數據分析型矩陣管理模式在大型審計項目中的應用

韓康生 范海嘯

一、數據分析型矩陣管理模式在大型審計項目中的可行性

（一）什么是矩陣管理模式

矩陣管理模式也稱系統式或多維式管理，主要是將管理部門分為兩種，一種是傳統的職能部門，另一種是為完成某一項專門任務而由各職能部門派人聯合組成的專門小組，并指定專門負責人領導，任務完成后，該小組成員就各回原部門。如果這種專門小組有若干個的話，就會形成一個為完成專門任務而出現的橫向系統。這個橫向系統與原來的垂直領導系統就組成了一個矩陣，因此稱矩陣管理（見圖1）。這種矩陣結構，又稱規劃—目標結構。參加這一“規劃—目標”組織的成員，既接受某項專門任務小組領導，又受原職能部門領導。

矩陣結構更適用于復雜的管理任務，是一種更加適合管控大型項目的組織架構，可以實現對管理項目更多行政資源、專業資源的投入。其在應用中主要有以下優勢。

1.矩陣結構構建了橫向、縱向的組織結構，促進了橫向項目管理人員的信息共享和溝通，提供橫向交流平臺，加強不同職能部門之間溝通協調，同時又強化縱向層級部門之間的信息反饋，有利于提高工作效率，建立良好溝通機制，加快解決項目管理各環節、各階段存在的問題。

2.矩陣式管理具有較強的靈活性和適應性，根據管理任務需要，組織結構及職能劃分可進行調整，把常設機構與臨時機構結合起來，臨時機構在特定任務完成后即撤銷，既發揮職能機構的作用，又使行政組織與變化的環境相協調。

3.能有效配置有限的人力資源、專業資源。不同部門、不同技能、不同背景的人分布在矩陣式管理中的不同環節，人員調配靈活，隨著項目的變化與需要而流動，實現專業互補，提高效率。

圖1

（二）大型審計項目傳統管理模式面臨的挑戰

大型審計項目是指由軍委審計署統一組織、各級審計機關上下聯動，集中三級審計機構力量，統一目標、統一部署、統一實施，在全軍或較大范圍共同開展的審計項目，往往覆蓋多個地區、多個部門、多種業務。大型審計項目一般具有以下特點：一是規模大，不僅指被審計單位經濟體量大，也包括審計項目涵蓋的時間、空間跨度大，審計地點呈現分散化、異地化，這導致審計項目組織的邊界被擴大，對審計項目組織管理帶來挑戰。二是審計內容和范圍廣，大型審計項目涉及行業領域多差異大，增加審計難度，除了合規性審計，審計人員還必須注重揭示查處重大違規違法問題，揭露深層次矛盾和潛在風險。三是信息海量，信息系統差異大。這些特點，都為傳統審計管理模式帶來巨大挑戰。

1.數據分析職能弱化。在傳統審計中，審計項目組織管理主要采用“直線職能式”，其最明顯的缺陷就是信息反饋和交流機制不健全，信息傳遞路線較長，反饋較慢，這種管理模式下信息縱向層層傳遞難以應對審計面臨的海量信息數據分析需求和審計環境與情況變化。同時，在傳統審計組織管理模式下各分項目審計小組往往采取單兵作戰方式，只對各自負責的任務和業務實施分散核查，再將審計證據和數據匯總到大項目審計組，各審計小組之間難以進行信息溝通、相互交流和經驗學習，容易形成信息“孤島”，導致核查收集的數據不具有橫向可比性，因而不能對數據進行集成分析，發現共性問題，這或許將造成審計盲區。

2.集權與分權的矛盾。大項目組織方式審計集權度高，通過“五個統一”：即統一工作方案、統一組織領導、統一標準口徑、統一審計報告、統一審計公告，實現審計工作高度統一，以充分整合人力資源，發揮整體合力。但是，這樣容易造成審計工作缺少彈性和靈活性，使審計人員產生依賴和服從，消極等待工作任務，不利于充分調動審計人員的積極性、主動性和創造性。

（三）數據分析型矩陣管理模式在大型審計項目中的優勢

相較于傳統審計管理模式，在大型項目審計中矩陣式結構是一種更適合的組織結構，數據分析型矩陣管理面向多變的環境因素、大量不確定信息以及財務和人力資源受限的組織，平衡審計目標和審計人員專長，進行統籌規劃。這種管理模式，要求在橫向上建立三級數據分析平臺。一是在審計中心層面建立審計數據分析中心，主要任務是整合各業務審計組提交的業務數據并根據各審計組提出的需求對數據進行深入挖掘和關聯分析，將結果反饋給審計組。二是在業務審計組層面成立數據分析組，根據被審計單位具體情況和業務需求開展針對性的數據采集與分析，并及時將有價值的數據反饋給數據分析中心。三是在審計成員層面組織小型數據分析團隊，通過職業判斷迅速完成數據采集和個性化分析。

