論高校人事檔案秘密安全管理存在的問題及其解決路徑

黃曉良，黃 煜

(長沙學院人事處，湖南 長沙 410022)

1 引言

高校人事檔案秘密，涉及學校各項工作和教職工個人隱私，如若泄露，將對學校工作造成被動，對教職工隱私造成侵害，只能限于一定范圍內的人員知悉.中共中央辦公廳于2018年11月印發的《干部人事檔案工作條例》第二十八條明確規定，各級黨政機關、國有企事業單位和其他組織及個人，對屬于國家秘密、工作秘密的干部人事檔案材料和信息應當嚴格保密；對涉及商業秘密、個人隱私的材料和信息，應當按照國家有關法律規定進行管理.在檔案管理實踐中必須嚴格遵循工作條例的要求，確保不發生失密和泄密事件，保證人事檔案秘密的安全，保證人事檔案未經批準不公開、不泄露、不被非法利用[1].

高校人事檔案作為對高校教職工學習和工作履歷、學歷學位、職稱、工資福利等信息的系統記載，涉及大量工作秘密和個人隱私信息，因而具有高度的保密性.人事檔案的各類信息一旦泄露，不僅會對學校組織人事工作造成很大的被動，也將對教職工個人隱私造成嚴重侵害.因此，如何增強高校人事檔案工作的責任心、政治意識和保密觀念，進一步規范人事檔案秘密信息管理，有效保護人事檔案秘密的安全，是人事檔案管理的重點和關鍵所在，必須高度重視.

目前研究檔案安全與保密方面的文獻很多.例如：李瑩[2]分析了檔案管理意識薄弱、保密安全措施不完備等問題，提出要加強檔案管理人員的業務素養，升級優化檔案存放的場地和存放設備，完善檔案保密安全管理制度.李仲[3]闡明了大數據給檔案保密帶來的挑戰，提出了大數據時代做好檔案保密工作的對策，指出要完善大數據管理，堅持依法治檔.李宗鵬[4]概括了檔案保密工作的主要內容，提出了加強對檔案利用中的監督思想.郭志鵬[5]系統地研究了保密工作中存在的檔案管理人員保密意識不強、涉密檔案與非涉密檔案混合管理、檔案管理機制不完善等問題.許德斌、裴友泉[6]從檔案信息資源戰略安全角度，論述了運用網格技術和WAP技術解決檔案信息傳遞的整體思路與遺留問題.金波、晏秦[7]系統探析了從檔案管理走向檔案治理的動因，提出了從檔案管理走向檔案治理的實現路徑.黃麗華[8]根據檔案保護全流程及主要工作，從預防性保護和治理性保護的角度，提出了今后檔案保護標準建設基本框架和發展趨勢.徐擁軍、熊文景[9]研究了實現檔案治理現代化的必要舉措.于海燕[10]揭示了預先危險分析法在檔案安全管理中的應用問題.

現有文獻有的從專業技術視角、有的從宏觀治理層面、有的從檔案信息傳遞、有的從檔案安全管理方法來談保護檔案秘密問題，但都較少從綜合保密管理視角來研究.本文試圖結合影響人事檔案秘密安全保護的因素，多角度探討如何強化對高校人事檔案秘密安全保護問題.

2 高校人事檔案秘密安全管理存在的問題

2.1 寄遞和接收過程不規范，未嚴格走機要渠道

根據中共中央辦公廳印發的《干部人事檔案管理條例》和省委組織部涉及檔案管理的各類文件精神，人事檔案的寄遞和接收原則上必須經過機要渠道，嚴禁干部本人攜帶人事檔案上交.但在實際操作中，人事檔案的寄遞和接收過程還有很多不完整和不規范之處，有些人事檔案沒有走機要渠道郵寄，有的甚至由各種快遞或者中國郵政普通郵件等渠道寄遞和投送，沒有達到相應的保密要求.在寄遞過程中，由于寄遞的單位和個人沒有相應的保密資質，未接受過系統的保密教育，極易將本應保密的檔案材料與其他平郵件混合放置，從而存在一定的失密和泄密隱患，如快遞在轉遞過程中存在的丟失隱患.還有的教職工檔案由本人寄遞，雖然在寄遞過程中檔案袋已經密封，但極易發生失密和泄密事件.教職工本人攜帶人事檔案，在轉遞過程中會有可能造成檔案遺失.也有出于個人目的拆看檔案材料或私自涂改、撤換、添加未經組織鑒定的材料，本身就使人事檔案處于一種危險的狀態.因而在人事檔案的寄遞和接收中，需要嚴格執行有關規定，對于教職工個人攜帶的人事檔案材料，應當一律不予接收.新浪網曾于2011年3月報道，一男子長時間沒有過問人事檔案，結果其人事檔案在傳遞過程中丟失，檔案丟失帶來了無法在體制內就業、無法參加社會保險等嚴重的后果.為了避免檔案材料丟失，必須嚴格執行通過機要渠道郵寄這一規定.[11]

