醫(yī)院辦公室文書檔案電子化管理方法研究

陳璞

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷更新和優(yōu)化，醫(yī)院辦公也逐漸的朝著自動(dòng)化的方向不斷的發(fā)展。電子文件的出現(xiàn)，促使醫(yī)院辦公室的文書檔案管理工作變得更加有效且工作效率大幅度提高。本文著重分析了文書檔案管理電子化的重要性，并就目前醫(yī)院文書工作的開展?fàn)顩r提出了文書檔案電子化管理的相應(yīng)的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院辦公室;檔案;電子化;管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.121

作為醫(yī)院辦公室文書工作的重要組成部分，文書檔案整理所承載的內(nèi)容較多，上級(jí)下發(fā)的政策、人員流動(dòng)、醫(yī)院所獲得榮譽(yù)、資金流動(dòng)的賬目等均包含在內(nèi)。傳統(tǒng)文書檔案管理工作主要是在紙質(zhì)中書寫并在人員的操作下完成的。由于檔案數(shù)據(jù)涉及的內(nèi)容較多且較為繁瑣相比于電子化檔案管理技術(shù)其耗費(fèi)的時(shí)間和精力較多且容易遺失重要的文件、不方便查閱。因此，將電子化的技術(shù)引入到醫(yī)院文書檔案管理工作中是推動(dòng)醫(yī)院發(fā)展，提高醫(yī)院效益的重要手段。

1 醫(yī)院辦公室文書檔案管理電子化的重要性

1.1 提高醫(yī)院管理的辦公效率

隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，將互聯(lián)網(wǎng)作為橋梁來獲取信息已成為目前人們獲取信息的重要手段，在醫(yī)院文書檔案管理工作中，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不僅能夠降低了工作的難度，減少了紙張的浪費(fèi)也提高了所獲取信息的準(zhǔn)確度[1]。由于文書檔案管理工作中的數(shù)據(jù)的采集記錄、分類、保存等工作是在手工操作中完成是，由于文書檔案的工作量較大且人工操作時(shí)容易受到外界環(huán)境的影響。使得文書檔案管理的工作開展的并不順利。而運(yùn)用電子化對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，是依賴于計(jì)算機(jī)進(jìn)行的，操作的過程比較系統(tǒng)，能夠切實(shí)的提高醫(yī)院管理辦公的效率。

1.2 加大信息共享和交流的頻率

在傳統(tǒng)的人工檔案管理工作中，醫(yī)院內(nèi)部的信息共享的程度較低，大部分的信息被隨意的放置，造成了大量的資源浪費(fèi)和資金的流失，文件信息的查閱工作也變得異常的困難。在計(jì)算機(jī)技術(shù)的幫助下，醫(yī)文書檔案管理工作的開展會(huì)更加的便捷，因?yàn)橹悄芑臋n案管理是目前應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)于檔案管理的重要渠道，在智能化檔案管理的幫助下，各類信息間的共享和交流的頻率會(huì)更加許多，因此檔案管理工作的質(zhì)量也能夠不斷的提高。相關(guān)人員若想查閱信息也只需要利用網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)便能夠精準(zhǔn)的找到所需的檔案。

1.3 增強(qiáng)文件保存的安全性

當(dāng)文書檔案管理工作還未實(shí)現(xiàn)電子化建設(shè)時(shí)，紙質(zhì)是文件保存的重要載體。文書檔案的流失現(xiàn)象層出不窮。若外加的環(huán)境稍有變化，紙質(zhì)檔案的安全隱患會(huì)不斷的增多，無論是火災(zāi)，還是潮濕的環(huán)境還是小偷的盜取都威脅著文書檔案的安全。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)下此類現(xiàn)象發(fā)生的可能性會(huì)降低許多，異地備份技術(shù)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)傳輸，能夠?yàn)槲募谋４嫣峁┌踩缘谋Ｕ稀?/p>

2 實(shí)現(xiàn)辦公室文書檔案電子化的具體方法

相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的檔案整理電子文件檔案建設(shè)所需的辦公人員的技術(shù)能力要更強(qiáng)。由于電子文件的整理、分類、歸檔的工作是在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行的，工作人員不能熟練的掌握好計(jì)算技術(shù)，就無法熟練的操作計(jì)算機(jī)，電子檔案的數(shù)據(jù)化系統(tǒng)的操作無法完成，檔案數(shù)字化的進(jìn)程受到一定的阻礙，增加了信息資源浪費(fèi)和人力資源浪費(fèi)的可能性。辦公室檔案電子化的工作效率大打折扣。因此，醫(yī)院的管理人員需要在培訓(xùn)和定期的考核中需要根據(jù)醫(yī)院的當(dāng)前發(fā)展?fàn)顩r和安全檔案分類的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文件進(jìn)行劃分。并制定一套完備的監(jiān)督體系來提高工作人員的工作能力和積極性。

