大數據視角下的高職院校檔案管理途徑探析

摘 要：隨著信息技術的飛速發展與進步，給高職院校檔案管理工作開展帶來了機遇與挑戰。大數據背景下高職院校檔案管理順應時代發展步伐，必然要進行改革與創新，但是在實際改革過程中仍然存在一些困境。本文主要對大數據視角下高職院校檔案管理中潛在弊端進行分析，進而提出相對應的解決策略，希望給相關人員提供參考建議。

關鍵詞：大數據時代;檔案管理;策略

顧名思義，檔案管理工作內容主要包括檔案信息保存與檔案信息利用兩個方面，因此，檔案管理人員在開展實際工作過程中，要對檔案內容進行整理、保存以及收集等工作，從而保證檔案信息的完整性與準確性。基于大數據時代背景下，人們需要處理的信息內容比較復雜，加大了檔案管理工作開展的難度。通過實踐驗證結果顯示，大數據技術對檔案管理具有十分重要的作用，可以提升檔案管理效率與質量，以保證檔案管理的高效性與準確性，為快速應用檔案信息內容奠定基礎。

1 大數據視角下高職院校潛在弊端分析

1）缺少完善的數字化檔案信息管理系統。近幾年，我國信息技術得到飛速發展，并且在社會上很多領域中得到普遍應用，但是在高職院校檔案管理工作中存在忽視信息技術應用的問題，仍然采用傳統落后的檔案管理模式。甚至在一些高職院校檔案管理中仍然會采用傳統紙質存儲的方式，這些紙質檔案一旦保存方法不恰當，就會出現破損以及丟失的情況，同時也不利于信息的查閱。目前，一些高職院校認識到信息化檔案管理的重要性，但是仍然處于起步階段，選擇的局域網管理系統具有一定的局限性，無法對檔案信息進行全面管理與監督。因此，高職院校建立完善的數字化檔案管理系統勢在必行，不斷創新與改革傳統管理方法[1]。

2）檔案管理人員信息化管理技能有待提高。通過相關資料顯示可知，大多數高職院校仍然會忽視檔案管理工作的開展，因此，在選擇檔案管理工作人員時，未能結合專業特點進行分析，人員選拔具有一定的隨意性，甚至有些高職院校會選擇任課教師兼職檔案管理工作，諸多因素的出現對高職院校檔案管理工作的開展十分不利[2]。另外，由于高職院校對人才選拔的不重視，久而久之檔案管理工作人員工作積極性與熱情會下降，會存在應付工作的不良情緒。高職院校檔案信息內容具有一定的復雜性與分散性，由于檔案管理人員缺少專業管理技能與經驗，導致這些檔案出現堆積的情況，即使高職院校建立了完善的信息化檔案管理系統，但是由于管理人員缺乏專業技能，導致檔案管理工作無法滿足大數據時代管理工作的特點與要求。

3）缺少完善的檔案信息化管理工作體系。大數據背景下檔案管理工作體系并不完善，主要體現在以下幾個方面，首先，基礎設施建設不完善。由于長期受到傳統管理模式的影響與熏陶，許多高職院校并沒有從根本上轉變傳統檔案管理方式，忽視信息化檔案管理建設，因此政府以及社會機構的投資力度不大，缺少相對應的資金支持。正是由于缺少經濟基礎的扶持，導致工作場所十分簡陋，低級的基礎設施嚴重影響高職院校的發展。其次，缺少完善的信息化數據庫資源。目前，大多數高職院校開始工作信息化檔案管理工作的開展，并且學會運用科學手段實現檔案信息的保存與收集，但是整個過程中卻缺少一個完善的信息數據庫，無法將數據資源的作用發揮出極限。最后，未能如期舉辦檔案管理工作人員培訓活動。導致管理人員無法掌握先進的管理理念與思想，薄弱的專業技能給檔案管理工作開展帶來一定的難題，嚴重抑制檔案管理效率的提升，對信息化檔案管理工作發展十分不利[3]。

