破產企業檔案管理：權屬與責任

摘? 要：隨著國家“僵尸企業”出清工作的加速，越來越多的企業通過破產方式予以注銷，破產企業檔案的管理問題急需得到解決。當前破產企業檔案的管理模式多屬權宜之計，實踐中已逐漸喪失了落實執行的基礎和條件。本文建議將公司制度中的股權關系、股東責任作為理論研究的出發點，以明確破產企業檔案的管理主體，進而探討合理的管理制度，實現破產企業檔案的優化管理。

關鍵詞：破產企業;檔案管理;權屬;責任

Abstract： With the acceleration of the 'zombie enterprise' clearing work， more and more enterprises have been canceled through bankruptcy， and the management of bankrupt enterprise archives needs to be resolved urgently. At present， the current management model of bankrupt enterprise archives is mostly expedient， and actually， the basis and conditions for implementing them are gradually lost. This paper proposes to take the equity relationship and shareholder responsibility in the company system as the starting point of theoretical research， so as to clarify the management subject of the bankrupt enterprise， and then explore a reasonable management system to achieve a optimum management of the bankrupt enterprise archives.

Keywords： Bankrupt enterprise; Archival management; Ownership; Responsibilities

2018年12月4日，國家發展改革委、工業和信息化部、財政部等11個部門聯合發布《關于進一步做好“僵尸企業”及去產能企業債務處置工作的通知》，要求加快“僵尸企業”出清，有效防范化解企業債務風險，助推經濟提質增效，這意味著“僵尸企業”的出清工作已到了沖刺階段。最高人民法院則于2019年3月27日發布《關于適用〈中華人民共和國企業破產法〉若干問題的規定（三）》，對審理企業破產案件持續提供司法支持。

“僵尸企業”以清算、破產方式進行出清，是實現國家深化經濟改革戰略目的的主要路徑，隨著該項工作的深入開展，企業破產程序中的諸多難點都陸續得到解決，但企業破產后的檔案管理問題遲遲沒有對策，因此，實踐中的破產企業檔案管理混雜，而學術界對該類檔案管理的相關理論也缺乏深入的研究。

1 概念澄清：是“破產企業檔案”還是“企業破產檔案”？

學界不多的討論當中，大部分學者都使用“破產企業檔案”一詞，[1]但筆者在日常教學、交流活動中，也常遇到使用“企業破產檔案”的現象，究竟二者哪個更準確？

從廣義上來講，“破產企業檔案”是一個具有獨立法人資格的企業被宣布進入破產后的屬于企業所有的檔案，狹義上則指破產程序結束、被破產的企業主體資格消亡后的原屬于企業所有的檔案。盡管該類檔案的管理焦點基本聚焦在破產程序結束之后，但因存在國家和社會層面的企業檔案價值審查和鑒定問題，因此筆者認為應該采用廣義的概念，以利對管理措施進行宏觀的考量。

有必要說明的是，有觀點認為“破產企業檔案”還包括破產程序中形成的法院檔案、管理人檔案、清算組檔案以及律所檔案等，筆者認為是不對的，這些檔案是在企業破產程序中相關機構形成的工作記錄，均有對應的歸檔制度、接收保管部門和監督管理機制，不應該納入進來。“屬于企業所有”是一個明確的前提。

2 管理緣由：破產企業檔案價值的擴展

有觀點認為破產企業檔案只有在破產程序中才有價值，管理人及法院等機構據此厘清破產財產的范圍、向企業債務人追討財物、確認債權人的債權、區分債權的優先級別等，破產程序宣告結束也意味著檔案價值用盡，因此無繼續管理的必要。

顯然，這種觀點是不正確的。由于破產企業檔案價值的擴展率，破產企業檔案的利用需求會呈現出多樣層次性和延伸性，破產程序雖然結束，但破產企業檔案的價值還待發掘。

首先，企業破產程序是有時效要求的法律程序，為能盡快幫助債權人作出財務安排、排除社會經濟活動快速發展的障礙，對債權申報、債權人大會、清算受償等程序均有明確的時間要求，整個破產程序一般不超過2年，因此難免遺漏個別未申報的債權，破產程序結束后仍然存在對個別債權繼續甄別清償的情況。