2.2 借閱程序存在瑕疵，對借閱人員缺乏保密教育

2018年中共中央印發的《干部人事檔案工作條例》規定，干部人事檔案一般不予外借，確因工作需要借閱的，借閱單位應當履行審批手續，在規定時限內歸還，歸還時干部人事檔案工作機構應當認真核對檔案材料.但在很多高校，人事檔案的借閱、利用具有一定的隨意性.有的沒有嚴格履行主管領導審批的手續，沒有填寫檔案借閱審批表格，未經主管領導同意擅自出借人事檔案；有的沒有嚴格遵循“一般不予外借”的規定，不考慮借閱人借閱理由是否充分而隨意出借、頻繁出借，違規操作導致在借閱過程中泄露檔案秘密.更有甚者，外借者有涂改“三齡”“兩歷”的違法現象，歸還時如果不仔細審檔，涂改現象隱蔽過去，后患無窮.有些高校對檔案借閱的人員缺乏保密教育，辦理借閱手續時未及時向借閱者說明檔案利用原則和工作紀律，沒有強調檔案不允許擅自抽取、撤換、添加材料，不允許擅自摘錄、復制、拍攝、保存、丟棄，更沒有說明因違規行為將導致的紀律責任，借閱者缺乏必要的規矩意識和保密觀念，為了工作方便而棄原則于不顧，在借閱中發生了違反保密規定的行為，造成泄密.而且由于泄密后果和影響的不確定性，泄密者的追責也很難執行到位.

2.3 查閱程序過于簡單，未履行嚴格審批手續

《干部人事檔案工作條例》規定了因以下原因可以查詢人事檔案：①政治審查、發展黨員、黨員教育和管理；②干部錄用、聘用、考核、調配、職稱評聘等；③人才引進、培養等；④巡視巡察，選人用人檢查、組織處理；⑤編史修志，撰寫大事記、人物傳記；⑥干部日常管理等等.涉及組織和個人要填寫各種信息，如因年代久遠，有的個人填寫信息必須通過檔案材料原始憑證提供.查閱干部人事檔案要按照以下程序和要求進行：

①查閱單位如實填寫干部人事檔案查閱審批材料，按照程序報單位負責同志審批簽字并加蓋公章；②查閱檔案應當2人以上，均為共產黨員；③干部人事檔案工作機構應當按照程序審批查閱；④在規定時限內查閱.

在辦理這些事項時，有時為了方便工作，往往在教職工本人在場的情況下，翻閱查詢其人事檔案中的信息，在查閱過程中不規范、不嚴謹、不細致，未嚴格執行檔案材料不和本人見面這一條紀律，甚至隨意將檔案中的材料交給教職工本人去復印和拍照，從而影響到人事檔案秘密安全.查閱人事檔案的程序也過于簡單.非中共黨員，無單位行政介紹信且沒有履行相關審批手續者，擅自查閱人事檔案的相關內容，甚至對檔案材料進行拍照和復印，造成檔案材料泄密，破壞了人事檔案管理的原則性和嚴肅性.

2.4 保管過程精細化程度欠缺，失密泄密風險高

人事檔案的日常保管也需要遵循組織人事紀律，遵循辦事的原則和制度.很多高校在人事檔案的保管過程中，管理過于粗放，未能使工作精細化，從而在各個環節都留下了大量的漏洞，造成了一定的失密和泄密的隱患.

2.4.1 散材料隨意堆放，沒有及時歸檔

例如組織人事部門移交的年度考核表、工資表、黨員發展材料、政審材料被放置于檔案室內，保管不善，未能及時歸檔，有遺失和混同于其他文件被銷毀的風險.

