檔案信息化建設現(xiàn)狀、問題與對策

徐丙凱

摘 要：檔案信息化是時代發(fā)展下檔案管理的一大趨勢，新時期信息技術、互聯(lián)網(wǎng)技術等創(chuàng)新發(fā)展，這也推動了傳統(tǒng)檔案管理模式的轉變。文章通過對檔案信息化建設現(xiàn)狀問題進行分析，探討具體的檔案信息化建設策略。

關鍵詞：檔案建設;信息化;檔案問題;信息化建設

檔案管理信息化建設是指用計算機等智能化工具代替人工操作，提高檔案實體管理效果和檔案利用服務質(zhì)量的一系列活動，開發(fā)事業(yè)單位中的檔案信息資源，能夠有效提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率，還能有效的避免保密信息資源的外漏。因此，為了提高信息化建設效果，工作者需要深入分析建設中存在的問題，并采取有效措施，推進科學、合理的檔案管理信息化建設方案，提升檔案管理的信息化水平，只有這樣才能增強檔案信息的效用，保證事業(yè)單位的檔案管理信息化建設工作順利進行。

1檔案管理信息化的特點

1.1在查詢和使用方面的優(yōu)勢

利用傳統(tǒng)的記錄方式對檔案進行管理所具有的風險是比較大的，在對檔案信息就行查詢時也不是特別的方便，這就對檔案管理工作的順利進行起到了一定的阻礙作用。隨著社會的不斷進步，為了可以跟緊時代的腳步，就需要對檔案管理體系進行相應的改變，建立有效和科學的檔案信息化管理，這樣就可以對網(wǎng)絡具有的優(yōu)勢進行充分利用，使檔案管理工作變得更加安全與可靠。不僅如此，檔案信息化管理可以使查詢和使用信息的效率得到較大程度的提高，從而使事業(yè)單位的各個部門所得到的檔案信息是比較準確以及完整的。

1.2檔案利用的優(yōu)勢

事業(yè)單位管理者必須要充分認識到檔案管理工作對于促進本單位健康發(fā)展的重要意義，如何科學開展檔案管理工作，實現(xiàn)檔案資源的高效管理，是檔案管理人員應當重視的問題。傳統(tǒng)的檔案管理模式在查詢與利用中表現(xiàn)出一定缺陷，如檔案資料老化、查詢流程繁瑣、等待時間長等，應用信息化技術后，能夠優(yōu)化檔案檢索查詢流程、促進檔案利用效率的提升，真正發(fā)揮出檔案的價值。

1.3提升檔案管理效率優(yōu)勢

傳統(tǒng)的檔案管理，采用的是人工管理的方式進行，檔案信息多以紙質(zhì)信息的形成儲存，這需要檔案管理人員耗費大量的時間和精力，才能夠對相關檔案進行整理和歸檔。在信息化技術手段下，檔案信息能夠以電子和網(wǎng)絡平臺的方式儲存，在網(wǎng)絡硬盤及網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫中，就能夠實現(xiàn)對檔案資源的整合和管理，極大程度地簡化了檔案的收集、整理、歸檔工作，顯著地提升了檔案管理效率。此外，電子平臺下存儲的檔案資料，還便于隨時檢索和調(diào)閱，大大提高了檔案資料的利用率。

2檔案管理信息化建設存在的問題

2.1配套設備不完善

配套設備是信息化建設的主要硬件支持，其完善程度直接影響著檔案管理信息化建設的落實效果。但現(xiàn)階段，政府部門對信息化建設的投入有限，導致各項硬件設施尚未配置到位，阻礙了檔案管理信息技術的正常應用。同時，在設備使用過程中，管理部門往往會忽略設備的檢修工作，造成設備長期處于不良的工作狀態(tài)，而且會縮短設備的使用壽命，使一部分硬件設備出現(xiàn)了閑置、損壞等問題，無法正常使用，這些問題如果不能得到及時的解決，就會產(chǎn)生應用設備配置不完善的問題，為事業(yè)單位的檔案管理信息化建設增添難度。此外，配套設備的不完善還會直接影響信息化系統(tǒng)軟件的穩(wěn)定性，降低工作者的信息技術使用效果，制約了檔案管理的發(fā)展。

2.2檔案信息化管理專業(yè)人才缺乏

但從目前檔案工作開展情況來看，多數(shù)檔案管理人員非相關專業(yè)畢業(yè)，缺乏一定的專業(yè)管理能力。其次，檔案管理人員存在老齡化的現(xiàn)象，信息化意識薄弱，仍然習慣于紙質(zhì)檔案的管理模式，難以適應信息化技術下的檔案管理工作。再次，有的檔案工作人員工作認識不到位，工作態(tài)度不端正，一定程度影響了檔案管理的質(zhì)量。綜上，由于檔案管理隊伍人才建設存在差距，無法高質(zhì)量地開展檔案工作的信息化建設，嚴重阻礙了檔案管理水平的提升[1]。