另外，企業破產還往往暴露出企業管理人員的管理責任，有些責任需依法進行追究，如職務侵占、非法挪用、貪污受賄、股東隱匿破產企業財產等，這些追責程序往往與破產程序不同步，需要繼續保留企業檔案以作證據篩查之用。

更為重要的是，企業破產程序僅適用于企業債權債務的清理和清算，算的是“經濟賬”，看重的是企業財產的變現償債能力，對經濟價值以外的其他價值不做處理，如文化價值、歷史價值等，需要對此制定評價和管理規則。

可見，破產企業檔案價值大小及存續時間長短根據不同的情形呈現不同的需求層次，不會隨企業破產程序結束而終結。正因為如此，優化管理破產企業檔案成為共識。但實踐中，由于缺乏統一的規劃和管理，出于對破產企業檔案價值的不同認知，出現了破產企業檔案管理職責不清、責任不明、管理混雜的狀況。

3 當前的管理困境：落伍的依據和雜亂的現狀

破產程序結束之后的企業檔案應當由誰管理呢？

學界基本主張應由當地檔案管理機構承擔該項管理職責，這種由來已久的傳統觀點有其法律依據。筆者曾經對企業檔案管理規定進行過一次梳理，[2][3]針對單位主體發生變更而明確檔案管理的規定最早出現在1983年，至2013年的30年間，涉及主體變化的檔案法律法規共出臺了7部，盡管原則性、參照性條款居多，但基本上都遵循了移交當地國家檔案管理機構的管理路徑。

需要指出的是，這7部檔案法律法規中，除有1部未加強調外，其余6部明確其規制的企業對象是國有企業，民營企業破產后的檔案管理其實一直無法可依，移交檔案管理機構的觀點和做法不過是繼續沿襲參照執行的管理慣例罷了，在法律上的適用障礙并沒有得到完全的解決。

有學者為解決民營破產企業檔案應與國有破產企業檔案同樣管理的問題，認為破產企業檔案屬于法律上的無主物，理由是企業破產程序結束之后，其法人資格正式注銷，企業主體資格既然消亡，遺留的檔案便失去了主人，如同法律上的遺棄物，依法歸國家所有。通過這樣界定，破產企業檔案就無需區分民營與國有，全部納入國家檔案管理制度和體系即可。筆者認為無主物的觀點因忽視了破產企業檔案真正的主人而不能成立，個中理由將在后文闡述。

但問題是，不論理論和規定如何，現狀卻是檔案管理機構已經難以應對急劇增長的管理需求了。

筆者曾經分析過，檔案管理機構面臨接收、處置大規模企業檔案的狀況可以追溯至1980年，彼時正是我國第一階段國有企業改制浪潮，發生了大量改制企業的檔案急需接收處置的情況。2000年以后，國有企業改制進入實質性資本改革的第二階段，檔案機構就已呈無力接收之態。2008年開始，我國企業破產風潮愈演愈烈，破產企業檔案急需妥善處置的社會需求對本已捉襟見肘的檔案機構接收處置能力更是雪上加霜。

落伍的制度無法解決不斷疊加的實際困難，破產企業檔案被迫尋求其他的管理模式。社會上陸續出現的能夠提供破產企業檔案保管的機構正是對這種狀況的補救，如早期的“改制企業檔案托管中心”對企業檔案進行保管，“人才交流中心”“人才市場”對人事檔案進行保管等，零散而雜亂。

蘇州市探索出“蘇州模式”，成立“工商檔案管理中心”對全市改制企業檔案資源進行集中統一管理。近些年，檔案服務機構等社會檔案企業也從初始提供檔案信息咨詢、檔案整理服務，逐步參與到破產企業檔案托管工作中來。當前，隨著企業破產制度和程序愈加規范，律師事務所擔任破產清算人已經成為常態，也不可避免地被迫承擔部分破產企業檔案管理的任務。

