基于行政審批工作中檔案的收集及整理分析

【摘? 要】當下，檔案的收集與整理成為了行政審批工作的一個重視要組成部分，對行政審批的建設起著關鍵性的作用。因此，在進行行政審批工作的過程中，要重視檔案的收集與整理的發揮作用。但是，當下的檔案的收集與整理管理工作存在一些問題，而這也影響到行政審批工作的快速發展，本文就目前行政審批工作中檔案的收集及整理的重要性及現階段所出現的問題，提出了相應的改進策略。

【關鍵詞】行政審批工作;檔案;收集;整理;分析

引言

檔案的收集及整理歷來是行政審批中重要的一個項目，并且是備受關注。不過，在進行檔案的收集與整理中，因為沒有進行相關規范的指導，管理人員隊伍素質不高，信息化管理水平不高的限制，使得檔案的收集和整理工作整體水平也不高，這也影響到了行政審批的其他部門的工作，因為協調性不到位，所以也就影響到了整個行政審批工作的正常開展，為此，有必要對現階段檔案的收集及整理工作的一些突出問題進行改進，從而確保行政審批工作得以有效進行。

1.行政審批工作中檔案收集及整理的意義

（1）提高行政審批檔案的效率。良好的檔案收集與整理，可以確保有效地展開行政審批的各項工作，并且讓各項工作以保密地進行。另外，對檔案進行有效地收集與整理，可以幫助行政審批部門做好相關工作的備份處理，一些有失誤的工作，也可以在檔案的收集與整理中得到重視并且調整，為行政審批工作指明了正確的方向，提高了行政審批工作的整體效率。

（2）減少行政審批工作的成本。對檔案進行收集與整理，可以讓原來行政服務大廳里全部部門的審批業務集中到一起，一定程度上精簡了部門、人員以及辦公經費，有效地降低了行政審批工作的成本。

（3）促進政府職能的轉變。對檔案進行收集與整理，可以重新整合了一些重復、交叉、相似的業務，讓審批權由審批式管理向監管式服務轉變。并且，在進行的過程中，也明確了各部門的職責，從而促進了各部門將精力集中到完善各自的工作中，同時也將各部門的行政審批權統一集中起來，以制定更完善的宏觀調控政策，讓政府職能得到很好地轉變。

2.行政審批工作中檔案收集及整理現存問題

（1）重視標準化檔案管理。方圓正因為講究規矩，才得以實現應有的形狀。對于面臨大量的行政審批工作的壓力下，如果不進行規范化，標準化的檔案管理制度，就會讓行政審批工作的效率變低，前進緩慢，甚至是出現工作環境混亂的現象。而現階段的行政審批工作的情況是，人員對檔案的收集與整理工作的有效性沒有得到很好保障，不良的工作狀態和現象仍然明顯，這就需要相關的執行標準來引導工作人員進行規范化工作，從而提升行政審批工作的效率。

（2）檔案管理隊伍素質有待提升。從目前來看，我國行政審批檔案管理已經向檔案信息化管理方向前進了，但是看其實際的管理理念與方式還是需要有待提升的。快速發展的時代，行政單位的領導更要重視提高人才隊伍的培養工作，合理安排人員開展檔案收集與整理工作，全面提升工作人員的素質水平，讓各工作人員能發揮出更大的主動性和創新能力，為行政審批工作做出應有的貢獻。

（3）信息化管理水平不高。行政審批是我國的一項重要的基礎性工作，隨著企業數量的增多，行政審批工作量也大了起來。而目前的情況來看，采用傳統的工作模式仍然是很明顯，對檔案的收集與整理主要是以人工操作的方式進行，而這種方式顯然會讓工作效率變低，也增加了一定的風險。因為紙質文件在收集與管理過程中，容易會發生字跡模糊，或者丟失的現象，這就給行政審批帶來了影響，所以，提高信息化管理水平是很有必要的事。

3.行政審批工作中檔案收集及整理的改進措施

（1）建立科學的檔案管理制度。要想行政審批檔案的收集與整理得到有序進行，那么背后是需要有科學、合理的管理制度的支撐，才會讓各項收集與整理工作能井然有序地開展。為此，就要對檔案管理制度進行完善，讓檔案管理人員明確清楚自身的工作職責所在，并且以協作的方式進行合作，從而讓行政審批檔案管理工作得以很好開展，以促進行政審批部門向規范化道路前進。

