新時期加強政府檔案管理工作的思考

喬劍峰

（中共圍場滿族蒙古族自治縣委宣傳部，河北 承德 068450）

一、政府檔案管理的必要性

目前人類社會發展與進步的標志之一就是有了社會文明的出現，而檔案則是社會文明需求下的產物。檔案的記錄來源于真實的歷史發生，清晰的記錄了人類社會發展的腳印。而現代社會的檔案則是由點及線，由線成面，橫縱維度結合的記錄了國家社會各個領域的發展與成果。檔案從環境因素、經濟因素、文化因素、科技因素，多角度地整理了國家不同要素的成長痕跡，逐步成為社會各組織單位制定方針政策、計劃目標的重要依據與憑證。

檔案的存在是全人類智慧文明的寶藏，以國家為單位，政府機構加強對于檔案的高效管理，是國家社會文化建設的基礎性要求，更是國家文化領域，經濟領域等多維度建設的助力性舉措。對內來說，檔案的有序全面管理是城市建設，群眾普查與管理，各單位信息互通的最佳捷徑之一，各社會單位可以便捷精準的整理人口信息，群眾個體情況，在醫療，就業等多領域與社會企業及學校教育取得緊密的聯系，讓檔案信息不會出現斷層與遺錯。

二、政府檔案管理目前遇到的困難

（一）信息時代的沖擊

受市場環境及文化環境因素影響，互聯網以勢不可擋的姿態入駐了大部分社會領域。信息爆炸時代的來臨，有相當一部分社會工作轉變為線上作業，傳統的圖文影音樣式的檔案存檔與管理逐步轉變為電子檔案及管理。這一轉變是時代的選擇，是信息時代的必然產物，但由于電子檔案尚處在發展期，相對不夠成熟完善，導致在電子檔案管理上出現了很多漏洞。如何提高電子檔案的管理和安全性迫在眉睫。

（二）檔案管理人員流失與能力不足

檔案管理目前所需的仍是人工化的操作做為筑基性輔助，但由于部分管理人員對于電子檔案的信息管理認識有所欠缺，進步緩慢，導致電子檔案的線上管理存在人為的短板。在檔案管理這一社會職責環節存在人員缺口問題，以及人員技能熟練度的問題。

（三）新型操作模式的限制

在互聯網效應的推動下，社會文化建設增強了受眾群體的參與度與互動感。這樣多對一新模式下的檔案管理則出現了滯塞與分歧。傳統模式下的檔案管理仍具有極高的影響力，也是大部分受眾群體的首選模式，但政府正在經歷傳統檔案管理轉變為電子檔案管理的關鍵性階段，如何維持受眾群體與政府檔案管理的平衡，及互利共贏則成為了新模式下檔案管理的限制與突破口。政府管理需要更好的服務于民，服務于社會，更是要從社會的反饋中吸取經驗與教訓，去引導受眾群體協同發展。

三、政府檔案管理的措施與應對

（一）扎實檔案管理的基本功

檔案的管理需要在檔案全面、有效及實時的基礎上進行。要從檔案的收集上狠抓管理，不能單一的、簡單而片面的進行收集，而是要從多樣化的資源和信息中豐富檔案的基本信息，據實記錄信息原貌及要素，以避免檔案信息流暢性的卡頓與完整度的斷層。收集檔案信息不僅要注重量，更要注重質。在質量的深度和廣度上下功夫，讓檔案信息多元化、豐富化，全面反映事實信息并存檔記錄，只有收集的檔案具有意義與啟發性，才可以進一步去推動檔案管理的務實性。

在檔案收集的基礎上，如何有效的梳理檔案是檔案管理的重中之重。信息的復雜性及多重性導致檔案的信息元素和基數都十分龐大，要對檔案進行分門別類的整理，同元素的信息要有序的整理到一起，按照不同元素的特性，根據時間、重要性等多角度篩選條件進行最終的排序處理。科學的檔案管理既能方便檔案信息的倒推和反查，又能更好的服務于大眾及各單位社會群體及個人。

（二）檔案管理的電子化、信息化、聯網化

只有在完善檔案管理的基本要素的前提下，才能進一步完成檔案管理的信息開發和利用。政府的檔案管理要做到精準、及時，同時要服務于社會及單個受眾群體。電子化、信息化、聯網化的檔案管理在現代社會文明具有里程碑式的改革意義。受眾群體可以通過網絡去查詢個人的基本信息，實時跟蹤政策變化，更能對政府檔案管理工作進行監督和反饋。

這一新時代的發展要求，促使政府的檔案管理工作電子化的完善工作需要盡快提上日程。要求基層的服務人員熟練掌握電子檔案管理的新技能，準確操作，任何的問題和弊端也要及時的反映到管理工作中來，提高服務意識和風險意識，同時加強對受眾群體的宣傳工作，引領受眾群體規范化操作，同步完成檔案管理的新模式轉變。

四、結語

新時期，新的思考。政府檔案管理工作是一項系統性極強的社會性變革作業。于政府自身而言，新模式的檔案管理是社會發展的需求，政府需要通過理念意識的轉變去迎合這一需求。提高自身的服務意識與服務方式，改變自身的服務結構。將主動吸收信息元素繼續發散為開放式接收各渠道的信息，科學建檔，將檔案意識滲透到受眾群體當中，從而形成一個良性的非閉合式循環。政府檔案管理于整個社會而言，高端的檔案管理是整個社會秩序高速運行的基石。檔案管理的精簡與改革，將拉動了整個社會精神文明建設的穩步提高，更是進一步側面推動了市場經濟建設，城市信息建設的發展。政府檔案管理作為國家內部的核心力量之一，全方位添彩于國家建設的宏偉藍圖。