由于破產企業檔案管理制度嚴重滯后甚至缺失，現實中破產企業檔案的管理隨意性大，缺乏統一規制，管理的效果良莠不齊。造成這種情況的根本原因在于缺乏正確的理論研討和引導，缺少符合實際情況的制度規范，最終導致各個環節職責不明、銜接困難。

4 尋解思路：股東的權利與責任

企業破產是將企業的財產進行評估清算，用于償還債權人的各類債權。破產程序結束意味著企業主體資格注銷、權利義務全部滅失、企業從此消亡。對于已經不存在的企業，其遺留下來的企業檔案歸誰所有？是不是無主物？這既對潛在權利人的權益及責任至關重要，也與管理模式的設計密切相關。

筆者之所以認為無主物的觀點不能成立，根本原因就在于這種觀點忽視了企業與股東的關系。

在公司法框架下，股東以各種法律允許的財產或權利出資以設立公司，公司對股東出資的財產或權利享有法人財產權。公司經營期間實現的盈利，以分紅的方式反饋給股東，是為股東收益。當公司經營虧損，無法給股東帶來收益，股東權益持續受損時，股東有權決定公司是否停止經營進行清算解散，而破產只是資不抵債情況下的特殊清算程序而已。

依照公司法的規定，股東在決議清算后，對企業的主要資產、賬冊、重要文件等負有妥善保管的義務，如因滅失導致無法清算，將承擔連帶清償責任。可見股東保管重要檔案的義務從清算開始就產生了，而企業重要檔案是保護債權人利益的重要證據，保管之責作為清算后義務是順理成章的，不應簡單隨清算程序的結束而結束。

根據公司法理論，作為清算主體的股東對債權人承擔的民事責任主要有：清算責任;補充責任;賠償責任;擔保責任;無限責任。[4]

除清算責任是解散企業的程序責任外，其余都是屬于股東的直接責任，而不是為企業承擔的替代責任，這些責任適用的事實條件，都不能保證在清算程序中就被發現，法律因此做了清算結束后可以繼續追究股東責任的安排。

落實這些制度安排的根本，則是清算程序結束后的企業檔案依然需要妥善保管、隨時備查。司法實踐中，當債權人與股東發生糾紛時，法院往往將大部分舉證責任分配給股東，要求股東提供被清算企業的檔案證據，通過適用舉證責任倒置來明確股東保管被清算企業檔案的責任。

因此，股東承擔被清算企業重要檔案的保管之責，無論從保障清算程序順利進行的角度，還是從維護未及主張債權的債權人利益角度，都是責無旁貸的。這一保管檔案的責任，自然也適用于破產程序，更因為破產程序的特殊性，股東承擔保管責任的行為要受到多方位的監督。

所以，筆者認為破產企業檔案歸股東所有，只有當企業破產之時沒有股東時，才屬于無主物而歸國家所有。

筆者之所以認為無主物觀點不成立，原因是當企業股東都是法人的情況下，法人股東清算或破產，依法會將對外投資形成的股權評估作價給予處置，不會出現沒有股東或股東債權人承接股權的情況。只有當企業股東是自然人，而且數個自然人股東同時死亡且均無繼承人的情況時，才可能出現企業沒有股東，股權作為無主物歸于國家的情形，而這種概率實在是太低了。

5 管理設想：基于股東權責的管理環節設定

明確股東的保管責任。股東承擔保管責任是一項股東的新增義務，首先應在《公司法》中作為股東的一項法定義務明確在清算責任里，然后由《檔案法》等專門法律法規對股東保管破產企業檔案的責任進一步予以明確，并應強調股東安全保管、定期維護、接受監督檢查的義務。由此完成法律層面的規定和銜接，實現有法可依。

