高校檔案信息化建設策略探討

◎黃舒

信息化時代的一大特點是互聯網和數字化的廣泛應用，隨著信息化向高校普及，無紙化辦公成為時代發展的必然趨勢。檔案作為記錄高校發展歷程和各項關鍵信息的重要載體，對其的收集、整理、保存、傳遞等工作是高校工作的重中之重。因此，高校必須加強檔案管理的相關工作，在戰略高度重視檔案管理建設。在大數據環境下，信息化的引入對高校檔案管理帶來全新的發展機遇，同時由于互聯網存在一定的缺陷，也會為相關管理工作帶來挑戰。傳統檔案管理工作只需要注重紙質文件的整理保存，但會耗費大量的人力資源和空間資源。信息化檔案管理采用計算機對檔案進行批量管理，只需搜索關鍵字即可完成調檔和查詢工作，節約了人力物力，拓展了服務范圍，改善了服務效率，提高了檔案管理的質量和水平。但由于大數據技術對檔案管理人員知識水平要求較高，不規范操作可能引起電腦病毒和檔案丟失等風險，部分高校信息化軟硬件設施相對落后，還未構建對檔案信息化管理的全面認知，因此在實際操作的過程中，高校檔案信息化建設仍然存在不少阻礙，制約了檔案管理水平的提升。高校必須重視這些問題的解決，及時采取相關應對策略，為檔案管理打通信息化的道路，推動檔案管理體系的綜合建設。

一、提高信息化建設認知水平，加快基礎設施建設

檔案行業有別于其他信息管理行業，具有更高的復雜性和更低的容錯性，因此高校檔案信息化建設對人員管理素質和系統建設水平的要求也相對較高。隨著各個高校教育形式的多樣化，高校檔案管理內容逐漸復雜，包括了教學課堂、專業建設、學籍、教研等方面的管理。在傳統檔案管理體制中，高校主要依托檔案室完成檔案的記錄、整理、歸檔、調取工作。在實際檔案室管理工作中依然采用紙質的管理模式，信息保存形式也多為紙質檔案，容易出現失誤，對于檔案資料有效的再次利用存在漏洞，尤其在實際工作當中常存在各種問題，容易影響到檔案管理的高效發展。目前，高校檔案管理方式比較落后，學校支持和重視力度不夠，信息化建設欠缺，建設需求和管理層期望存在不平衡性，嚴重限制著檔案管理建設。

因此，檔案建設需要高校管理層的積極支持和配合，學校領導形成正確的檔案管理理念，在思想上轉變認識，帶頭組織檔案相關管理人員認真學習檔案管理文件規定，貫徹上級領導對檔案管理的工作要求，提高檔案信息化建設的認知水平。同時，高校要加大在檔案管理上的資金投入，設置專門的管理部門對檔案管理所需的硬件設備如計算機、打印機、掃描儀等進行采購，架設專門的校園局域網加強檔案內部管理，還要招攬專門人才隊伍建設本校的檔案管理系統，建立和完善高校檔案數據庫，對檔案進行信息化錄入，完成紙質檔案向電子檔案的轉換，為實現高效的數字化管理工作提供技術支持。

二、完善檔案信息化安全管理，做好隱私保密工作

目前，高校檔案管理工作在信息化時代下面臨較大挑戰，由于歷史因素影響，導致高校檔案室中工作人員缺乏相關檔案的專業知識和能力。通常學歷層次低、年齡較大，對于信息化操作的能力參差不齊，影響了檔案信息化建設的有效性。由于管理人員對檔案業務不熟練，在檔案信息化管理中容易出現各種問題，最為突出的是對檔案安全問題的妥善處理。雖然信息化建設的應用可以有效填補紙質檔案的不足，但不合理、不正當使用信息化系統會造成檔案數據不可逆的損失，尤其是檔案信息泄露，導致學生和教師個人隱私受到侵犯。

