知，各個部門在工作內(nèi)容方面的差異性，對于檔案管理工作的重視程度也存在明顯的差異性，如部分中學(xué)內(nèi)部的總務(wù)處、教務(wù)處等，其對檔案管理工作的重視程度不足，導(dǎo)致在支持、配合方面不夠理想，在一定程度上導(dǎo)致中學(xué)檔案的完整性受到一定程度的影響。

2）檔案管理制度不夠完善。檔案管理制度規(guī)范與否，關(guān)系到檔案管理工作的最終質(zhì)量。盡管各個中學(xué)均圍繞檔案管理工作制定了針對性的管理制度，但隨著中學(xué)檔案管理工作的不斷發(fā)展，再加上各種技術(shù)的應(yīng)用，使得中學(xué)檔案管理工作的量、難度也在不斷增長，檔案管理制度并未結(jié)合檔案管理工作實際進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，導(dǎo)致檔案管理制度不夠完善[2]。

3）數(shù)字化建設(shè)存在滯后性。近年來信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，各行各業(yè)均開始積極推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)，檔案管理事業(yè)也在這個過程中全面推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)。但相較于其他領(lǐng)域的檔案管理工作而言，中學(xué)檔案管理工作在數(shù)字化建設(shè)方面存在較大的滯后性，軟硬件優(yōu)化方面均不夠理想。

4）檔案隊伍素質(zhì)亟待提升。檔案管理隊伍作為中學(xué)檔案管理工作的直接參與者，其專業(yè)能力、綜合素質(zhì)直接關(guān)系到檔案管理工作的實際成效。然而，從中學(xué)檔案管理隊伍的實際情況來看，檔案管理隊伍的整體知識結(jié)構(gòu)還不夠完善，且年齡結(jié)構(gòu)相對較為老化，部分中學(xué)檔案管理隊伍甚至存在兼職的情況，檔案管理隊伍綜合素質(zhì)參差不齊，嚴(yán)重制約了檔案管理工作的開展。

2 中學(xué)檔案管理工作優(yōu)化措施與建議

1）基于多元宣傳提高各部門重視程度。中學(xué)檔案管理工作的開展，需要中學(xué)內(nèi)部各個部門的積極參與支持。所以，對于各部門重視程度不同的問題，中學(xué)應(yīng)當(dāng)引起高度重視，積極采用多元化的宣傳模式，反復(fù)強調(diào)中學(xué)檔案管理工作對于辦學(xué)質(zhì)量、未來發(fā)展的重要作用，同時將檔案管理工作納入中學(xué)日常規(guī)范中來，結(jié)合內(nèi)部各個部門在檔案管理方面涉及的內(nèi)容，明確其在中學(xué)檔案管理工作當(dāng)中的職責(zé)、任務(wù)，使得中學(xué)內(nèi)部各個部門、各個教職工均能夠嚴(yán)格按照自身職責(zé)來配合檔案管理工作的開展[3]。除此之外，為有效保障中學(xué)檔案管理工作的整體效率，各個部門均需要安排有關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行對接，主動配合有關(guān)檔案的整理歸檔。

2）圍繞檔案管理動態(tài)完善管理制度。正如上文所述，中學(xué)檔案管理工作的不斷發(fā)展，檔案管理制度也必然需要進(jìn)行不斷地優(yōu)化調(diào)整，針對有關(guān)細(xì)節(jié)部分進(jìn)行不斷地完善，才能夠有效發(fā)揮規(guī)章制度的規(guī)范作用。中學(xué)檔案管理工作本身具有非常強的連續(xù)性，同時工作內(nèi)容復(fù)雜，各個環(huán)節(jié)均離不開規(guī)章制度的約束與規(guī)范。所以，對于當(dāng)前中學(xué)檔案管理制度不夠完善的問題，必然需要結(jié)合中學(xué)發(fā)展實際，綜合參考當(dāng)前中學(xué)檔案管理工作的工作壓力、工作任務(wù)，針對檔案管理制度進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整。首先，充分結(jié)合檔案管理工作當(dāng)前發(fā)展動態(tài)與中學(xué)未來發(fā)展方向，針對中學(xué)檔案管理工作的流程進(jìn)行全面的規(guī)范，明確檔案管理工作收集、整理、歸檔等系統(tǒng)的流程。而對于個人來說，則需要構(gòu)建中學(xué)檔案管理案卷整理方面的細(xì)則，使得對應(yīng)的職責(zé)、任務(wù)能夠明確到個人負(fù)責(zé)，使得各個檔案管理人員均能夠各司其職、深入配合。與此同時，結(jié)合檔案管理工作數(shù)字化建設(shè)趨勢，建立健全中學(xué)檔案管理數(shù)字化制度，針對數(shù)字化檔案管理有關(guān)的內(nèi)容、流程進(jìn)行規(guī)范，為中學(xué)檔案管理工作的開展奠定基礎(chǔ)。