2 大數據視角下高職院校檔案管理工作開展的策略

1）健全與完善信息化檔案管理制度。作為推動高職院校檔案管理創新的保障，要不斷健全信息化檔案管理制度的構建。高職院校根據學校檔案的實際情況與發展需求，堅持以人為本的思想與理念，從而實現信息化檔案管理制度的健全與完善。首先，高職院校要加強對檔案管理工作的認識，面向全校師生積極宣傳檔案管理工作在校園發展與建設中的重要作用與價值，逐漸提升師生對檔案管理的重視程度。其次，在處理檔案管理中收集、歸檔、借閱等環節時，要根據各個環節的特點與實際情況，制定專門的管理制度與方案，以保證檔案管理的高效性與準確性。

2）通過科技手段完善檔案管理系統。2020年國家檔案局明確提出，要全面推進檔案管理的數字化、信息化以及電子化發展趨勢，不斷創新檔案信息化管理模式，實現以信息化為核心的現代化檔案管理目標[4]。基于大數據時代背景下，高職院校要利用科學技術手段，建立完善的數字化檔案管理系統，將其與學校辦公系統、教學系統以及學籍系統相連接，進而實現互補的作用，充分利用系統的自動查詢、智能分類以及審閱等功能。另外，還要開發檔案數據資源庫，利用檔案管理技術對檔案信息進行分析、抽樣以及分類等，最大限度突顯檔案管理系統的服務功能。

3）構建檔案信息化管理專業隊伍。要提升高職院校檔案管理工作的實效性，最根本因素就是專業化人才隊伍的構建。大數據時代背景下，只有構建一支信息化專業素養過硬的人才隊伍，才能適應時代發展的需求。高職院校想要打造一支高素質的人才隊伍，一方面就是要不斷培養檔案管理工作的職業能力與責任，將職業道德與職業技能相結合，促進二者技能的協調發展與進步。另一方面要加強對檔案管理工作人員“大數據技術”“云計算”等專業技能的培訓教育，對計算機知識體系不斷更新換代。除此之外，根據年齡大小進行人才結構的合理劃分與調整，針對不同年齡段檔案管理者的自身特點與經驗，充分發揮彼此之間的促進作用與影響，實現人才隊伍成員之間取長補短互相學習的目標，進而提升團隊的整體素養[5]。

4）構建完善的數字化檔案管理體系。高職院校在構建數字化檔案管理體系中，首先要構建完善的管理制度，確定高職院校管理體制的責任劃分，不斷完善與修改檔案管理模式與運行機制，在考核制度、監督制度以及獎懲制度的協調作用下，以保證高職院校檔案數字化管理的有序開展，進而展開統一規范的數字化工作[6]。其次，制定完善的考核機制體系，根據不同崗位需求設置崗位責任制，要積極轉變檔案管理工作人員的工作積極性與熱情，充分發揮各崗位的優勢。最后，要制定數字化與紙質化相結合的管理制度，在檔案管理過程中要將紙質文件與電子文件分別歸檔，然后妥善保存，為后期調用提供參考依據。

3 結論

綜上所述，基于大數據時代背景下，給高職院校檔案管理工作開展帶來前所未有的機遇。通過檔案管理的信息化建設，可以提升檔案管理的效率與質量，為檔案管理提供更多的服務與便利。高職院校檔案管理以往會采用傳統管理模式，并且存在管理模式單一、管理理念落后等問題，但是大數據時代背景下，通過構建完善的數字化檔案管理系統與體系，加強檔案管理人員的專業技能培訓教育，最大限度提高檔案的使用效率與價值，推進檔案管理實現現代化水平。

參考文獻

[1]辛衛東.大數據下的高職院校檔案數字化管理分析[J].中國新通信，2020，22（7）：116-117.

[2]岳瑩.基于大數據背景下加強高職院校檔案管理的措施[J].卷宗，2019，9（33）：74.

[3]石峰.淺談大數據時代下的高職院校檔案管理研究[J].商情，2019（35）：227，229.

[4]王丹和.大數據背景下的高職院校檔案管理研究[J].科學咨詢，2020，（7）：48-49.

[5]張曉蘭，趙坤，閆衛文.大數據視角的高職院校檔案管理改革研究[J].現代交際，2019（23）：118，117.

[6]張珊.從大數據視角探究高職院校檔案管理模式的改革探究[J].卷宗，2020（1）：134.

作者簡介

趙瑩（1977-），女，鶴壁職業技術學院講師，研究方向：漢語言文學、檔案管理。