信息化背景下文書檔案管理的創(chuàng)新策略

賈麗麗

（天津國(guó)投津能發(fā)電有限公司，天津 300480）

文書檔案作為重要的參考信息，想要實(shí)現(xiàn)檔案的長(zhǎng)期保存、高效管理和快速查詢，節(jié)省檔案存放空間，這就需要加強(qiáng)對(duì)文書檔案的管理，創(chuàng)新文書管理的方式方法，切實(shí)有效的提升文書檔案的整體利用率。可以說(shuō)，在信息化背景下，信息技術(shù)的持續(xù)快速化發(fā)展，為文書檔案管理工作創(chuàng)新提供了可能，也在很大程度上優(yōu)化了檔案管理成效。為更好的提升以及夯實(shí)文書檔案管理質(zhì)量，有必要把握信息時(shí)代的發(fā)展特征，最大程度提升文書檔案的整體應(yīng)用實(shí)效。

一、傳統(tǒng)文書檔案管理中突出存在的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題

在信息化時(shí)代背景下，為深入全面的做好文書檔案管理工作，不斷提升文書檔案管理的整體成效，更好的推動(dòng)檔案管理工作的高效化發(fā)展，應(yīng)該精準(zhǔn)全面的剖析文書檔案管理匯總突出存在的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，積極采用高效且科學(xué)化的檔案管理措施，最大程度提升檔案管理實(shí)效。在傳統(tǒng)時(shí)代下，文書檔案管理中存在著較為突出的問(wèn)題，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）資源共享難。傳統(tǒng)的文書檔案在管理實(shí)踐中，資源共享的難度是比較大的。比如很多文書檔案無(wú)法實(shí)現(xiàn)快速化的網(wǎng)絡(luò)共享，這就使得文書檔案的整體利用率相對(duì)比較低，很難真正實(shí)現(xiàn)其高效利用。同時(shí)，在存儲(chǔ)管理的過(guò)程中，傳統(tǒng)文書檔案可能需要比較大的空間，也需要比較大的人力物力財(cái)力等。

（二）傳統(tǒng)文書檔案的安全性能不高，容易發(fā)生丟失。在傳統(tǒng)文書檔案的管理過(guò)程中，因其特殊性，使得文書檔案極容易發(fā)生受潮霉變等問(wèn)題，也容易產(chǎn)生比較大的安全問(wèn)題。比如因人為管理不善等，使得文書檔案極容易發(fā)生丟失等。

（三）分類管理困難大，整體應(yīng)用成效不高。在傳統(tǒng)文書檔案的管理過(guò)程中，因其體量龐大，數(shù)量較多等，使得文書檔案的分類管理工作相對(duì)比較難。特別是在文書檔案的應(yīng)用環(huán)節(jié)中，可能需要進(jìn)行大量的翻閱工作，才能夠進(jìn)行充分的應(yīng)用，這必然會(huì)直接影響著文書檔案的整體應(yīng)用實(shí)效。

二、信息化背景下文書檔案管理的創(chuàng)新策略

在信息化背景下，為更好的提升文書檔案的管理實(shí)效，也為了不斷優(yōu)化文書檔案的整體利用率，應(yīng)該精準(zhǔn)而全面的把握文書檔案的特征，積極采用高效且科學(xué)的創(chuàng)新策略。

（一）積極建構(gòu)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)高效信息化管理

在信息化背景下，為進(jìn)一步夯實(shí)文書檔案的管理工作，必須結(jié)合工作實(shí)踐，行之有效的構(gòu)建高效化的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)高效化的信息管理。文書檔案的類型是較為多樣化的，它的數(shù)量種類也比較龐大。在文書檔案的管理過(guò)程中，應(yīng)該充分全面的建構(gòu)完善化的信息系統(tǒng)，最大程度提升其信息管理成效。一方面，在文書檔案管理中，應(yīng)該依托于信息技術(shù)手段，行之有效的構(gòu)建計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，將文書檔案管理的相關(guān)內(nèi)容等納入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，切實(shí)有效的提升檔案管理的整體成效。依托于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)模塊化管理以及自動(dòng)化管理，也能夠有效降低人為管理的不足以及漏洞。另一方面，在文書檔案管理中，應(yīng)該不斷優(yōu)化信息系統(tǒng)的整體性能，切實(shí)豐富它的整體功能。比如為更好的提升其應(yīng)用實(shí)效，可以增設(shè)一些相關(guān)的功能，如查詢系統(tǒng)、檢索系統(tǒng)等等，通過(guò)快速且高效化的檢索等來(lái)實(shí)現(xiàn)快速化的應(yīng)用。

