談談檔案管理科學化的路徑

魏超

（河北省淶源縣自然資源和規劃局，河北 淶源 074300）

一、目前我國的檔案管理體系存在的不足

（一）檔案管理制度不夠健全

在很多人看來，檔案管理工作不具有實際意義，所以工作人員也只是應付了事，而沒有根據規定的流程完成任務。在很多地方，檔案管理就是工作人員的個人極記憶，即便付出了實際行動，也沒有按照相關的規定進行歸檔和保存。制度的不健全主要表現在缺乏規范，只有用制度和規范進行約束，才能夠推動檔案管理實現科學化和先進化。

（二）檔案管理員素質有待提高

在實際工作中，檔案管理工作并沒有得到應有的重視，檔案管理員也因此成為一個邊緣職業，單位在安排人員對檔案進行管理的時候都表現地比較隨意，常常會安排一些年紀比較大、不適合在原來的工作崗位上繼續勞動下去的人來管理檔案，這些人對現代技術的利用水平大多比較低，檔案管理技能和水平也一直停滯不前。再加上對檔案管理工作沒有正確的認識，不知道檔案管理的意義和目的是什么，也不知道如何做好歸納和整理，久而久之就導致檔案管理工作一團糟。所以說，檔案管理人員的素質有待提高。

（三）檔案利用率不高

從我國目前的檔案管理現狀來看，大多數檔案被保存下來之后很少被啟用，這導致檔案的利用率非常低。許多地方的檔案館都是封閉的，外來人員很難進入其中，更別說查詢相關信息了。即便對外開放，也只是開放一部分檔案，想要進行細致查詢還是有一定難度的，這樣一來檔案的意義便不復存在，其價值無法得以體現。檔案存在的意義在于利用過去的資料解決當下的問題，亦或是對未來做出合理化的預測，倘若這些檔案無法得到利用，那么它的存在就是沒有意義的。

二、提高檔案管理科學化水平的路徑

（一）給予檔案管理足夠的重視

就一個單位而言，要提高全員對檔案管理工作的重視程度，領導層首先要起到示范作用和主導作用，建立健全單位內部的檔案管理機制，并將責任落實到個人。對于專門的管理部門，要強化對工作人員的培訓，幫助他們樹立正確的管理觀念，用心完成檔案管理工作，避免出現紕漏，提高檔案管理工作的科學化、規范化程度。檔案管理工作流程復雜、任務繁多，為此需要各個部門的配合。為此，要提高全員參與熱情，鼓勵全體員工在日常的工作學習中自覺的保存資料，降低檔案管理人員的工作壓力。

（二）建立健全檔案管理制度

高水平的管理有賴于制度的規范，隨著時代的發展，檔案管理模式也得到了相應的轉變。要想做好這一工作，就必須制定一系列的規范來對檔案管理人員進行約束，細化對入檔的范圍、內容、方式、環節的規定，盡可能地做到面面俱到，不留漏洞，對檔案的入檔、存檔以及出檔進行明確的規定，建立科學有序的管理模式。在科學技術高度發展的情況下，檔案的管理工作也要順勢而行，對傳統管理模式進行大刀闊斧的改革，對空白處進行補充和完善。

（三）采用新技術進行檔案管理

時代的進步帶來了大批嶄新的技術，要想做好檔案管理工作，就需要對技術進行及時更新，采用更加現代化的模式進行管理。充分利用網絡技術、云技術對現有管理模式進行改進，用技術推動管理工作的進步，保證檔案得到安全的保管。與此同時，還要有效利用多媒體、電子文本等媒介，轉變傳統的紙質存儲方式，將信息輸入到更為穩定的環境中。

（四）強化人員培訓，提高管理者的素質

要想做好檔案管理工作，就要培養一支水平高、技術強的管理隊伍。為此，需要對從業人員進行定期或不定期培訓教育，讓他們意識到檔案管理的重要性，意識到自己肩負的責任，這樣才能保證在實際工作中認真負責。為此，要從兩個方面對管理人員進行培訓。首先，要幫助他們提升業務素質，了解檔案管理的基本知識，具備相應的能力，在此基礎上提高對新技術的應用程度，在制度規范下對檔案進行管理。此外，要進一步提升檔案管理人員的責任意識，推動他們全身 心地投入到這項工作中。

（五）樹立檔案管理的先進理念，健全完善檔案的管理機制

檔案管理的先進理念，是檔案管理工作能夠更加系統化、先進化、科學化以及實時化的依據。科學技術作為管理機制的保障，健全完善的管理機制為基礎。應當把建設檔案管理機制作為工作的重點，將“健全制度、規范管理、方便利用”的管理機制構建起來。

（六）提升檔案管理從業人員的各項素質

檔案管理從業人員的科學化水平，會直接影響著檔案管理的科學化水平能否提升的關鍵。檔案管理工作的性質在于，從業人員應該具有專業性、科學性、先進性的管理意識。所以檔案館應該擁有著高素質的從業人員，這樣才能循序漸進的有所提高，否則會制約科學化的進程。應該根據部門工作計劃和自身特點，針對性地對從業人員進行技能知識的培養，將工作的重點突出，才能更好地適應檔案管理科學化的提升，熟練地掌握相關的法律法規，深入了解行業執行標準，將自身的工作能力得到有效的提升，可以熟練的應用各種現代化的手段提升檔案管理的科學化水平。

（七）提高檔案標準化建設，提升檔案管理的效率

應該建立起更加專業的檔案綜合管理室，并且要配置具有專業素質的管理從業人員，提升對管理從業人員的監督指導力度，以保障從業人員能夠根據規范的標準進行操作。從業人員還應當具有嚴謹的工作態度，及時準確的進行檔案工作的審判，將檔案資料保存完整以便更好地移交。還有就是要對檔案有針對性的實施管理，以確保能夠及時準確提升檔案管理的效率。

總之，應當定期地對檔案管理工作成效做出檢查，特別是資料上的變動應該及時的更正。經常組織工作人員對檔案整理的規范、完整做出及時的檢閱和更正。定時定期地對檔案管理工作實施全面性的考核，對于檔案管理工作處理的好的部門應該給予一定的獎勵，但是有問題的部門就要做出批評和糾正，才能有效地保障管理工作的規范化、秩序化、科學化。