企業檔案管理存在的問題與解決措施

摘 要：在大多數企業的管理和發展中，有一個關鍵的環節，即檔案管理。企業檔案管理質量直接影響企業未來的發展。因此，隨著現代化社會的迅速發展，我國企業發展的類型也是各種各樣的，在這樣的環境下，企業的檔案管理工作也就顯得越來越重要。任何企業的檔案管理都是一項技術性的工作，企業檔案也需要專業人員管理。基于此，本文對我國企業檔案管理工作中存在的問題進行了分析與探究，最后提出了相關的解決措施，旨在為我國企業提升檔案管理工作質量與效率提供借鑒作用。

關鍵詞：企業檔案管理;問題;解決措施

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.044

隨著現代化社會的快速發展，與以前相比，現代社會的各個領域都在發生著巨大的變化，各個企業的管理工具也得到了顯著的擴展，企業檔案方面，也增加了一些新的內容。我國企業檔案管理中還存在不少問題，將會對企業的經營與發展造成直接的影響。因此，只有找出這些問題，并且找到適當的解決方案，企業才可以在這樣一個激烈的競爭環境中更好地發展和占據自己的地位。

1 企業檔案管理的重要性

任何一個企業在最開始運營的時候，是非常有必要進行檔案管理的。因為這時的檔案管理可以將企業的創辦時間、創辦時所花費的基金以及各個股東的情況等都一一記錄在冊，這些都會對企業當時的發展以及未來的發展規模、方向造成直接的影響。這些企業發展過程中的檔案將直接記錄企業發展的每一個過程。這些檔案還涵蓋了可以幫助企業更好地了解當前機遇和應對未來挑戰的大量科技信息和企業發展的效益。檔案管理是企業發展過程中的基本內容，會將企業的所有數據都記錄在冊。如果缺乏對企業檔案的適當管理會導致檔案混亂甚至丟失，這會對企業產生負面影響，甚至會阻止企業繼續發展。可以說，企業管理者要想讓自己的企業更好地適應這個快速發展的社會，那就需要做好企業檔案管理方面的工作。

2 企業檔案管理中存在的問題

1）企業高層對檔案管理不夠重視。在一些企業的發展過程當中，高層領導人員通常都會認為企業的檔案管理只會是一些無關緊要的文字內容，對企業的檔案進不進行管理都是不重要的。但是，企業高層領導人員卻沒有意識到正是這些所謂的“文字”內容卻與市場經濟和社會發展密切相關。企業高層領導人員對檔案管理不夠重視，就會導致企業員工忽略了檔案管理這項工作，甚至在進行檔案管理工作的時候，根本就沒有使用一些正確的方法，最終的結果只會讓企業的檔案保管不當。高層領導人對企業檔案管理的不重視，就會讓企業底下人員從本質上也認為企業的檔案只是一些“文字”，不會對企業產生任何影響。在企業發展中，企業管理者的職業意識也間接影響著企業員工。因此，為了企業更好的發展，企業管理者應該重視企業的檔案管理工作。2）企業檔案缺乏專業人員負責。企業的成長歷史可以記錄在企業的檔案中，但在大多數企業中，企業員工并不重視檔案管理，因此只有少數幾家企業任命了專業人員來管理自己的企業檔案。缺少專業人員則可能會導致企業的檔案混亂放置、無人管理，這樣的情況長久存在的話，并不利于企業的發展。企業的檔案管理，光聽這個名詞，覺得這份工作很簡單、很容易，但是從企業發展的一開始，仍然有許多記錄需要專業人員進行一些檢查，分類。如果專業人員對企業的檔案進行管理，可能會直接導致檔案存儲混亂，甚至是檔案丟失或損壞，這樣會對企業的發展產生負面影響，也會影響到自身企業在同類企業中的發展。3）企業檔案管理的手段較為落后。隨著現代化社會的迅速發展，企業開始應用了更多、更加創新的檔案管理方法。傳統的檔案管理是手動執行的，不僅需要大量的勞動力，而且還需要花費不必要的時間進行處理，這導致企業的轉型速度變慢。目前，隨著科學技術的飛速發展，企業員工可以利用計算機技術對企業檔案進行查閱和管理，減輕了企業成長過程中的負擔，更好的促進了企業的發展。然而，在大多數現代企業中，檔案管理的方式方法相對落后，無法更好地對檔案進行分類。企業檔案管理缺乏現代化的管理技術，不能與時俱進。這種落后傳統的檔案管理方式，不僅浪費了企業太多的人力資源，而且耗費了大量的時間，最終會影響企業的健康發展。

3 企業檔案管理中存在問題的解決措施

1）加強企業內部檔案管理的宣傳，增加員工的管理意識。企業在對內部宣傳檔案管理工作的重要性的這個過程當中，企業員工還會發現企業的檔案對企業的發展非常重要。因此，為了在企業內部宣傳檔案管理的重要性，就一定要培養管理人員的專業素養，有了豐富的經驗以及足夠的專業知識，才可以更好的提升檔案管理的宣傳力度。要進一步提高企業員工的意識，最好的辦法是提高企業高管的意識。所以企業可以對高層人員進行統一培訓，再在高層人員的帶領下培訓基層管理人員，讓企業的每個員工都可以擁有培訓的機會，這樣才能讓企業得到更好更快的發展機遇。2）培養檔案管理的專業人才。一些數據顯示，部分企業的檔案管理工作不能順利的進行，其原因之一就是缺少了專業人才的管理。從企業發展的實際情況上來看，無論是什么企業，要想在當下激烈的競爭環境中生存下來，就離不開一批專業性、高素質的人才。因此，企業可以將理論與實踐內容相結合，使他們能夠在學習過程中進行實踐，以各種形式對各類人員進行培訓，從而使他們知道哪種培訓方法更適合自己，并且可以在實踐中找到合適的檔案管理方法。如果一個企業的檔案管理工作是由一批專業性、高素質的人才來管理，那么該企業的檔案管理水平就會在以前的基礎上進一步的提高。提高管理人才的整體素質，培養全方位的檔案管理專業人員，不僅讓他們能夠在檔案管理領域表現良好，而且可以將自身的才能在企業其他崗位上發揮出來。3）提高檔案管理水平。檔案管理中的落后方式可能會導致企業檔案的不完整甚至是檔案的丟失，因此，在科學技術發展的這個時代，有必要應用科學的技術水平對企業檔案進行管理，以提高檔案管理水平，也就是為企業下一步的發展奠定基礎。企業檔案的收集和歸檔是企業檔案管理的重要內容，企業的檔案是在收集和歸檔的基礎上進行管理的。因此，在自身企業的發展中，企業領導人員必須結合自身情況，結合自身企業的檔案管理方式，不能夠盲目追隨其他企業的發展腳步。所以說，企業只有應用現代社會科學技術的水平，并運用高科技管理技術對企業檔案進行管理，這樣才能使企業朝著更好的方向發展。

4 結束語

在企業發展過程中，企業檔案管理是最基本、最重要的環節。因此，企業檔案的完整性，將會對企業的可持續性發展作出更大的貢獻。企業在檔案管理工作中，可以加大對檔案管理工作的重視力度，使員工更多地了解檔案對企業的價值，最大限度地改變員工對檔案管理的認識。因此，企業領導人員應該分析當前檔案管理中存在的一些問題，提出相應的對策和建議，并結合自身企業的發展，整合出更適合自身企業發展的檔案管理方式，從而為企業的健康發展作出更大的貢獻。

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作者簡介

興穎娟（1975-），女，漢族，遼寧沈陽人，本科，檔案館員，研究方向：檔案管理。