2.4.2 不屬于歸檔材料的零散文件，沒有進行及時處理并嚴格遵循文件銷毀的相關規定

對于有的不屬于干部人事檔案歸檔目錄內的材料，按照規定應當予以退回，或登記造冊后報主管領導批準銷毀.但是在實際操作中，往往執行不到位，該退回本人或材料形成部門的未退回，應該及時銷毀的沒有銷毀，從而造成失密和泄密隱患.

2.4.3 沒有對材料進行仔細甄別，導致應歸檔而未歸

在檔案管理實務中，經常出現材料甄別不仔細，應歸未歸的現象.例如，調入人員的《干部流動調配審批表》，提拔干部的《干部任免審批表》《干部人事檔案任前審核登記表》等應當歸入人事檔案的材料卻沒有歸檔.未歸入檔案的材料混入其他文件資料中一并處理，未達到相應的保密要求，對檔案秘密的安全造成損害.

2.4.4 硬件措施沒有達標

檔案沒有存放于鐵柜中，有的還和普通文件、文檔混合放在一起，鐵門、鐵窗等防盜設施不到位，應安裝監控的樓道和房間沒有安裝監控，防盜設施年久失修，導致嚴重的安全泄密隱患.

2.4.5 計算機安全防護不到位

某些檔案工作者缺乏計算機應用技術方面的專業知識，對計算機系統及相關文件的安全保密防護缺乏足夠的認識，對文件消殺，防控病毒、木馬和惡意程序重視不夠，計算機存儲設備也缺乏保密安全的專業工具，導致存儲在計算機內的內部敏感文件被木馬和病毒惡意竊取，給檔案秘密安全帶來損害.

2.5 檔案管理人員在保密方面存在失職行為

檔案管理人員在保密方面可能存在一系列的失職行為.有的檔案管理人員自身綜合素質不高，沒有牢固樹立“四個意識”，尤其是政治意識不強，保密觀念淡薄，在工作中不注意防盜設施的運用維護，不注意安全保密和對泄密行為的防范，制度執行不力，該堅持的原則沒有堅持，該保守的秘密沒有保守，沒有把握好檔案利用與保密之間的辯證關系，擅自對外公開干部人事檔案內容，給教職工的利益造成很大的損害，對組織人事工作造成很大的被動.

2017年5月，經中共中央批準，中共中央紀委對司法部原黨組成員、政治部原主任盧恩光嚴重違紀問題進行了立案審查.經查，盧恩光年齡、入黨材料、工作經歷、學歷、家庭情況等全面造假，長期欺瞞組織；金錢開道，一路拉關系買官和謀取榮譽，從一名私營企業主變身為副部級干部；控制經營多家企業，通過不正當手段為企業謀取利益；對抗組織審查.這名“五假干部”還被央視播出的電視專題片《巡視利劍》點名，因為這是改革開放以來一起罕見的干部個人情況全面造假的典型案件.[12]這一造假案件就和他工作過的單位檔案管理工作人員的保密觀念淡薄、失職瀆職有密切關系.如果檔案管理人員能夠堅持原則，堅決執行各類制度，盧恩光的全面造假肯定是做不到的.

3 高校人事檔案秘密安全管理存在問題的原因分析

3.1 管理者意識、方法與技能方面的原因

3.1.1 領導重視程度不夠，規范意識不強

有的學校領導層對干部人事檔案工作缺乏必要的足夠的認識，檔案管理人員沒有配齊，沒有配備專職檔案工作人員.有些領導干部不重視檔案工作，單純地認為檔案各項業務不是促進本單位發展的核心業務，錯誤地把檔案管理工作視為邊緣化的日常機械重復勞動或者是季節性的業務，在這些錯誤思想的支配下，在檔案管理方面人力配備不到位，很多檔案管理人員多為兼職，且工作變動頻繁，嚴重地制約了檔案工作的發展.經費保障也不充足，檔案工作經費并沒有落實到位，有時甚至被挪作他用.管檔設施也嚴重滯后，不符合工作的需要.檔案管理在這種非專業化、業余化的傾向影響下，自然沒有被提到一個重要的位置，在破窗效應的影響下，日常管理勢必出現各種各樣的不達標現象，極易造成失密和泄密現象.

