信息時代高校檔案管理現代化的實施途徑探究

徐正輝

天津機電職業技術學院，天津 300350

一、信息時代我國檔案管理現代化的前進方向

（一）檔案信息化建設事業的進步。檔案現代化的核心就是檔案信息化。我國高校檔案管理信息化已經經過了三個核心時期，也就是初始萌芽時期、迅速發展時期、綜合發展時期。改革開放初，我國成立了國家檔案局科學技術研究所，表示我國檔案信息化管理事業開始。從此我國檔案管理不斷地發展，一直到了現在，在信息時代下檔案信息化建設和規范化建設已經在我國檔案管理工作中得到了關注，國家也發布了相關的文件和指導意見，促進了我國檔案信息化事業的迅速發展。從1996年，我國就在不斷地推進高校檔案信息化建設，高校檔案信息化管理一直被國家給予充分的重視，直到如今，信息化網絡技術獲得了普遍應用。國家明確提出了建設高校信息化檔案管理要求，并發布了相關文件促進這項工作進行。由此可知，黨和政府對于檔案管理現代化建設給予充分地關注，需要我們在新時代下必須要落實強化和完善檔案管理工作。即使在國家的統一領導下，高校檔案管理有確切的目標，但是仍然面對著巨大的挑戰，要落實黨和政府對檔案現代化管理的偉大目標，就必須要注重加強檔案管理的現代化能力。

（二）“十三五”檔案管理現代化發展戰略任務。“十三五”時期我國檔案事業的發展的綜合任務為：至2020年，大致完成以信息化為中心的檔案管理現代化，構建和全方位建成小康社會奮斗目標一致的、有效服務和支持國家管理的檔案事業發展體系。”之后，國家檔案局也頒發了相應的綱要，里面的發展目標和“十三五”時期的奮斗目標大致一樣。所以能夠得知，“十三五”國家檔案現代化事業的進步綜合目標為：“大致完成以信息化為中心的檔案管理現代化”，構建“服務國家管理和‘五位一體’建設的檔案室發展體系”其中著重表明信息化建設在我國檔案現代化建設中獲得了長期進步，然而也著重表明檔案信息化建設規模只是初具雛形。由此可知，高校檔案管理現代化事業發展還有很長的路要走、很久的戰要打，要讓高校檔案現代化事業獲得巨大的成就，必須要高校檔案人的共同努力，付出所有的智慧。

二、我國高校檔案管理工作里出現的問題存在的不足

（一）檔案管理人員的專業素養能力較差較弱。在高校檔案管理工作里面，檔案管理的整體素養能力決定了檔案管理工作的水平和檔案服務質量水平的高低。然而目前大多數的高校還是沒有注重檔案管理人員的專業能力，在聘選檔案管理人員過程中，聘任標準較低，然而伴隨社會的日漸進步，對檔案管理的需求不斷增加，專業素質不強足的管理人員無法擔任目前的檔案管理工作，并且也難以滿足信息時代高校檔案管理工作的要求。

（二）欠缺檔案管理標準體系不健全。即使某些高校已經落實檔案的信息化管理，然而還沒有構建健全的檔案管理標準體系，沒有依照信息化時代的特征完善相應的管理體系，檔案管理整體程序欠缺標準的要求，以及人員分工不科學，高校管理部門也沒有組織有關的管理培訓，使得目前高校檔案管理能力廣泛較低，還是有許多要求完善的內容，比如暫時還缺乏標準的部門立卷體系，也缺乏健全的管理設施。

（三）檔案管理工作效率不強不足。因為高校檔案管理程序非常麻煩，在信息時代應用以往的管理方法效率不高，要求管理人員對紙質文檔開展分類整理，每一學期都會有豐富的檔案內容，所以要求損耗大量的人力物力財力和實踐時間。大部分高校想要節約成本，通常會忽略基本設備的重要作用，使得最后的檔案管理效率無法獲得加強。