（2）提高檔案管理員工的素質。員工素質的高低影響到檔案管理水平的高低，因為檔案管理是人為操控的，檔案管理人員具備高素質，才會確保檔案管理工作能以高質量完成。為此，重視培養檔案管理員工的素質，可以讓員工意識到自身工作的重要性，以及清楚自己的具體職責所在，這樣員工才會全心全意地投入到檔案管理工作中，做到細心，保密。

（3）對檔案分析與管理進行規范化指導。有必要進行相關的科學指導工作，表現為：一是建立檔案收集與整理的專用庫房，提供專用的檔案柜，讓檔案收集與整理工作得以規范進行，避免數據的混亂;二是將原單位與現所審批的檔案做好歸屬，并且明確檔案保存的必要性;三是規范各審批窗口，讓檔案業務可以得到很好地銜接，不斷檔;四是讓相關人員做好審批檔案的工作，確保收集與整理工作的質量。

（4）對檔案業務人員做好培訓。對每個窗口的審批檔案人員進行深入培訓，讓各人員熟悉檔案收集與整理的工作流程和操作技能，從而確保各人員能做好本職業務工作。再者，因為各窗口業務審批職能的不同，所以，進行個性化培訓也是有必要的，從而讓檔案的收集與整理可以實現由誰做歸誰管，便于之后查找利用。

（5）提高檔案信息化管理水平。互聯網發展的時代，只有與時俱進，才能讓檔案收集與整理工作得以高效完成。有必要將現代信息化管理技術加以重視，從而利用到行政審批工作中。這就需要提高人員的網絡管理水平，從而改變工作方式，以更好、更快的方式完成預期的檔案收集與整理目標。傳統的檔案收集與整理方式是人工工作，也就是通過紙質文件的保存，但是這種方式隨著時間的推移，文件上的文字會出現一定的不清晰性，并且也容易出現丟失的情況，這給行政審批檔案收集與管理工作帶來一定的難度。而利用好檔案信息化建設之后，可以用掃描、轉化等信息化手段，把紙質文件和圖片進行了電腦保存，成為了電子資源，并且還能作相應的信息目錄，文件等數據庫的形式保存，極大便利于日后的使用與查詢，這讓也大大減少了檔案存儲的空間，以及更好地管理了信息資源。

（6）建立考核機制和完善激勵機制。之所以要重視考核機制和激勵機制，主要是考慮到提高工作人員的工作積極性，讓工作人員更好地發揮主觀能動性，為行政審批工作做出更大的貢獻。所以，對于不同的部門進行分層管理，并且進行相應的考核，以及充分聽取各部門對考核管理的意見，以便更好讓考核機制為工作人員所接受。另外，完善的激勵機制，讓員工的參與積極性更高了，執行力也更強了，從而讓管理工作也深得人心。關于激勵機制，可以開展部門的評比活動，然后給予獎勵，如與工資掛鉤、物質獎勵、榮譽表彰等，以這些方式讓檔案管理工作能以更好地運行和發展。

4.結束語

在行政審批工作中，檔案的收集及整理起了重要的作用，要想發揮好檔案的收集及整理的作用，就要應該充分重視標準化檔案管理，確保各項收集與整理工作有序進行;提高檔案管理員工的素質，促進檔案管理工作能以高效完成;對檔案分析與管理進行規范化指導，以保證檔案收集與整理工作的質量;對檔案業務人員做好培訓，以確保各人員能熟悉操作本職工作;提高網絡管理水平，以更好地管理檔案資源;建立考核機制和完善激勵機制，促進行政審批工作能以更好地運行和發展。

參考文獻

[1]郭曉光;成立相對集中審批權的行政審批局之思考，[J].中國行政管理，2014，8：31-32

[2]王翠翠;探討行政事業單位檔案管理的思路，[J].新課程（下），2014，5：195-195

[3]李茹;行政審批檔案信息化管理工作要點探究[J].科技創新導報，2017，1：105-107

作者簡介： 周新永（1978.11-），男，漢族，山東博興人，本科，高級工程師，研究方向為檔案管理、行政審批檔案信息化。