大數據時代企業檔案管理工作的創新模式探究

曾菊林

摘 要：在當前這樣一個大數據時代下，數據信息已經成為重要的生產力資源，而檔案管理工作屬于企業經營管理過程中的重要一環，開展好檔案管理工作有助于促進企業經濟效益的提升，為企業管理者決策帶來重要的參考依據。隨著現代企業的不斷發展，經營管理活動中形成的檔案信息材料日益增多，怎樣應用大數據技術來促進檔案管理工作模式的創新，這是我們必須要深入研究的問題。本文結合筆者實際研究，對此問題展開了探討。

關鍵詞：大數據;企業檔案管理;創新模式

檔案材料客觀地記錄了企業經營發展中的相關資料，也能夠直接反映出企業未來的戰略發展走向，屬于企業經營管理活動的重要環節。大數據時代的來臨為檔案管理工作提出了新的要求，越來越多現代科學技術的應用也為檔案管理工作提供了有力支撐。對現代企業來說，必須要充分重視并開展好檔案管理工作，助力企業的持續健康發展。

1 大數據時代對企業檔案管理的影響

大數據時代的來臨在很大程度上促進了企業檔案管理工作的創新與變革，企業檔案收集歸檔方式、開發利用流程、檔案服務等相關工作發生了很大轉變，檔案資料逐漸朝著數字化轉變，檔案信息來源也更加多元化，同時借助于現代信息技術有效促進了檔案資料查詢和利用效率的提升，企業檔案資源的開發利用價值得以進一步挖掘，在很大程度上促進了企業檔案管理工作水平的提高，有效減少了人力物力財力的投入[1]。另外大數據時代下企業檔案管理真正實現了開發利用可視化、數據挖掘以及語義引擎，為管理者決策帶來了更加準確全面的參考依據。我們知道，檔案管理工作的核心目標是開發利用，大數據技術能夠有效促進企業檔案開發利用效率的提升，深入挖掘檔案材料的隱藏價值，根據企業經營發展的具體需求來對海量檔案資源予以深入挖掘。數據挖掘和分析技術的合理運用能夠幫助檔案管理工作人員從海量檔案信息中提取出有價值的內容，能夠讓檔案管理工作人員結合用戶的實際需求來對檔案資源予以定制開發，有效促進檔案開發利用效率的提高。檔案用戶以及管理人員的關系不單單停留在過去那種用戶直接提出相應需求后再由檔案管理人員給予相應服務，而是發展為用戶和檔案管理人員之間的雙向溝通交流，做到了檔案開發利用和服務工作從過去的“被動”轉化為“主動”。另外，借助于大數據技術和檔案管理信息系統，檔案管理工作人員能夠對企業檔案數據的全生命周期予以檢測，深入挖掘與共享檔案資源中所蘊含的有價值信息，為用戶帶來更加高質量的服務，確保企業檔案資源價值的最終實現。

2 大數據時代企業檔案管理工作的創新模式

2.1 實行一體化檔案管理

在大數據時代，企業檔案管理工作應當有信息化檔案管理系統平臺作為支撐，進一步推進信息化檔案管理系統和企業一體化平臺的銜接，對于檔案材料收發模塊涉及的管理流程予以分塊處理，從而不斷促進不同模塊信息數據共享水平的提升，如此一來有助于促進企業檔案資源管理與利用水平的提高。在對相關管理軟件進行對接時，需要對信息化檔案管理系統和企業一體化平臺予以優化，在辦公系統模塊設計過程中加入數字化檔案信息材料管理的標準規范，這樣才能夠對數字化檔案材料進行全生命周期的科學高效管理。企業經營管理中必須要根據具體情況來制定信息化建設工作方案，在這一前提下把數字檔案館添加到一體化管理平臺中來，對目前已有的信息管理系統和數字檔案館予以規范整合，從而形成符合企業實際的檔案管理模塊，實現一體化檔案信息管理，讓企業能夠慢慢建立更加全面的信息管理體系，助力企業信息化建設。