在審計實施中，審計組通過三級數據分析平臺開展高效率的“頭盔式審計”，即通過信息采集傳輸和數據分析來發現疑點并準確定位，再通過審計查證精準打擊，最后反饋信息，數據分析平臺總結審計發現問題的共性，提出意見建議，形成審計經驗方法，完成預期任務。見圖2。

圖2

二、數據分析型矩陣管理模式在大型審計項目中的構建

（一）計算機審計環境的搭建

搭建一個與數據分析平臺相配套的計算機運行環境、軟硬件環境和完整的基礎建設，是開展數據分析型矩陣管理模式的堅實基礎。搭建計算機審計環境的主要目的是保障審計數據的采集分析和分發匯總、審計信息的交流與反饋、審計指令的下達與傳遞，保證在縱向上審計組與上級審計機構之間、現場審計與非現場審計之間的指令和信息傳遞，在橫向上各業務審計組之間、數據分析團隊之間、審計組和數據分析平臺之間的信息交流和共享，以防出現各自為政和信息“孤島”的現象，減少審計盲區。計算機審計環境主要是局域網搭建和互聯網搭建，局域網面向被審計單位的各類信息系統，是審計人員針對性采集和快速分析被審計單位原始信息的環境基礎，是現場審計查證人員和數據分析團隊信息交流傳遞的平臺。互聯網為數據分析人員之間和各業務審計小組之間提供信息交流共享的通道，審計人員按照認證權限通過互聯網訪問審計專網，在異地就能進行信息及時溝通共享。

（二）人員配備和分組

矩陣管理的一個優勢就是能打破業務部門統一調配審計力量，有效合理地配置有限的審計資源，使審計組成員知識結構和審計技巧有機結合，同時相互之間還能互相學習，取長補短，交流經驗心得，有助于揭示問題和提高審計質量。審計組人員配備主要分為以下四類：一是計算機專業背景的人員，負責審計現場環境搭建和維護，提供技術服務；二是熟悉計算機審計的不同專業骨干人才，負責對具體審計業務信息數據的采集分析；三是不同審計業務處室相關負責人，具備長期組織管理等工作經驗，負責對具體審計業務的綜合指導；四是具備一定審計經驗的審計人員，在長期審計工作中積累了大量實踐經驗，在業務執行中重點突破，精準打擊。

審計成員的分組主要分為縱向上的審計業務組和和橫向上的數據分析組，四類審計人員共同組成審計業務組，而前兩類審計人員又組成了各業務審計組中的小型數據分析團隊，各小型數據分析團隊通過矩陣橫向組織管理又構成了整個數據分析組，數據分析組負責人由審計機構指派，數據分析組主要負責被審計單位原始數據的采集整理，同時接受審計成員對審計數據分析的需求，開展數據綜合分析，發現疑點并反饋給審計成員；后兩類審計人員主要執行審計查證和核實的職能，負責具體的操作業務，必要時也可在數據分析組輔助下共同完成查證核實，同時向數據分析組提出需求，在數據分析組技術指導下發現問題、精準打擊。由此，在縱向成立多個審計業務組，同時在橫向上成立一個數據分析組，形成“1橫N縱”的矩陣結構。見圖3。

圖3

通過上述人員配置和分組，實現數據信息與業務經驗相結合，人力資源與設備資源相結合，業務骨干與計算機骨干相結合，有效解決被審計對象規模龐大、數據海量、分支機構多、涵蓋業務廣和審計機構人力資源、專業資源、設備資源不足的矛盾。

（三）矩陣管理模式的審計流程

1.審計準備階段。審前調查在整個審計工作中至關重要，直接影響到審計實施方案的編制，關系到審計實施的可操作性。這一階段的主要工作是對被審計對象的相關信息進行采集和分析，審前調查和審計工作方案的編制主要集中在數據分析層面下，因此可將絕大部分審計力量編入數據分析組中，根據業務重點將不同專業背景和特長的人員劃分到不同的數據分析團隊并進行任務分工。

2.審計實施階段。確定審計目標和審計重點后，將人員分配到具體的審計業務組，同時依舊將具有計算機專業背景人員和熟悉計算機審計的專業骨干保留在數據分析組中。在這個階段，審計業務組根據數據分析確定的疑點線索和重點問題，實施精準打擊、重點突破，同時將審計業務執行過程中發現的問題及時反饋給數據分析組和數據分析中心進一步挖掘，數據分析組和數據分析中心對關聯數據作深入分析，查找各審計業務組存在的共性或相互關聯問題，并將分析結果提交審計項目領導組。

3.審計報告編制階段。現場審計結束后，在縱向上各審計業務組根據審計結果向審計項目領導組提交工作底稿和小組報告，由審計項目領導組復核匯總形成審計報告提交上級審計機構；同時在橫向上數據分析組對各業務線上的信息反饋和數據分析結果進行整理匯總形成小組報告，這是揭示同類型問題的專題報告，并總結經驗、教訓，探索方法，從機制體制和制度設計層面上提出相關的意見建議，提交審計機構。