大數據時代背景下檔案管理工作的研究

(云南省交通投資建設集團有限公司昆明西管理處，云南 昆明 650000)

引言

大數據代表著海量數據，但是數據并不能直接轉化為生產和管理依據，其必須要通過數據處理系統來對軟件進行分析和處理，檔案管理工作已經進入數字化和信息化管理時代，在檔案管理工作中，最為復雜而且耗時較多的就是對檔案的分類和提取工作，而大數據分析功能的出現給檔案管理工作效率的提升帶來了新的可能性。

一、當前檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理水平有待提高

在實際的檔案管理工作中，缺乏完善的檔案管理體系，管理工作基本上是各自為政，規范性有待提高。同時，隨著信息技術的快速發展，信息技術便捷的優勢讓人們獲取信息的渠道更加多元化，這對于還停留在傳統的檔案管理模式中的管理工作帶來挑戰。因此，檔案管理人員必須要實現紙質檔案向數字檔案的轉換，滿足人們多元的信息需求。

（二）工作人員缺乏服務意識

盡管傳統模式下的檔案整理工作也能起到一定的作用，然而其卻缺乏服務的思維和意識。在大數據時代，檔案管理者的服務意識非常重要。這是因為信息技術大力發展，人們對檔案的需求不僅是簡單的查閱、利用，而是有著更深層次的需求，使用者希望能感受到檔案資料的深層價值以及蘊藏的知識、能量。所以，必須要提高檔案工作人員的服務意識、專業能力。

（三）檔案管理隊伍建設不足

多數的檔案管理人員缺乏專業技術知識，對于檔案管理的基本原則和制度了解不夠深，對于檔案管理工作的認識不足，認為只是將檔案收集起來，進行分類保存就可以了，檔案信息的價值不能很好地發揮出來。此外，檔案管理工作多是中老年人員，對于現代的新技術接受能力比較差，對于檔案的編研工作研究不夠深入，而且人員的流動性比較強，很難保證檔案管理工作連續的開展。

二、大數據背景下檔案管理對策分析

（一）不斷優化檔案管理人員的結構

檔案管理工作相對來說比較枯燥乏味，企業在招聘檔案管理工作人員時，相比于一些技術性工作來說，對技術方面要求較低，而且待遇也比較差，從事檔案管理工作的工作人員年齡都比較大，很少有年輕人愿意從事檔案管理工作，這就在一定程度上直接影響我國檔案管理工作的實際發展。但是隨著技術的不斷深入，大數據時代對檔案管理工作人員的技術水平提出了更高的要求，為了能夠更有效實現檔案管理工作，就需要不斷引入一些技術人才，切實提高檔案管理工作人員的綜合素養，不斷優化調整檔案管理人才結構，使年輕人愿意從事檔案管理工作，并成為檔案管理工作的主力軍，而年齡較大的工作人員則應該輔助年輕人順利實施檔案管理工作。

（二）完善管理系統

第一，大數據時代檔案管理必須擁有科學合理的體系。所以企業要制定出相應的制度，通過嚴格的管理，促使檔案管理獲得最有效、最真實的數據。不僅如此，檔案管理人員必須擁有充足的知識儲備、信息來源。而且也要充分利用大數據技術，針對檔案管理工作進行科學合理的管控。此外，檔案管理人員也必須要擁有一定的技術，熟悉操作各種不同的軟硬件。不僅如此，為了提高檔案管理的效率，更要建立關于檔案數據的操作模型、操作系統，并且進行不斷的優化。只有這樣，才能促使數據的處理和搜集工作更好地開展和運行，滿足檔案管理者、檔案使用者的各種需要。

（三）引進和培養專業的檔案信息化技術人員

在大數據時代背景下，相關的單位還需要引進和培養專業的檔案信息化技術人員，由這些人員來完成檔案的信息化轉型，同時為大數據模式的應用做準備。一方面，在引進技術人員時，要注意這些技術人員的檔案專業背景，如果技術人員不懂檔案管理工作，也需要對其進行培訓；另一方面，現有的檔案管理工作人員必須要掌握一定的信息技術，從而為檔案管理信息化工作做好相應的準備，畢竟很多工作人員在檔案管理崗位上工作了很久，對于檔案情況十分熟悉，不易變動崗位。所以，可以通過引進人才和培養人才的方式來對接大數據檔案管理平臺。

（四）對資源進行一定的整合

在信息技術大力發展的今天，大數據也滲透了檔案管理工作的資源整合階段。由于在傳統管理模式的背景下，信息資源零散無序，檔案管理工作無法互通。但大數據技術的介入，卻能解決這些問題。充分利用信息技術、大數據整合技術、云計算技術，可以將檔案里的零散信息串聯起來進行共享。通過共享檔案數據，避免了資源的浪費，減少了勞動量和勞動成本。不僅如此，檔案管理部門可以通過大數據技術，擴大和其他部門的合作，有效促進檔案管理工作的開展和進行。

結束語

大數據時代給檔案管理工作帶來了便捷、高效的管理思路，傳統的檔案管理模式可以晉級為電子化、信息化的管理模式，與此同時，基于大數據處理技術，所有的檔案管理資料都可以實現快捷的查找、調取、傳輸和分析，可以有效節約人力、物力資源成本，更多地發揮檔案資料價值。