3.1.2 管理員政治意識及保密觀念薄弱

新修訂的《干部人事檔案工作條例》明確了檔案工作人員選配的基本條件和對檔案工作人員的要求管理等，要求組織人事部門應當選配政治素質好、專業能力強、作風正派的黨員干部從事干部人事檔案工作，突出強化黨性教育和業務培訓，突出檔案工作的職業操守.檔案工作者受到組織的高度信任，必須做到政治堅定、堅持原則、忠于職守、甘于奉獻、嚴守紀律.如果工作人員思想品質不過關、政治意識不強、保密觀念淡薄，在工作中不能堅守原則，很容易形成泄密的隱患，直接威脅到檔案秘密的安全.所以，檔案工作人員不注重政治意識的培養，不能在具體業務經辦中堅守原則，保密的思想之弦沒有繃緊，是人事檔案秘密安全問題產生的重要原因.

3.1.3 精細化管理缺失，失密泄密漏洞多

很多高校人事檔案的管理在精細化程度上沒有達標，實行的是粗放型管理.檔案的收集、查閱借閱、寄遞、材料審核等等各個流程都沒有把工作做實、把規章制度做細，沒有把秘密安全放在心上、把紀律和規矩挺在前面.所以散材料被隨意放置，該退回或銷毀的文件沒有及時退回、銷毀，材料甄別歸檔也極不嚴謹，這些都為檔案秘密的泄露提供了方便，影響著檔案秘密的安全.

3.2 管理設施方面的原因

3.2.1 硬件建設滯后，存在失密泄密隱患

很多高校硬件沒有達標，是因為主觀上不重視硬件設施配備工作，用于檔案管理的辦公場地和辦公經費沒有保證，沒有做到上級主管部門要求的“三室分開”，即工作人員辦公室、檔案查閱室和檔案庫房的分開，查閱和辦公的場所混合在一起，不利于檔案的安全和保密.由于缺乏重視，缺少經費支出，沒有在樓道和辦公室入口處安裝監控攝像頭，發生失密泄密事件后也很難取證，沒有安裝必要的防盜鐵門，防護等級沒有提高，給盜竊犯罪提供了可乘之機.沒有對計算機和工作用的U盤、移動硬盤進行必要的安全殺毒防護，計算機設備一旦中了木馬等病毒，存儲的文件就有可能被木馬等病毒竊取.硬件設施的不達標也造成了各種檔案秘密安全問題.

3.2.2 軟件建設缺失，管理技術落后

有些高校對干部人事檔案管理系統不夠熟悉，檔案室還沒有利用人事檔案管理系統進行檔案管理，檔案材料整理和目錄編撰還是依靠手工謄抄，信息化水平滯后，沒有建立起電子檔案，由于條件限制，無法實現紙質檔案和電子化檔案的統一管理.還有的高校即使利用了軟件和信息系統進行管理，也沒有相應的配套制度建設，制度缺位，管理的技術較為落后.例如，湖南省內很多高校由于條件限制，都沒有建立起電子檔案，紙質檔案如果丟失，則無法找到備份的電子檔，不利于檔案材料的保存利用.若發生失密泄密事件，查明失密泄密的環節和原因往往需要花費大量的人力物力，不利于保密工作的高效開展.

3.3 秘密安全保護制度上的漏洞

人事檔案涉及教職工的各類材料，這些材料都是在教職工學習、工作過程中產生的.檔案材料不同于涉密文件和內部文件，它沒有明確的“機密”“秘密”和“內部”標識，檔案材料因其具有原始憑證作用，在考察干部等各類事項中又經常需要被查閱利用.有時工作人員難以把握人事檔案管理中的秘密與公開的具體內容，難以處理人事檔案材料中的秘密與公開尺度.而現有的制度規范在這一方面存在許多漏洞，如現有的制度沒有嚴格規定管理人員如何正確處理檔案利用和檔案保密之間關系的具體條文，造成工作人員處理這類檔案時無規可依的局面.

4 高校人事檔案秘密安全管理問題解決路徑

4.1 完善流程制度，加強保密教育，注重“心防”

檔案的安全保密工作，運用之妙，存乎一心.心中設防，則諸防兼備；心中失策，則失密泄密.注重心防，組織人事部門要建立和健全完善適合本校實際情況的檔案部門工作制度，包括詳細的檔案調入調出制度、新進人員審檔制度、檔案查借閱制度、檔案利用制度、檔案監控安防設備管理制度等，把履行職責、用好職權都關進制度的籠子，用制度管人、管物、管權，把制度落實到位.

