公文檔案精細化管理的路徑

胡大利

摘 要：公文檔案作為一種專門檔案，在單位行政管理事務中發(fā)揮著重要的作用，具有極高的利用價值和憑證價值。然而，如何對公文檔案進行精細化管理，許多單位仍然處于摸索階段。故此，文章就公文檔案精細化管理的現實意義進行分析，闡述公文檔案管理中常見的不足，并提出合理建議，旨在落實公文檔案精細化管理要求，更好地發(fā)揮公文檔案價值。

關鍵詞：精細化;公文檔案;路徑;問題;現實意義

1 公文檔案精細化管理的現實意義

1.1 有利于確保公文檔案管理工作有序進行

21世紀是知識、信息呈現“井噴式”增長的時代，是一個強調信息整合、信息服務和信息利用的時代。同時，隨著單位各項業(yè)務工作進一步推進，業(yè)務工作中產生的各類信息資源不斷增多，公文檔案管理工作難度隨之增加，容易無序化的現象[1]。一方面，從精細化的角度對公文檔案進行管理，不斷細化檔案環(huán)節(jié)、管理分工，改進和完善單位檔案管理方式，能夠進一步對單位公文檔案進行信息加工、資源重組、數據挖掘和知識采集，提升檔案管理實效。另一方面，精簡公文檔案的類別、流程，立足于單位規(guī)章制度對公文檔案進行存儲、處理、評價、分析和收集，可以更全面、準確、真實地反映單位公文管理質量，塑造良好的部門形象。

1.2 有利于滿足公文檔案利用需求，發(fā)揮公文檔案價值

公文檔案具有重要的社會價值、經濟價值、政治價值、文化價值以及其他價值，是單位政策擬定、決策咨詢、決策參考、法規(guī)參考、落實政策、行政管理的重要資源[2]。一方面，從精細化的角度對公文檔案進行管理，將精細化管理理念滲透到檔案管理、檔案利用和檔案服務的各個要素和環(huán)節(jié)中，可以提升檔案立卷歸檔、檔案管理、檔案開放、檔案利用、檔案鑒定、檔案開放、檔案公布、檔案銷毀、檔案更新等各項工作效率，實現管理理念、方法、理論創(chuàng)新等目標。另一方面，從精細化的角度對公文檔案進行管理，可以反作用于公文檔案編研、公文檔案數據庫建設，滿足相關主體利用公文檔案的需求。

2 公文檔案管理中常見的不足

2.1 公文檔案立卷歸檔工作不規(guī)范

公文立卷歸檔是公文檔案管理的起點，立卷歸檔時效將影響后續(xù)的檔案管理與利用[3]。當前，許多單位公文檔案之所以無法實現精細化的目標，主要是立卷歸檔工作不規(guī)范。一是公文的立卷歸檔范圍不明確，尚未做到應歸盡歸，公文檔案的連續(xù)性、完整性有待提升。部分單位沒有從制度上明確公文歸檔范圍，許多檔案資源被閑置。二是公文的立卷歸檔時限不明確，立卷歸檔效率低下，導致檔案在閑置過程中發(fā)生損毀、遺失等問題。三是公文立卷歸檔的格式不明確，沒有制定統(tǒng)一的格式，存在重復加工問題。

2.2 公文管理分工有待優(yōu)化，人才隊伍建設不科學

公文檔案要實現精細化管理目標，必須要打造分工合理、相互配合的管理機制，必須要正式人才隊伍建設。然而，當前部分單位公文檔案管理分工不明確，公文全部由檔案管理部門負責加工處理和歸檔，不僅加重了檔案管理部門的工作壓力，而且不利于對專業(yè)性的公文進行處理。部分單位內部各個部門沒有安排專責對公文進行初步處理，而是直接移送檔案管理部門，不利于部門之間相互配合。除此之外，部分單位人才隊伍建設滯后，檔案管理人員的數量以及檔案管理人員的素質卻并沒有跟上，公文檔案各個環(huán)節(jié)缺乏負責人。

2.3 公文檔案管理制度修編滯后

當下，部分單位公文檔案管理制度修編滯后，沒有及時結合最新的政策法規(guī)和本單位實際制定或者修訂規(guī)章制度，難以厘清權責界限，不利于檔案精細化管理。一是公文收發(fā)與歸檔之間的銜接度不足，對于紙質公文、電子公文收發(fā)與管理沒有進行詳細規(guī)定。二是績效考核與責任落實不足，對公文規(guī)范化、精細化管理的績效占比過低，檔案管理人員責任意識有待增進。三是公文檔案數字化處理的規(guī)定缺失，沒有結合當前數字化管理環(huán)境對公文數字化處理的標準進行規(guī)定，無法適應辦公自動化的要求。