2.2 推進數字檔案館建設

大數據時代的來臨讓現代企業經營管理過程中所產生的檔案信息資源表現出量大、種類多的突出特點，單純憑借過去的檔案管理工作模式逐漸難以滿足當前的實際需要。借助于現代信息技術對海量檔案數據進行快速處理與存儲已經基本實現，企業還需要著重推進數字檔案館建設。數字檔案館是依托于大數據技術、信息網絡技術來對企業檔案管理工作流程予以優化和固定，對企業經營管理活動所形成的各類電子檔案或數字資源予以全方位收集、整理和存儲，利用網絡平臺提供檔案信息服務，能夠真正實現檔案資源共享利用的一個現代化管理平臺。和過去的檔案管理模式比起來，數字檔案館表現出檔案資源數字化、檔案管理信息化以及檔案服務知識化的突出特點，在建設過程中需要逐漸落實電子檔案管理系統建設，對電子文件、元數據以及多媒體文件實施檔案管理，促進紙質資源的數字化轉換，制定相配套的標準規范體系和管理機制[2]。

2.3 加強檔案信息安全管理

大數據技術的應用有效促進了企業檔案管理效率的提升，但同時我們也應當充分重視檔案信息安全管理工作。在實際的管理工作中，檔案工作人員需要不斷增強自身安全意識，充分了解檔案管理活動的相關情況，落實好檔案資源的流程管理，特別是針對部分珍貴的檔案數據資料應當引起充分重視。另外還需要借助于相應的現代科學技術來打造一個更加安全的檔案管理環境。為確保數字檔案和紙質檔案具備同樣的價值和法律效力，應當積極應用數字簽名技術，如光筆簽名或數字簽名，將其當成是數字檔案真實性、完整性審查的依據，同時便于后期進行查詢檢索和責任追查。同時還應當結合具體情況，根據不同類型檔案材料的應用服務范圍和實際特征，應用防篡改技術，把檔案數據材料設置為只讀，保證其不會被惡意更改。近年來互聯網技術的普及發展，對于黑客或病毒都有了相應的防范工具，檔案管理人員可借助于加密技術或防火墻來對數據庫的檔案資源實施加密，也能夠對用戶設置不同的訪問級別，在查詢利用之前對其實施身份驗證，從而確保檔案材料的安全。

2.4 提升檔案信息服務水平

一方面，應當進一步促進企業數字檔案材料的整合與優化，借助于大數據技術和現代信息技術，對相同類型或相互之間具有較強關聯性的檔案材料予以有機整合，隨后按照相應用戶對企業檔案材料的使用需求，通過數據挖掘技術來對企業內部檔案資源實施開發和挖掘，在這一前提下建設專門的檔案數據庫;另一方面，應當結合檔案信息服務方式予以持續優化，依靠大數據技術來搭建檔案云服務平臺，如此一來可以幫助用戶不受時間和空間的束縛來查閱利用數據庫中的檔案材料，依靠可視化平臺的打造，能夠對企業相關項目的全過程信息進行呈現，確保檔案資源的準確性和完善性[3]。

與此同時，企業檔案管理人員必須要堅持從自己做起，主動學習專業知識和現代科學技術，具備更強的檔案信息處理能力，不斷提升服務意識和水平，能夠善于運用大數據技術來開展好自身工作，促進綜合素質能力的提升。對于企業而言，也應當定期組織開展各種培訓教育活動，讓檔案管理人員能夠通過學習合作、訪問交流等形式來更新其知識體系，提升檔案管理技能和業務水平，助力企業的健康發展。

3 結語

綜上所述，在大數據時代企業檔案管理面臨著新的發展機遇，也對檔案管理工作人員提出了新的要求。因此在實際工作中必須要依靠大數據技術的優勢，結合企業經營管理的實際情況，對檔案管理模式予以創新改革，促進檔案管理制度的完善與優化，構建更加科學高效的檔案信息檔案平臺，推進企業數字檔案館建設，真正促進檔案服務水平的持續提升，為企業的持續健康發展做出更多貢獻。

參考文獻

[1]關宏玉.大數據時代企業檔案管理的機遇與挑戰[J].云南檔案，2020（06）：52-54.

[2]葉瑞艷，孫健，曾麗花.大數據平臺在企業檔案管理中的應用[J].信息系統工程，2020（06）：86-89.

[3]劉春鳳.“大數據”時代的企業檔案工作模式轉型[J].蘭臺世界，2020（S1）：136-137.