（二）完善信息化管理制度，明確工作責(zé)任機(jī)制

在信息時(shí)代下，為切實(shí)提升文書檔案管理實(shí)效，應(yīng)該充分全面的搭建完善化的制度體系，切實(shí)有效的明確其工作機(jī)制。一方面，信息時(shí)代下的文書檔案管理工作是一項(xiàng)全新的工作，與傳統(tǒng)文書檔案管理存在著顯著的區(qū)別。為進(jìn)一步推動(dòng)文書檔案管理的高質(zhì)量開展，有必要結(jié)合工作實(shí)踐，積極搭建完善系統(tǒng)化的管理制度，以清晰化的制度流程來(lái)確保文書檔案管理的深入推進(jìn)，切實(shí)有效的提升文書檔案管理的整體應(yīng)用實(shí)效。比如在文書檔案管理中，要積極建構(gòu)完善化的規(guī)章制度，要引導(dǎo)相關(guān)人員嚴(yán)格按照制度來(lái)科學(xué)辦事，杜絕出現(xiàn)違規(guī)行為。另一方面，在文書檔案管理的實(shí)踐中，還應(yīng)該積極明確工作責(zé)任機(jī)制，將相關(guān)人員的工作職責(zé)進(jìn)行精細(xì)化的切分，確保他們能夠在各自的工作崗位上各司其職、各負(fù)其責(zé)，最大程度保障文書檔案管理的成效，避免出現(xiàn)文書檔案管理漏洞、缺陷以及其他相關(guān)問(wèn)題等。

（三）加強(qiáng)訪問(wèn)權(quán)限管理，切實(shí)提升安全水平

在信息時(shí)代背景下，文書檔案在管理以及統(tǒng)籌運(yùn)行的過(guò)程中，或多或少會(huì)存在著較為突出的問(wèn)題，尤其是它的安全問(wèn)題是較為嚴(yán)峻的。比如在文書檔案的存儲(chǔ)過(guò)程中，可能會(huì)因?yàn)楦袷藉e(cuò)誤而造成丟失，也可能會(huì)因?yàn)樵趥鬏斶^(guò)程中的錯(cuò)誤等繼而產(chǎn)生其他的問(wèn)題，還可能會(huì)在應(yīng)用過(guò)程中，被人為復(fù)制或者竊取等。為此，在文書檔案，尤其是核心檔案的管理中，要全方位加強(qiáng)訪問(wèn)權(quán)限的管理，不斷夯實(shí)以及提升文書檔案管理力度。依托于高效化的訪問(wèn)權(quán)限，可以明確不同級(jí)別人員的具體使用權(quán)限，能夠進(jìn)一步推動(dòng)文書檔案的高質(zhì)量推進(jìn)。此外，在管理過(guò)程中，還應(yīng)加強(qiáng)防火墻設(shè)置等，有效規(guī)避外部不良訪問(wèn)行為。

（四）配置高素質(zhì)人員，提升人員信息素養(yǎng)

在文書檔案管理的實(shí)踐過(guò)程中，管理人員是非常重要的參與主體。為更好的提升文書檔案管理力度，有必要科學(xué)全面的配置高素質(zhì)的管理人員，同時(shí)還應(yīng)該切實(shí)提升管理人員的信息素養(yǎng)。一方面，應(yīng)該建構(gòu)完善的培訓(xùn)體系，切實(shí)提升他們的信息化能力，引導(dǎo)他們能夠科學(xué)靈活的運(yùn)用文書檔案管理系統(tǒng)。另一方面，還應(yīng)該不斷引入以及配置高素質(zhì)的文書檔案管理人才，積極提升他們的工作價(jià)值以及個(gè)人價(jià)值，促使他們證實(shí)檔案管理工作。

三、結(jié)論

在信息時(shí)代背景下，為切實(shí)有效的提升文書檔案管理力度，也為了更好的提升文書檔案管理實(shí)效，必須結(jié)合信息環(huán)境的實(shí)際特征，積極有效的創(chuàng)建高效化的文書檔案管理系統(tǒng)，最大程度提升文書檔案管理質(zhì)量，更好提升文書檔案的應(yīng)用率。