檔案管理部門還需要真正用心去管理各類檔案材料，杜絕寄遞和接收過程中的種種不規范現象，堅持用有保密資質的機要渠道郵寄檔案，在檔案查借閱過程中，嚴格履行審批手續，對符合要求的借閱和查閱檔案的人員進行必要的保密教育，并督促其在規定時間內歸還，堅決禁止擅自摘錄、復制、撤換、添加材料等違法行為，杜絕檔案材料亂放、不及時歸檔整理、不及時銷毀和清退等違規行為，提升人事檔案保管的精細化、科學化水平，提升綜合管理能力.上文提到的司法部原黨組成員、政治部原主任盧恩光檔案造假的案件中，如果檔案管理部門能夠用心設防，堅決執行查借閱制度，堅持保密原則，盧恩光的造假行為會在露出苗頭時就能得到糾正.

4.2 配齊硬件，完善“物防”

組織人事部門需要在“物防”上做足功夫，檔案室要配備鐵門、防盜門、防盜窗、鐵柜并安裝監控，遇到盜竊和故意竊密案件要保護好現場，第一時間報知公安機關和學校保衛部門.對門窗有損壞、存在安全隱患的要及時向領導匯報，報修處理，對監控設備的完整有效需要及時檢查，發現問題立即整改維修，用嚴密的“物防”鑄造安全防護網.

4.3 提升信息數據保密技能，強化“技防”

檔案工作部門需要積極學習，掌握最新的保密知識和動態，認真鉆研國家保密法和各類各項保密方面的規章制度，學習計算機應用技術的業務知識和人事檔案管理系統的操作知識，切實提升信息保密的技能，運用先進的殺毒技術、防木馬技術、防盜號防間諜技術來加強計算機信息和檔案管理系統的安全保密與防護，切實認識到新形勢下網絡安全的形勢，使得保密工作跟上時代、跟上形勢、跟上技術進步的步伐，杜絕落伍和因循守舊.在“技防”上做好文章，把工作做細致、做扎實.

4.4 嚴格選人，做好“人防”

保護檔案秘密安全，需要嚴格把好選人和用人關，高校組織人事部門通過長期的考察和培養，要把政治素質好、思想作風硬、業務能力強、保密意識佳、嚴謹細致、能沉下心來做事的黨員干部放到人事檔案管理崗位上來.在用人上認真審慎、選擇得當，可以從根源上杜絕很多可能出現的麻煩和隱患。檔案安全紀律直接關系到黨的政治紀律、組織人事紀律和保密紀律，性格沉穩、辦事細致、堅持原則、堅守紀律紅線、耐得住寂寞、忍得了枯燥才能把工作干好，也才能保證檔案秘密的安全.學校需要把檔案管理人員納入學校涉密人員范圍進行管理，并開展業務和職業道德方面的培訓和繼續教育，鼓勵檔案工作人員積極參加培訓，提升綜合業務素養，提升保密意識，強化保密技能.

4.5 嚴格保密與公開條例

檔案工作部門在工作中還需要切實注意保密與公開的關系，該保的密一定要保住，該公開的信息要按照規定予以公開.工作中不能隨意擴大或縮小檔案材料的知悉范圍.教職工因考研考博、出國、婚姻關系和親屬關系證明、財產繼承等原因需要提供檔案原始材料作為憑證或出具證明，對于符合要求的，要按照規定主動提供、熱情服務.對于應當保密的事項，應該絕對保密，堅守紀律，注意守口守密、內外有別，尤其不能泄露有關干部選拔、考察、任用等方面的各項工作秘密.檔案的公開利用和保密是辯證統一的，在完善高校人事檔案秘密安全保護時，要審慎處理上述關系，確立嚴格的保密與公開條例.

綜上所述，做好人事檔案秘密安全的保護工作，需要做到“四位一體”：完善流程制度，加強保密教育，注重“心防”；配齊硬件，完善“物防”；提升信息數據保密技能，強化“技防”；嚴格選人，做好“人防”；還需要處理好保密和公開的關系，嚴格保密與公開條例，把什么事項可以公開、什么事項一定要保密通過制度形式確立下來.通過“四位一體”織牢人事檔案秘密安全的防護網.