2.1 推行文書檔案網(wǎng)絡(luò)化方案

隨著網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，實(shí)行文書檔案網(wǎng)絡(luò)化的方案是推動(dòng)文書檔案電子化的重要手段。全面實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化所需的設(shè)備較多，需要一定的人力物力和財(cái)力，因此醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)要從長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度出發(fā)給檔案管理提供一定的資金支持。首先，將web作為重要的載體，分散的檔案信息資源的銜接會(huì)更加的順利、檔案信息資源的使用率也能夠大幅度的上升，院內(nèi)外機(jī)構(gòu)間的交流和作為的途徑也會(huì)更加的便捷、安全[2]。其次，需要加大宣傳文書檔案網(wǎng)絡(luò)化的力度，促使科室領(lǐng)導(dǎo)人員充分認(rèn)識(shí)到檔案電子化的重要性，并主動(dòng)的配合辦公室人員利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來收集歸檔工作，即利用相關(guān)的電子設(shè)備做好掃描、照片等工作并以將掃描后的紙質(zhì)檔案做好電子化的收藏、管理、使用，為檔案信息資源的整合和共享工作搭建堅(jiān)固的橋梁，保證各科室檔案歸檔工作全面實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化。

2.2 提高辦公室工作人員的專業(yè)素質(zhì)

辦公室工作人員的專業(yè)素質(zhì)直接關(guān)系到檔案管理的質(zhì)量和效率，對(duì)于醫(yī)院的整體建設(shè)和發(fā)展有一定的推動(dòng)作用。若想要全面的實(shí)現(xiàn)醫(yī)院辦公室文書檔案管理電子化，確保電子化的工作進(jìn)展順利，檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)首先要過關(guān)，因此，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)部門需要在各大院校中尋找高素質(zhì)的檔案管理者，加大資金的投入量，更新辦公室的工作隊(duì)伍，定期組織培訓(xùn)和考核工作，促使工作人員能夠更好的計(jì)算機(jī)技術(shù)和檔案管理中所需要的高科技設(shè)備，將檔案管理的流程朝著更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。

2.3 建立網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)模式

信息安全所面臨的挑戰(zhàn)是全球性的，在當(dāng)前的文書檔案管理工作中，外部攻擊和內(nèi)部信息泄露等問題頻繁的出現(xiàn)，使得文書檔案的保密性受到一定挑戰(zhàn)，因此若想實(shí)現(xiàn)檔案電子信息化管理的可持續(xù)發(fā)展，就需要意識(shí)到網(wǎng)絡(luò)安全的重要性，就目前大部門的文書檔案管理部門的發(fā)展?fàn)顩r可知，文書檔案部門的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)模式不夠完善，文書檔案部門的相關(guān)人員可以隨意的查看檔案信息，黑客攻擊、病毒入侵等安全隱患也使得機(jī)密信息的破壞現(xiàn)象不斷的出現(xiàn)[3]。因此建立網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)模式勢(shì)在必行。建立網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)的模式不僅能夠及時(shí)的檢測(cè)系統(tǒng)管理軟件中存在的安全隱患，實(shí)現(xiàn)軟件的自動(dòng)升級(jí)，還能夠及時(shí)的了解檔案上傳和下載時(shí)的安全系數(shù)在不同的磁盤中加入整理完的電子文件并實(shí)現(xiàn)多重加密的方式，嚴(yán)格控制移動(dòng)存儲(chǔ)的內(nèi)容，將訪問權(quán)限控制在一定范圍。對(duì)于保存文件計(jì)算機(jī)，需要根據(jù)計(jì)算機(jī)的性能定期的更新服務(wù)器主機(jī)和優(yōu)化數(shù)據(jù)庫的硬件，提高電子信息數(shù)據(jù)保存、傳輸?shù)陌踩禂?shù)。管理人員還要嚴(yán)格把控電子文件和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。確保計(jì)算機(jī)能夠正常的運(yùn)行，電子文檔不被盜取和損壞。

3 結(jié)語

綜上可知，相較于傳統(tǒng)的文書檔案管理，電子化的檔案管理所具備的優(yōu)勢(shì)是其無法比擬的。在計(jì)算機(jī)技術(shù)日漸成熟的時(shí)代，醫(yī)院管理者要順利時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，結(jié)合醫(yī)院文書檔案管理工作的特點(diǎn)，將網(wǎng)絡(luò)電子設(shè)備和科學(xué)技術(shù)運(yùn)用到文書檔案管理中，讓電子化建設(shè)全面的引領(lǐng)醫(yī)院辦公室文書檔案管理，為醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展提供重要的參考依據(jù)，提高自身的價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

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