電子檔案

隨著計算機技術和網絡技術在辦公領域的普遍應用和辦公自動化水平的不斷提高,許多單位部門都建立了局域網、廣域網,直接在計算機或網絡上擬寫、發送和接收文件材料,大大提高了公文處理效率。人們在公務、商業等活動中交流和溝通的手段逐漸由傳統的紙質文件更多地走向以計算機為中介,以文字、圖像、聲音為表現形式的電子文件。電子檔案的大量產生給檔案管理工作帶來了深刻變革。

電子檔案是指國家機構、社會組織或個人在社會活動中，在數字設備及環境中直接形成以數碼形式記錄到磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統閱讀、處理并可在通信網絡上傳輸的有檔案價值的文件。

電子檔案分為文本文件、命令文件、圖像文件、數據文件。電子檔案具有信息的非人工識讀性、信息存儲的高密度性、信息與載體之間的可分離性、多種信息媒體的繼承性、系統依賴性等特性。電子檔案包括電子化的實體檔案、檔案化的電子信息、結構化的數據庫和具有保存價值的歷史記錄和作為法律依據的電子信息等。

電子檔案的管理是紙質檔案的信息化管理和電子信息的檔案化管理，包括電子文件的管理、實體檔案的信息化管理以及電子信息與實體檔案的關聯管理。中華人民共和國行業標準《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔及歸檔時間、歸檔范圍、技術環境、相關軟件、版本、數據類型、格式、被操作數據、檢測數據以及電子檔案的鑒定、銷毀、統計等都做了相應要求。

檔案信息安全管理是電子檔案管理的一個重要內容。電子檔案的應用支撐環境要能夠通過數字證書、電子印章等先進技術保證電子檔案的憑證價值，還要有安全機制保證電子檔案封裝傳輸過程、整理歸檔過程、保管和利用過程中的信息安全。要實現對電子檔案安全級別的劃分和標志，并根據不同的級別和權限進行訪問控制。

《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》指出：“加快提升電子檔案管理水平。積極參與國家政務信息化工程建設，制訂相關標準和規范，明確各類辦公系統、業務系統產生的電子文件歸檔范圍和電子檔案的構成要求；加強對業務系統電子文件歸檔管理，通過推進電子會計檔案管理促進電子政務和電子商務文件歸檔管理工作；……”。隨著電子檔案管理緊迫性的凸顯，全國各地都相繼出臺了有關電子檔案的管理辦法。電子檔案的“單套制”管理逐漸被人們認可，《國家檔案局關于修改〈電子公文歸檔管理暫行辦法的決定〉》也提出了“符合國家有關規定要求的電子公文可以僅以電子形式歸檔。”電子檔案管理正在走向規范化、科學化和法制化的軌道。

隨著信息化社會的到來，檔案作為信息資源，檔案信息化必然成為檔案事業發展的戰略選擇，這是時代賦予檔案事業的要求。社會信息化導致檔案數量劇增，檔案載體呈現多樣性，尤其是國家行業電子政務和電子業務的普遍應用，產生了大量的電子文件與電子檔案。面對信息化的發展潮流，檔案部門必須改變傳統管理理念和傳統管理方法，以適應社會發展和國家信息化建設的需要。

本期《學術園地》欄目，對傳統歷史視角下的電子檔案管理體系、5G 時代云計算對我國電子文件管理的優化以及電子檔案的安全管理問題等進行了深入探討，對電子檔案的研究大有裨益。