2.3仍缺少檔案信息化建設的標準

大多數(shù)單位在進行檔案的信息化建設時，往往只是對信息化技術進行簡單運用，依照已經(jīng)建成檔案信息化的有關單位進行模仿，沒有真正從自身角度出發(fā)思考自己的實際需要，脫離實際，所創(chuàng)建出來的檔案信息化管理模式也缺少單位特色。造成此現(xiàn)象的原因在于缺少有關標準，沒有構成科學、合理的檔案信息化管理標準體制，單位也沒有制定出切實有效的規(guī)定，從而使檔案的信息化建設缺少參考條件和限制規(guī)定。

3檔案管理信息化建設存在問題的解決措施

3.1完善配套制度

配套制度作為各級職工干部共同落實檔案管理信息化建設的重要支持，單位應當構建出一套完善的配套制度，使各級職工干部在履行自身責任和義務過程中能夠實現(xiàn)有章可循、有據(jù)可依，加速推動檔案管理的信息化進程。在配套制度建設上，領導者需要先結合當前的實際情況，制定出合理的信息化建設目標，并圍繞該目標規(guī)劃出科學、詳細的建設方案，然后針對各項工作的具體落實，制定詳盡的操作規(guī)范和細則，再在此基礎上構建一系列的配套操作管理，提高各級職工干部對建設任務的自覺性。此外，針對建設過程中的重要環(huán)節(jié)，領導者還要建立合理的獎懲機制，并將其細化到具體的操作上，增強各級職工干部對建設工作的積極性。同時，完善檢查監(jiān)督管理制度，落實定期檢查、不定期抽查等工作，使單位能夠全面掌握建設任務的完成情況，之后再將檢查評估結果計入到個人績效中，減少干部職工的失誤操作和違規(guī)操作，保障信息化建設工作的準確落實[2]。

3.2提高檔案管理人員的專業(yè)技能

目前，我國檔案管理工作中，仍然是以檔案管理人員為主體，檔案管理人員的專業(yè)水平制約著檔案管理水平和管理效率。從現(xiàn)有的檔案管理隊伍來看，多數(shù)管理人員缺乏專業(yè)知識儲備，專業(yè)技術水平低下，無法適應信息化建設下的檔案管理工作。提升事業(yè)單位管理人員的專業(yè)化水平，能夠有效推動檔案管理工作的信息化建設。事業(yè)單位要重視對檔案管理人員專業(yè)技能的培養(yǎng)，通過開展專題培訓班，組織赴外參加檔案管理交流活動等，多措并舉提升檔案管理人員的專業(yè)技能，建設一支高水平的檔案管理隊伍，實現(xiàn)檔案管理質(zhì)量和效率的提升。

3.3促進檔案管理標準以及規(guī)范的完善

檔案管理標準以及相關規(guī)范應該在現(xiàn)有的基礎上進一步完善，保障后續(xù)的管理工作水平得以提升，廣大事業(yè)單位結合自身實際制定完善的規(guī)范標準。首先，應該有明確的檔案管理標準，針對檔案相關的信息展開規(guī)范完整的管理，及時更新檔案資料，保障相關信息檢索的精準性。其次，明確目標的基礎上完善管理制度，借鑒其他單位在檔案管理方面的經(jīng)驗，完善自身的檔案管理數(shù)據(jù)庫[3]。

3.4電子檔案的開發(fā)利用

促進紙質(zhì)檔案資源的轉化不是檔案信息化管理的核心目標，對電子檔案材料進行科學深入地開發(fā)利用，充分發(fā)揮出電子檔案的價值，這才是檔案信息化管理的根本目的所在。推進信息化管理，深入開發(fā)數(shù)字檔案資源，就應當深入研究電子檔案數(shù)據(jù)庫的建設工作，唯有在網(wǎng)絡環(huán)境下才可以實現(xiàn)電子檔案資源的共享與高效利用，所以應盡快做好此項工作。

4.結語

隨著社會的不斷發(fā)展，通過對事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題與相應的解決措施進行分析后，可以更好的對現(xiàn)有檔案管理工作模式進行創(chuàng)新和改革，通過檔案配套制度建設、人員培訓、標準規(guī)范完善等提高檔案信息化建設水平。

參考文獻：

[1]侯蘇珊.新時期事業(yè)單位檔案管理信息化建設創(chuàng)新探討[J].蘭臺世界，2020（S1）：72.

[2]徐曉慧.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的對策研究[J].智庫時代，2019（34）：294—295.

[3]呂雅暉.闡述新時期事業(yè)單位檔案管理的信息化建設[J].才智，2019（16）：230.