3）全面推進(jìn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)。當(dāng)前這個時代高速發(fā)展的信息化技術(shù)，5G已經(jīng)成為未來信息化發(fā)展的中流砥柱，而要想有效迎合5G技術(shù)開展數(shù)字化建設(shè)，推進(jìn)規(guī)范化、便捷化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)至關(guān)重要。因此，對于中學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)來說，應(yīng)當(dāng)積極參考借鑒當(dāng)前檔案管理數(shù)字化發(fā)展動態(tài)，積極引入各種新興信息化技術(shù)，有序推進(jìn)中學(xué)檔案管理數(shù)字化建設(shè)。對中學(xué)來說，當(dāng)前需要全面加強檔案管理工作相關(guān)的軟硬件建設(shè)，全面增加中學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)方面的資金投入，在針對檔案管理硬件設(shè)備進(jìn)行更新的同時，嘗試與社會企業(yè)進(jìn)行深入的合作，針對檔案管理軟件進(jìn)行有效的優(yōu)化。在此基礎(chǔ)上，中學(xué)檔案管理數(shù)字化建設(shè)還需要參考現(xiàn)階段檔案管理發(fā)展趨勢，完善中學(xué)檔案管理數(shù)字化建設(shè)有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，使得中學(xué)檔案管理的操作方式、處理規(guī)范、歸檔標(biāo)準(zhǔn)等均能夠?qū)崿F(xiàn)高效的統(tǒng)一，能夠直接與檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行有效的對接。

4）加強檔案管理隊伍培訓(xùn)教育工作。中學(xué)檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展，檔案管理工作涉及的工作內(nèi)容、工作量不斷增大，且涉及的技術(shù)也在不斷增多，對于檔案管理隊伍專業(yè)能力、綜合素質(zhì)的要求也在不斷提升，檔案管理人員不僅需要全面掌握檔案管理相關(guān)的知識內(nèi)容，且還應(yīng)當(dāng)全面掌握各項信息技術(shù)，能夠熟練應(yīng)用各種信息化設(shè)備、檔案管理軟件。這就需要中學(xué)全面加大檔案管理隊伍培訓(xùn)教育力度，結(jié)合現(xiàn)有檔案管理隊伍專業(yè)能力、綜合素質(zhì)，引入多元化的培訓(xùn)教育途徑，包括線上培訓(xùn)、高校委培、專家講座等等，培訓(xùn)教育內(nèi)容不僅僅需要涉及檔案管理專業(yè)知識、檔案數(shù)字化管理知識，同時還需要結(jié)合中學(xué)發(fā)展動態(tài)、檔案管理發(fā)展動態(tài)開展有關(guān)知識的培訓(xùn)教育，致力于提升現(xiàn)有檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)[4]。除此之外，中學(xué)檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)在內(nèi)部營造公平、公正、公開的氛圍，建立科學(xué)合理的晉升體系，為檔案管理隊伍提供更為廣闊的發(fā)展空間，激發(fā)檔案管理的能動性，提升檔案管理隊伍參與培訓(xùn)、自我提升的能動性。

3 結(jié)語

綜上所述，中學(xué)教育事業(yè)的不斷發(fā)展，中學(xué)檔案管理工作涉及的工作量、工作難度、科學(xué)技術(shù)也在不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作開始暴露出來一定程度的問題，優(yōu)化勢在必行。對中學(xué)來說，應(yīng)當(dāng)深入分析當(dāng)前檔案管理工作存在的各種問題，并針對引發(fā)問題的原因進(jìn)行深入的挖掘，圍繞問題提出針對性地解決策略，通過基于多元宣傳提高各部門重視程度、圍繞檔案管理動態(tài)完善管理制度、全面推進(jìn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)以及加強檔案管理隊伍培訓(xùn)教育工作，切實提升中學(xué)檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

[1]趙力.中學(xué)檔案管理工作問題與工作效率提升方式[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（11）：133-134.

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[3]鄭立紅.新時代中學(xué)檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀與對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（05）：130-131.

[4]鄧美英.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下中學(xué)文書檔案管理工作探析[J].蘭臺內(nèi)外，2019（28）：39-40.