提升事業單位檔案管理信息化建設的對策研究

谷春曉

（山東省鄒平市文化和旅游局，山東 鄒平 256200）

隨著信息技術的發展，我國事業單位逐漸意識到運用先進的信息技術能夠提高工作效率，同時實現信息化平臺的搭建，線上信息系統能夠實現信息的快速處理，同時留存的處理記錄也方便后續的檢查監督工作。文化旅游局所涉及到的各類檔案內容較多，且分類繁雜，建立信息化管理系統提升檔案管理的信息化程度，可使后續的各項工作得以順利開展。

一、加強對信息化建設的重視程度，細分檔案管理類目

提升事業單位檔案管理信息化建設，首先需要正視信息化建設的重要性，檔案管理的信息化建設能夠在相應工作開展之前通過檔案資料先行加以分析，為具體工作的開展提供資料幫助，在工作開展過程中也能提供數據支持，可提高事業單位的工作效率。

以文化旅游局這一事業單位為例，提升檔案管理信息化建設首先需要建立檔案分析系統對檔案內容進行細分，如將檔案類目劃分為旅游板塊、公共文化板塊等各大板塊內容，再將其進行細化，如旅游板塊可細分為資源開發，非物質文化遺產申報等內容，而公共文化板塊也可以細化成公共設施建設、公共活動組織等內容。將細分好的檔案內容匯入檔案分析系統之中，系統自動進行關鍵詞鎖定、順序排列等各方面信息處理工作，方便工作人員迅速提取所需檔案，同時能夠快速了解檔案重點內容。細化檔案內容能夠對檔案實現更有針對性的管理，也能夠更加細致的完成后續的信息化建設工作。

二、建立健全信息化機制

建立健全機制是完成信息化建設的前提，也是檔案管理信息化建設得以順利完成的保障，檔案管理工作大致可分為信息錄入生成檔案、檔案提取、以及檔案保管修改這三部分內容，要求根據具體情況制定相應制度。

一般來講，可采用兩種機制來規劃檔案管理工作，即分步管理方式以及檔案追蹤管理方式。分步管理方式指以上述劃分出的三部分檔案管理工作為主，對其實現分部管理，即有專人負責檔案提取，另外安排其他工作人員負責后續錄入新信息，此舉措強調分工合作，使檔案管理的各部分工作權責分明，管理過程更加清晰明了；而檔案追蹤管理則是由專人負責某一分類里檔案的全部管理工作，如負責旅游資源開發檔案的提取、日常管理等各方面工作，這一舉措強調檔案管理工作的完整程度，專人負責一個分類內檔案的全部管理工作，其會對此部分檔案內容更加了解，可提升檔案處理工作的效率。

三、強化工作人員專業程度

檔案管理的信息化建設工作除了要加強重視程度、完善機制建設，也要培養出專業的信息化管理人才，以此才能真正的提高檔案管理工作的質量。強化工作人員專業化程度具體可從三方面著手，即試崗、專業化培訓、以及加強激勵效果。

試崗這一舉措多在新進員工中使用，在確定員工崗位前，可根據員工具備的專業知識、興趣及擅長方向、甚至性格特點來綜合考慮進行試崗安排，如某新進員工擅長地理科目，所學專業為地質學，則可以安排其進行“旅游開發”這一板塊檔案管理的試崗工作；專業化培訓即對員工所在崗位所需的專業知識及技術進行培訓，包括檔案管理軟件的使用方式，提高對檔案內容專業知識的了解等；加強激勵效果的主要目的在于讓員工自覺提高自身專業化知識及技能，可以采取舉辦專業化技術比拼、設置優秀員工獎勵等方式來達成此目的。

四、結合現代信息技術

檔案管理的現代化信息建設離不開現代信息技術的使用，使用現代信息技術能夠讓檔案處理過程更加簡單高效，同時也能夠實現檔案信息的透明化，便于監督工作的開展，以及對某項工作查找相關檔案信息等。

可建立一個局域信息網，分別設置檔案人員管理窗口，單位其他員工查找相關資料窗口，上級檢查監督窗口、以及可公示給網站游客的窗口等。傳統的檔案管理工作為紙質檔案歸檔管理，提取及修改檔案都需要人工親身進行，而建立現代化信息檔案可將此部分轉移到線上進行，檔案管理人員與上層檢查監督人員要建立信息交互通道，讓其能夠完成上傳下達工作，實現信息處理透明化，提高工作及監督效率。

五、結束語

綜上所述，若想實現檔案管理工作的信息化發展，首先需要正視信息化建設的重要性，在此基礎上建立分析系統，進行檔案分類細化工作；其次需要建立起與信息化建設相匹配的管理機制，并強化相關工作人員的專業知識，使其掌握更先進的檔案管理技術；最后，要選擇適合的信息軟件進行線上管理系統的搭建，以此落實各部分工作，真正的提升檔案管理的信息化水平。