3 公文檔案精細化管理的路徑

3.1 規(guī)范公文立卷歸檔，做好事前管理

“基礎不牢，地動山搖”。對于公文檔案管理而言，如果不能做好立卷歸檔工作，那么將容易發(fā)生二次加工、二次處理等問題，不利于提升公文檔案精細化管理水平。為此，一是要明確立卷歸檔范圍，最大限度地保障檔案資料的真實性、準確性以及完整性。通常而言，單位可以按照政策類、法規(guī)類、上行文、下行文、平行文或者其他類別對公文的歸檔范圍進行細化，為檔案管理人員立卷歸檔提供指引。二是要明確立卷歸檔時限，避免超期歸檔等問題發(fā)生。單位應進一步明確相關部門的歸檔責任和歸檔時限，避免公文長時間堆積和限制，充分保障公文的完整性、準確性和原始性。尤其是對于涉密公文，更是要盡快歸檔，避免發(fā)生泄密事件，維護單位形象。三是要明確不同類別公文的歸檔格式。其中，應當重點明確份數、頁數以及其他細節(jié)，確保公文檔案齊全完整。

3.2 細化公文管理分工，打造專業(yè)化人才隊伍

第一，要細化檔案管理部門與其他業(yè)務部門的分工，尤其是細化辦公室與檔案管理部門的職責，形成相互配合、協(xié)同高效的公文檔案管理機制。單位各個業(yè)務部門可以設置兼職的檔案管理專責，由其對檔案材料和業(yè)務性強的公文材料進行初步處理，之后再轉交檔案管理部門。第二，要打造專業(yè)化的人才隊伍，具體而言，可以從以下三個角度做好隊伍建設。首先，重視臨聘人員隊伍建設，結合單位現階段檔案工作量和工作難度，充分通過勞務派遣、合同制等方式招納檔案管理人才。其次，提升培訓內容的針對性，了解檔案管理人員的需求，打造體系多層次、內容多元化的培訓模式，強化檔案管理人員在檔案分類、利用、整理、收集等領域的能力。最后，開展以“公文檔案精細化管理”為主題的檔案培訓活動，深化檔案管理人員在信息技術應用、立卷歸檔、檔案規(guī)范管理、檔案高效利用等領域的知識和技能培訓，打造專業(yè)化人才隊伍。

3.3 做好公文檔案管理制度修編工作，為檔案管理人員提供指引

實踐證明，公文檔案管理制度是指導、評價公文檔案管理工作的重要工具，是實現公文檔案管理精細化的抓手。為此，單位要結合檔案管理法規(guī)、公文檔案管理要求做好制度修編工作。一是要確保公文收發(fā)與歸檔之間能夠有效銜接，減少收發(fā)與管理的中間環(huán)節(jié)，實現一站式歸檔。同時，要制定公文更新與銷毀制度，及時對公文進行更新和銷毀，確保公文的時效性，發(fā)揮其在決策咨詢、決策參考領域的作用。二是要強化績效考核與責任落實，從精細化的角度設計公文檔案考核指標，提升檔案管理人員責任意識。三是要制定公文檔案數字化管理制度，擬定數字化環(huán)境下公文檔案管理的標準和要求，不斷適應時代發(fā)展趨勢。

4 結束語

公文檔案管理的改進與完善是一項常態(tài)化、動態(tài)化、系統(tǒng)化的工作，會隨著技術進步、理念更新和科學發(fā)展而改變。但總體而言，鑒于公文本身的特點，必須要減少公文檔案管理中的失誤，不斷推動公文檔案精細化管理，走出一條高效率、高質量的管理道路。具體而言，一是要規(guī)范公文立卷歸檔，做好事前管理;二是要細化公文管理分工，打造專業(yè)化人才隊伍;三是要做好公文檔案管理制度修編工作，為檔案管理人員提供指引。

參考文獻

[1]張?zhí)鞎?從體系化建設到精細化管理[J].質量與標準化，2020（06）：10-12.

[2]高曉明.精細化管理在檔案管理中的應用實踐[J].辦公室業(yè)務，2020（11）：71-72.

[3]劉佳.精細化管理在檔案管理中的應用[J].城建檔案，2020（04）：68-69.