淺議事業單位人事檔案管理存在的問題及對策

徐琳琳

(人力資源和社會保障局,山東 東阿 252200)

一、事業單位人事檔案管理的價值及意義

人事檔案是以特定的形式存在的文件、資料等，隨著社會的發展和時間的推移，檔案的類型、數量等逐漸增加，一部分人事檔案采用科學的保存和管理方式永久地保存，另一部分人事檔案由于多種原因損壞、丟失。

人事檔案涉及的內容眾多，例如企業人事任免、個人工作經歷等，是進行人員晉升評價、獎懲評定等的重要依據，通過強化人事檔案管理，能夠顯著提升人事管理水平與質量。通過對人事檔案進行分析，能夠對工作人員的實際工作表現進行客觀、真實的認識，為企業人才的選拔與任用提供可靠的參考，保證企業人力資源安排的科學性和合理性。

對于新增的人事檔案，需要采用多種途徑進行收集和保存；對于損壞和丟失的人事檔案，需要采用科學、合理的措施進行強化管理，保證人事檔案能夠發揮應有的作用。現階段，人事檔案管理工作過程中存在眾多問題，例如字跡褪色、紙張老化，許多檔案變質后字跡無法辨認；蟲害，由于保存條件限制，出現檔案被蟲蛀的現象，導致檔案部分內容丟失；檔案庫房標準不合格，檔案打印、復制設備落后，隨著檔案數量的增加，無法滿足檔案復制、打印的實際需求。

總而言之，企業人事檔案管理工作至關重要，但是實際管理過程中存在許多問題，如何全方位地采集檔案資料，并將檔案長久、安全地保存下去，保證檔案管理工作的實效性、全面性，是企業檔案管理工作人員亟需解決的問題，同樣也是一項任重而道遠的工作。

二、事業單位人事檔案管理的策略

（一）健全人事檔案管理制度

制度是規范個體行為的標尺，健全人事檔案管理制度，增強人事檔案管理工作人員工作效率，提升人事檔案管理工作質量，進而促進事業單位進一步發展。基于此，在人事檔案管理工作中，應健全人事檔案管理制度。首先，人事檔案管理制度應彰顯人性化管理模式，在以往人事檔案管理制度上，完善、補充工作條款，促進人事檔案管理制度向標準化、規范化形式發展。人性化管理制度是事業單位發展的一種軟實力，能起到管理人、約束人的良好機制，使人事檔案管理自覺融入工作中。其次，加強對人事檔案管理工作的宣傳力度，例如加強檔案法、人事檔案管理細節的傳播，突顯人性化管理模式，潛移默化地規范工作人員工作形式，進而增強人事檔案管理社會認可度。人事檔案管理人員應嚴格按照人事檔案管理工作制度形式，提升自身工作積極性，積極主動融入人事檔案管理工作中。

（二）做好人事檔案信息化管理、防護工作

知識經濟時代，人事檔案信息化、智能化、現代化、科學化、可視化管理模式是事業單位人事檔案管理工作發展的必然趨勢，也是一種進步趨勢。在人事檔案信息化管理行過程中，還要嚴格遵守相關法律法規。另外，可以通過開展知識培訓或者競賽的方式來提高職工對檔案管理知識的學習興趣，提高職工對檔案管理學習的參與性，這些都有助于提高人事檔案管理的水平。在實際工作中，要加強對檔案管理的全員參與模式，確保各部門都能夠積極配合資料的收集等工作。再者，要加大對檔案管理信息系統的檢查和升級，確保信息系統的可控性，加大對檔案實體的保護力度以及對電子檔案系統和網絡系統的監督力度，提高檔案資料的安全性。

（三）加強對人事檔案管理知識的宣傳

對于事業單位的職工而言，其檔案信息直接會關系到自身的利益，所以，事業單位必須高度重視人事檔案管理工作，并加強對檔案法等知識的宣傳，加強單位和個人的檔案管理認識，同時在管理工作執行過程中，還要嚴格遵守相關法律法規。在實際工作中，要加強對檔案管理的全員參與模式，確保各部門都能夠積極配合資料的收集等工作。再者，要加大對檔案管理信息系統的檢查和升級，確保信息系統的可控性，加大對檔案實體的保護力度以及對電子檔案系統和網絡系統的監督力度，提高檔案資料的安全性。

（四）提高信息系統的安全性和保密性

在加強人事檔案管理信息化建設的過程中，在提高其管理效率的同時還要加強對信息系統的額安全性和保密性管理。互聯網系統的應用本身就具有兩面性，所以，一定加強對信息系統的安全管理，確保系統的安全性，保證檔案資料信息的完整性和安全性，堅決杜絕信息泄露，有效保護工作人員的個人隱私。在實際工作中，一定要注意信息化建設過程中加強對保密性技能的應用，對檔案信息數據進行加密處理，避免信息的泄露。另外，還要加強人事檔案管理人員的培訓，提高職業素養，對于惡意泄露檔案信息的管理人員要從嚴處理，通過警示、經濟處罰以及開除公職等手段有效提高檔案信息的安全性，從而有效保證檔案管理信息系統的安全性。

結束語：

事業單位人事檔案管理關系到事業單位的長久發展，更關系到事業單位內部人才保護，今天的社會發展是以人為核心的發展，所以不斷完善事業單位人事檔案管理工作，是事業單位發展的必然要求。