網絡環境下大學生檔案創新管理策略

劉陽

【摘? 要】大學生檔案記錄了學生在校的學習生活經歷、獎懲情況等信息，是高等教育人才培養計劃中不可缺失的內容。面向“互聯網+”時代，對大學生檔案管理工作進行改革創新，能增強大學生檔案的保存、利用和開發，加強大學生檔案與社會信息的交流與融合，是高校改革的必由之路。面向“互聯網+”時代，大學生檔案管理工作缺乏有制約性的體制，工作人員缺乏專業知識，缺少信息安全意識。為了促進大學生檔案管理工作的順利開展，要求建立安全的檔案管理系統，提升工作人員的專業技能與信息技術素養，提高檔案管理信息安全意識，增強學生檔案管理標準。

【關鍵詞】“互聯網+”時代;大學生;檔案管理工作;改革創新

隨著“互聯網+”時代的到來，作為檔案工作的關鍵部分，高校學生檔案管理的創新能使檔案工作更加有效地發揮作用。2015年，第十二屆全國人民代表大會第三次會議上，李克強總理正式提出了“互聯網+”計劃。緊隨網絡化時代的要求，“互聯網+”為高校檔案管理創新帶來了更加有力的支持，可以有效解決一些困難，并且大數據管理也為高校學生檔案管理創新創造了一些新的發展前景。“互聯網+”背景下，高校學生檔案管理呈現出一定的互聯網素養問題，加速了創新管理與網絡化進程，也使得高校學生檔案管理創新出現了一些困難。

一、面向“互聯網+”時代大學生檔案管理工作的特點和現狀

（一）缺乏有制約性的體制

根據國家統計局統計，2003年我國擁有212萬高校畢業生，與2002年相比，增長了46.2%。而到了2004年，增幅達到了32.1%，畢業生為280萬人，畢業生總量為擴招前的2.9倍，比2003年增加了68萬人，由于大學生越來越多，從而給大學生檔案管理帶來了新的挑戰，因為高校畢業生人數增多的同時，檔案管理工作人力卻沒有增加，導致檔案材料不齊全，學生檔案管理不規范等現象的出現。其次，大學生檔案管理創新的目的是為了實現檔案信息的電子化，實現檔案資源的互聯與共享。但是隨著“互聯網+”時代的到來，大學生檔案管理仍然由學校監督管理，為了減少檔案管理成本，大學生檔案管理受高校領導個人決策影響很大，檔案業務監管效果甚微，甚至檔案管理工作崗位有一些大學生兼職人員。另外，現行檔案管理缺乏一個主導機構來統一檔案的收集、歸檔、保管和開發利用規則設置，大學生檔案管理部門歸口不一，即使有一些規定，也只是形式擺設，缺乏執行力度，導致高校學生檔案主導力缺失。并且一般情況下，高校都采用紙質、電子兩種檔案管理介質，高校學生檔案管理介質不一，導致學生檔案沒辦法進行統一的辨別，兩種檔案在信息錄入時缺項或者重復，降低了管理的強制力。

（二）工作人員缺乏專業知識

面向“互聯網+”時代的大學生檔案管理的先進系統不僅能保證電子信息檔案的安全，還能快速地進行檔案管理，阻擋不法分子的惡意入侵。但目前，在我國的檔案界，文件和檔案術語的翻譯至今沒有統一答案，這表明我國對電子文件和電子檔案的概念尚未明確，電子檔案管理理論概念不清，更別說實質內涵了。名詞概念模糊和使用不規范嚴重地影響了我國大學生檔案管理工作和理論探究的有序進行，尤其是在實踐工作中，電子文件與電子檔案的區別沒有精確的統一概念，檔案人的工作具有很大的隨意性，通常根據實際要自行命名和區分。隨意使用與模糊處理給檔案管理埋下了隱患，甚至準確找到一份檔案要花費大量時間，把電子檔案管理推向了復雜含混的數據深淵。其次，面對高校學生就業、創業方式多元化，學生檔案管理投遞方式落后，高校學生檔案管理者很難應付檔案投遞單位復雜化的局面，現有學生檔案查詢、轉遞等工作沒有統一的技術要求。

（三）工作人員缺少信息安全意識

“互聯網+”時代，電子檔案的管理工作不僅要求工作人員具有謹慎的工作態度，同時還要求工作人員具備高度的責任心，擁有專業的工作技能，只有這樣，才能讓電子病毒和不法分子無機可乘。而事實上，在電子檔案管理專用電腦上，很多大學生檔案管理工作人員隨意安裝娛樂或者購物軟件，輕則影響用戶使用，造成檔案管理系統緩慢甚至沖突;重則造成不可估量的損失，大學生信息被不法分子利用，導致含有病毒和木馬的程序入侵電腦。其次，部分工作人員對新型的存儲設備不夠了解，在下班前移交或錄入電子檔案資料時，使用諸如U盤等不安全載體，并且使用頻率越來越高，圖其簡單方便。U盤可以隨意讀寫，是移動存儲設備，最容易傳播病毒，傳熱病毒的幾率很高。

二、面向“互聯網+”時代大學生檔案管理工作改革創新措施

（一）建立安全的檔案管理系統，確保大學生檔案的安全性

“互聯網+”時代，大學生檔案管理工作人員要具有一定的檔案管理專業知識，積極引用先進的檔案管理系統，并和先進的檔案管理部門接軌，對自身的缺點和不足進行完善。同時，為了為理論研究和檔案管理系統的發展奠定扎實基礎，大學生檔案管理工作人員要不斷更新學習，從理論研究視角出發，充分理解檔案及相關概念和含義。一方面，為了更好地與社會進行交流與合作，要準確地翻譯檔案管理理論。為了確保通過網絡便捷的會話層得到一定控制，在電子檔案管理系統和外部網絡的鏈接處，根據應用協議、訪問用戶、被訪問者資源等，安裝防火墻設備，進行方位控制規則設置。

（二）提升工作人員的專業技能與信息技術素養，明確管理創新的向度

“互聯網+”環境中，高校學生檔案管理創新關鍵取決于專業技能和信息技術素養強的人才，他們的水平與發展決定了檔案管理創新的發展。因此，為了提升檔案管理工作人員的專業技能與信息技術素養，需要提升檔案工作人員的專業技能，重視管理團隊的建設，增強其檔案管理的專業知識，加大信息技術與辦公軟件的培訓，從而增強檔案信息的數據挖掘與利用，使檔案管理工作人員成為復合型人才。

（三）提高檔案管理信息安全意識，增強學生檔案管理標準

要重視檔案工作人員的思想教育和職業道德的監督。首先，要提高檔案信息管理人員處理應急事件的能力，工作人員要學會利用識別防火墻的工作原理，減少信息泄露帶來的損失，及時發現網絡中違反使命策略的行為，降低信息安全隱患，及時發現黑客攻擊的跡象，并有效攔截網絡入侵病毒。其次，對上崗工作人員要進行嚴格的信息安全教育，講解傳播U盤的危險性和可能帶來的風險，不能使用U盤存放和移交資料，不在電子檔案管理系統專用電腦上隨便安裝軟件;對來歷不明的文件，不要安裝，不輕易嘗試打開，不安裝任何與檔案管理工作無關的軟件，如果非要打開不清楚的文件，要求檔案管理人員提高警惕性，慎重打開。