檔案信息關乎學校和個人的隱私安全，需要高校檔案管理在信息化建設的過程中保證數據的完整和安全性，加強對檔案數字化安全工作的完善，可從以下幾個方面進行：（1）采用數據加密技術。在檔案錄入的過程中，管理人員可對敏感重要的信息進行加密，根據檔案保密級別設置訪問等級，為每位用戶設置獨立登錄密碼，必要情況下可進行身份驗證，確保信息的安全性。（2）完善管理體系，進行專業培訓。高校在進行檔案信息化之前，要制定科學合理，細致嚴格的數字化信息管理規章制度，如設置雙值班制度，明確值班責任人，對調檔、歸檔工作進行操作記錄，規定檔案檢查周期等，同時要對所有檔案管理人員進行專業培訓，提高對軟硬件系統的操作熟練度，提高人員的管理素質。（3）加強系統維護，注意數據備份。在建立高校信息化檔案管理系統后，要安排專人進行檔案軟建和硬件管理系統的維護，如定期對管理檔案的計算機進行檢查維修，杜絕外來存儲設備的接入，為硬件設備標注安全等級，軟件系統要設置管理權限，防止外網接入等，降低造成病毒入侵和數據泄露的風險，確保檔案管理工作的隱私性和保密性。

三、樹立大檔案管理理念，實現檔案建設常態化

在大數據時代，檔案管理不再是傳統意義上單純的信息采集、錄入、保存、監管，檔案的范圍也從個人基本信息、成績單、獎懲記錄拓展到從學生多角度測評和學習過程評估等信息，檔案管理的多元化逐步加深，層次和維度也逐漸增多，加大了檔案管理的復雜度，但也讓高校學生檔案更加精細和立體。高校學生檔案在管理存在“兩頭堵”的現象，學生在入學和畢業之際才會進行檔案填寫工作，中間的很長一部分時間檔案處于暫停狀態，極易造成檔案信息丟失。高校需要將檔案管理融入日常教學管理過程，及時對學生的信息進行更新，讓檔案維護常態化，樹立“大檔案”的管理理念。

高校領導要重視檔案信息化建設的有效性、長久性，統籌規劃檔案信息化管理模式，建設信息網絡，建立大檔案、大信息化的良性發展。在檔案信息化建設中可選擇多部門協作建立綜合的數據庫運行系統，擴展資源應用范圍。高校應以需求為導向，不斷更新和充實檔案信息內容，提升檔案資源的利用率，增強校園檔案網站的安全性建設，并推動檔案信息產品專題的開發利用。例如在教學活動中，高校教師、學生、檔案管理人員都是檔案維護的主體，學生日常表現、心理變化，教師考核結果、評價意見等都需要及時和信息化檔案系統內容保持同步。同時，高校檔案管理工作還要利用信息化方便查詢的優勢，教師要及時了解學生的個人狀況，針對學生的學習情況和心理狀態調整教學方式，更新教學策略。此外，內容豐富完整的檔案有利于學生求職就業，可為后續發展提供參考。

總之，在大數據時代的大背景下，高校檔案建設信息化是必然趨勢，是提升高校管理工作質量，簡化管理結構，改善管理效率的關鍵手段。隨著信息技術與教育事業之間的相互融合，高校教學管理存在新的挑戰和發展機遇，檔案管理是教學管理的核心，應該受到高校的高度重視。高校應提高信息化檔案建設的認識水平，正視當前存在于檔案信息化建設進程之中的信息技術水平落后、檔案安全意識薄弱、缺乏專業人才隊伍、信息管理單一等一系列問題，在思想上樹立檔案科學管理的正確理念，在實際操作中注意細節化問題的妥善處理，持續推進檔案管理體系的構建，加強人員培訓和制度管理，在保證安全保密的前提下開拓“大檔案”的建設思路，將檔案管理融合教學管理的方方面面，培養一支高素質、新思想、嚴要求的檔案管理專業隊伍，提高高校檔案管理工作的質量和水平，為加強高校教育管理提供高效的發展道路。