破產企業檔案價值鑒定的時機和側重。對于破產企業檔案的價值，業界爭論一直很激烈。如前所述，筆者認為對破產企業檔案的價值應持多角度、開放式的看法。的確，絕大部分破產企業檔案以體現經濟價值為主，但不可否認，企業檔案也具有一定的企業文化價值和社會記憶價值。

從企業破產程序看，破產企業檔案的價值鑒定應當在法院裁定受理破產申請時啟動最為適當，將提請鑒定并督促獲取結論作為管理人的一項工作職責，也作為法院終結破產程序的一個前提條件，從而保證價值鑒定程序不被疏漏。

對于鑒定的內容，筆者主張僅從國家和社會層面出發，限定在文化價值、歷史價值、社會記憶等方面，對經濟價值的判斷留給破產企業債權人，國家層面不宜多做干涉。因為，經濟方面的價值通過合理的保管期限就可以實現自然的實現和過濾，與破產企業檔案有經濟利害關系的當事人，必會積極行使檔案權利，在合理的時間內實現利益目的。

確定合理的破產企業檔案的保管期限，是判斷其價值的最佳方式。當前國家對證券檔案、會計檔案等專門檔案都有保管期限的規定，此外，應針對破產企業檔案的類別繼續完善，全面并準確地鑒定破產企業檔案的價值。

破產企業檔案提供利用的特殊要求。破產企業檔案交由股東保管以后的提供利用是否應當做一定的限制？從股東權屬角度看，似乎應當適用股東自有財產的利用原則，即由股東自行決定。但筆者認為破產企業檔案有其特殊性，因為破產程序是企業存續過程中的特殊程序，該程序強行阻斷了所有債權的正常實現途徑，而且永不可逆，加之該程序還常觸發股東、實際控制人、利害關系人的刑事、行政責任，因此提供利用程序應當給予特殊安排。

筆者認為在法院資源有限、管理人在破產程序終結后即行解散的情況下，對破產企業檔案提供利用的申請應當向承擔過清算人角色的中介機構提出，由該機構進行審核決定，情況復雜的由該機構決定報請法院進一步審核批準。

之所以交給清算人最為合適，一是因為破產程序中的清產核資、債權審核、債權人溝通、確定分配方案等等實際工作都是由清算人具體負責的，對企業破產情況非常熟稔;二是因為承擔清算人責任的中介機構通常都穩定在破產企業所在的司法轄區內，對轄區企業和法院能保持正常的工作溝通。

破產企業檔案保管費用的安排。為破產企業檔案提供保管期間的費用是管理體系中最為重要的內容，目前已經成為該項工作中的最大難點。

實踐中，法院聯絡當地檔案機構或社會中介機構保管的，首先就要解決費用支付問題。由于《破產法》中沒有對該項費用作出規定，法院通常勉強從為數不多的共益費用中劃撥，但一來法律對共益費用的規定比較明確，檔案保管費用其實并不符合，二來即便如此，可以劃付的費用也很少，常引起保管機構不滿，對保管不利;又因于法無據，常導致債權人糾紛，使破產程序很難順利進行。

筆者建議仿照企業法定公積金制度，測算后確定一定的比例，作為破產檔案保管費用給予計提，達到一定比例或數額后計提停止。企業一旦進入到破產程序，該項計提費用由法院劃付給檔案保管人，在檔案管理機構的監督下使用，既從根源上給予了保障，其權屬也十分明確，杜絕了不必要的糾紛。

參考文獻：

[1]孫尚奇，孫璐.國家綜合檔案館接收破產企業檔案的思考[J].四川檔案，2005（05）： 48-49.

[2]王芬娥.淺議破產企業的檔案管理[J].新西部（理論版），2015（17）： 58.

[3]孫軍.法律視野中的破產企業檔案保管及其市場化規制[J].檔案學研究2018（05）： 19-22.

[4]金曉文.中國公司法原理與適用[M].北京：法制出版社，2017：576.

（作者單位：揚州大學社會發展學院? ? 來稿日期：2020-08-12）