（四）缺乏健全的信息管理平臺。信息時代需要依靠信息技術管理平臺完成檔案資源的信息管理，這也是高校檔案管理信息化發展的重要方向。但是目前大多數高校都還未建立完善的檔案信息管理平臺，沒有實現智能化檔案管理系統，依然停留在人工管理的階段，導致檔案管理效率低且雜亂。信息時代對于實體檔案的儲備管理系統需求不斷提高，在工作的時候必須要嚴格依照檔案管理方法，應用計算機網絡來完成檔案信息化管理。但是目前部分高校由于缺乏完善的高校檔案管理專業化平臺，導致檔案信息化程序無法得到落實。

三、高校檔案管理現代化的實現渠道

（一）加強建設高素養、專業強的現代化檔案管理團隊。我們明確認識到，高校檔案管理信息化建設首要目標就是人的現代化，所以，加強管理人員的業務能力，建設專業化的管理團隊，是高校檔案管理邁向信息化的核心。人的現代化最重要的是管理能力的現代化，但是合理的管理觀念是現代管理素養的首要能力。在實踐工作過程里，要注重強化學校管理人員的科學管理觀念的培養，進一步加強綜合檔案現代化管理的標準和要求的認識，全方位把現代化觀念滲透在工作生活里。對于學校檔案管理干部，要建設合理管理觀念，能夠有效使用現代化合理的管理知識和能力解決各項工作，在員工的思想和行為上做好牽頭作用，及時歸納經驗，構建合理的管理體系，做好榜樣作用。管理信息化不僅是人的現代化，還是技術的現代化，技術的現代化要求有足夠的資金支持才可以有效完成。針對高校來看，在強化合理的管理觀念的時候，一定要擴大檔案現代化管理的支持，構建完善的合理的管理體系。并且還要加強學校檔案管理人員的自行學習和相互的溝通，注重加強管理技能和管理水平，從而滿足現代技術的發展需求，按時進行現代化管理和技術的專業培訓。在管理工作實踐過程中構建考核標準，構成考核激勵體系，從而保障管理人員維持高昂的學習熱情和帶頭的工作形式。不僅要加強自己的管理能力，要多走出去和引進來，加強資源共享，經驗分享，加強互幫互助，加強完善合理的管理觀念。

（二）完善高校檔案管理體系，加強工作效率。在信息時代，高校領導人員必須要注重檔案管理工作，要加強管理觀念，為有效地進行檔案管理工作打下穩固的基礎。在開展高校整體工作的時候，會出現豐富的檔案資料，這些資料包含了各方面的信息，需要妥善的儲存，這就要求高校領導改變管理理念，不僅要注重檔案管理工作，還要構建管理表主體系，以加強全體教師的檔案管理工作觀念，對于豐富的檔案資料，要用樂觀的心態和嚴謹的工作態度落實管理工作，并且還需要指導學生一起參與檔案資料的收集整理工作。此外高校管理部門需要給檔案管理工作配備新型的管理設施，完善目前的管理條件，加強管理措施，為檔案管理工作構建良好的條件，從而提高工作效率。

（三）建立健全信息管理平臺，構建智能化的檔案管理系統。信息時代導致高校檔案事業的管理模式逐漸發生轉變，開始逐漸由卷宗型轉變為數據密集型或兩者的密切融合。在大數據的基礎上完成合理的決策已經變為現代合理的管理的主要特點，云計算和人工智能已經變成檔案管理工作的有效科技，能夠為高校檔案管理和服務供給強大的技術支撐。所以一定要依靠計算機網絡來完成檔案信息化管理，建立健全高校檔案管理專業平臺。實現檔案信息化程序的落實，并且保證檔案信息繼承、審核程序標準、數據統一管理等程序的根本落實。建立高效檔案信息化專業平臺能夠讓檔案資料庫資源更加全面，使用計算機網絡可以有效節省人工調卷的處理周期和效率，不僅可以降低對原本的檔案資料的危害，還能夠幫助檔案原件進行妥善的儲存，有助于加強信息化系統的應用率，從而促進高校檔案現代化管理制度的構建，能夠及時地實現數據的更新，并且信息管理平臺還能夠實現智能查詢，減少人工成本的投入。

四、總結

根據上文可知，檔案管理現代化的實施是高校管理現代化建設的重要內容，在信息時代下，高校檔案管理部門和檔案工作人員，一定要落實黨和政府的相關要求，為高校檔案管理現代化建設貢獻自己的力量。