提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對策研究

谷春曉

（山東省鄒平市文化和旅游局，山東 鄒平 256200）

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，我國事業(yè)單位逐漸意識到運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)能夠提高工作效率，同時實現(xiàn)信息化平臺的搭建，線上信息系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)信息的快速處理，同時留存的處理記錄也方便后續(xù)的檢查監(jiān)督工作。文化旅游局所涉及到的各類檔案內(nèi)容較多，且分類繁雜，建立信息化管理系統(tǒng)提升檔案管理的信息化程度，可使后續(xù)的各項工作得以順利開展。

一、加強(qiáng)對信息化建設(shè)的重視程度，細(xì)分檔案管理類目

提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，首先需要正視信息化建設(shè)的重要性，檔案管理的信息化建設(shè)能夠在相應(yīng)工作開展之前通過檔案資料先行加以分析，為具體工作的開展提供資料幫助，在工作開展過程中也能提供數(shù)據(jù)支持，可提高事業(yè)單位的工作效率。

以文化旅游局這一事業(yè)單位為例，提升檔案管理信息化建設(shè)首先需要建立檔案分析系統(tǒng)對檔案內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如將檔案類目劃分為旅游板塊、公共文化板塊等各大板塊內(nèi)容，再將其進(jìn)行細(xì)化，如旅游板塊可細(xì)分為資源開發(fā)，非物質(zhì)文化遺產(chǎn)申報等內(nèi)容，而公共文化板塊也可以細(xì)化成公共設(shè)施建設(shè)、公共活動組織等內(nèi)容。將細(xì)分好的檔案內(nèi)容匯入檔案分析系統(tǒng)之中，系統(tǒng)自動進(jìn)行關(guān)鍵詞鎖定、順序排列等各方面信息處理工作，方便工作人員迅速提取所需檔案，同時能夠快速了解檔案重點(diǎn)內(nèi)容。細(xì)化檔案內(nèi)容能夠?qū)n案實現(xiàn)更有針對性的管理，也能夠更加細(xì)致的完成后續(xù)的信息化建設(shè)工作。

二、建立健全信息化機(jī)制

建立健全機(jī)制是完成信息化建設(shè)的前提，也是檔案管理信息化建設(shè)得以順利完成的保障，檔案管理工作大致可分為信息錄入生成檔案、檔案提取、以及檔案保管修改這三部分內(nèi)容，要求根據(jù)具體情況制定相應(yīng)制度。

一般來講，可采用兩種機(jī)制來規(guī)劃檔案管理工作，即分步管理方式以及檔案追蹤管理方式。分步管理方式指以上述劃分出的三部分檔案管理工作為主，對其實現(xiàn)分部管理，即有專人負(fù)責(zé)檔案提取，另外安排其他工作人員負(fù)責(zé)后續(xù)錄入新信息，此舉措強(qiáng)調(diào)分工合作，使檔案管理的各部分工作權(quán)責(zé)分明，管理過程更加清晰明了；而檔案追蹤管理則是由專人負(fù)責(zé)某一分類里檔案的全部管理工作，如負(fù)責(zé)旅游資源開發(fā)檔案的提取、日常管理等各方面工作，這一舉措強(qiáng)調(diào)檔案管理工作的完整程度，專人負(fù)責(zé)一個分類內(nèi)檔案的全部管理工作，其會對此部分檔案內(nèi)容更加了解，可提升檔案處理工作的效率。

三、強(qiáng)化工作人員專業(yè)程度

檔案管理的信息化建設(shè)工作除了要加強(qiáng)重視程度、完善機(jī)制建設(shè)，也要培養(yǎng)出專業(yè)的信息化管理人才，以此才能真正的提高檔案管理工作的質(zhì)量。強(qiáng)化工作人員專業(yè)化程度具體可從三方面著手，即試崗、專業(yè)化培訓(xùn)、以及加強(qiáng)激勵效果。

試崗這一舉措多在新進(jìn)員工中使用，在確定員工崗位前，可根據(jù)員工具備的專業(yè)知識、興趣及擅長方向、甚至性格特點(diǎn)來綜合考慮進(jìn)行試崗安排，如某新進(jìn)員工擅長地理科目，所學(xué)專業(yè)為地質(zhì)學(xué)，則可以安排其進(jìn)行“旅游開發(fā)”這一板塊檔案管理的試崗工作；專業(yè)化培訓(xùn)即對員工所在崗位所需的專業(yè)知識及技術(shù)進(jìn)行培訓(xùn)，包括檔案管理軟件的使用方式，提高對檔案內(nèi)容專業(yè)知識的了解等；加強(qiáng)激勵效果的主要目的在于讓員工自覺提高自身專業(yè)化知識及技能，可以采取舉辦專業(yè)化技術(shù)比拼、設(shè)置優(yōu)秀員工獎勵等方式來達(dá)成此目的。

四、結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)

檔案管理的現(xiàn)代化信息建設(shè)離不開現(xiàn)代信息技術(shù)的使用，使用現(xiàn)代信息技術(shù)能夠讓檔案處理過程更加簡單高效，同時也能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的透明化，便于監(jiān)督工作的開展，以及對某項工作查找相關(guān)檔案信息等。

可建立一個局域信息網(wǎng)，分別設(shè)置檔案人員管理窗口，單位其他員工查找相關(guān)資料窗口，上級檢查監(jiān)督窗口、以及可公示給網(wǎng)站游客的窗口等。傳統(tǒng)的檔案管理工作為紙質(zhì)檔案歸檔管理，提取及修改檔案都需要人工親身進(jìn)行，而建立現(xiàn)代化信息檔案可將此部分轉(zhuǎn)移到線上進(jìn)行，檔案管理人員與上層檢查監(jiān)督人員要建立信息交互通道，讓其能夠完成上傳下達(dá)工作，實現(xiàn)信息處理透明化，提高工作及監(jiān)督效率。

五、結(jié)束語

綜上所述，若想實現(xiàn)檔案管理工作的信息化發(fā)展，首先需要正視信息化建設(shè)的重要性，在此基礎(chǔ)上建立分析系統(tǒng)，進(jìn)行檔案分類細(xì)化工作；其次需要建立起與信息化建設(shè)相匹配的管理機(jī)制，并強(qiáng)化相關(guān)工作人員的專業(yè)知識，使其掌握更先進(jìn)的檔案管理技術(shù)；最后，要選擇適合的信息軟件進(jìn)行線上管理系統(tǒng)的搭建，以此落實各部分工作，真正的提升檔案管理的信息化水平。