信息時代檔案管理工作的實踐與創新淺談

陳常敏

摘要：隨著社會的發展，我國的現代化建設的發展也有了改善。檔案管理指的是對檔案信息的搜集、整理、存儲和編輯等工作，其管理對象是各種檔案信息，如人力檔案、財務信息檔案、生產信息檔案等，對于不同性質的檔案信息要采用不同的管理方法。傳統的檔案管理工作形式以人工為主，不僅浪費人力、物力和財力，還極易產生各種失誤，嚴重地降低了檔案管理的整體質量。信息技術和網絡技術的廣泛應用，改變了檔案管理模式，管理人員只需利用信息技術和網絡技術就能開展搜集、整理、存儲和編輯等工作，極大地減少了管理成本，提高了管理工作的系統性和高效性。

關鍵詞：信息時代;檔案管理工作;實踐;創新淺談

引言

信息技術的發展為學校檔案管理工作帶來了良好的發展機遇，先進信息技術的利用能夠極大提升檔案管理效率，充分挖掘檔案價值，對學生和學校的共同發展提供基礎支持。

1特點

信息時代下開展檔案管理工作，具有明顯的信息化特點，能夠讓檔案管理工作實現多樣化、全面化，真正發揮檔案工作價值。具體特點主要分為以下幾個方面：（1）全面化特征在信息時代下開展檔案管理工作，不僅包括了生產資料管理、人事檔案等主要檔案管理內容，企業在運行過程中產生的一切數據都被全面納入信息化檔案管理工作當中，全面把握企業內部數據資料，豐富檔案內容，也能夠為企業實現檔案管理價值提供必要的基礎。企業在開展檔案管理工作時，應該正視信息時代下的檔案管理工作要求，全面開展檔案管理工作，擴大檔案管理工作容量。信息化特征是信息化檔案管理工作最為典型的特征，用信息技術開展檔案管理工作。具體表現為以下幾個方面：①用信息技術收集各項資料，并通過信息技術進行數據整理;②構建檔案管理數據庫，用數據庫儲存各項檔案管理信息，實現信息化儲存;③利用信息技術為檔案利用者、管理者提供各項服務，實現信息化檔案管理服務，節約檔案管理工作資源耗損，實現高效能檔案管理。（2）高價值特征在信息時代下，企業檔案不僅是記錄資料，也是企業運行、生產、決策、管理的重要依據。企業在充分把握檔案的基礎上，才能夠更加詳細地了解企業內部運行信息，作出最為科學地管理決策。因此在新時代下，企業檔案管理工作價值能夠得到最大化地開發，并參與到企業決策當中，真正實現檔案管理工作價值。

2信息時代檔案管理工作中存在的問題

當前學校檔案工作中存在著許多問題，制約著檔案管理質量的提升。首先是對檔案工作缺乏有效的重視和支持，相關信息基礎設施的配置相對不足，制約著信息化建設的高效推動。同時管理人員缺乏科學配置，人員機構不合理，工作人員的專業素養和技能水平存在不足，不能形成較好的管理效果。其次是管理思想較落后，缺乏主動意識，不能結合實際工作需求進行主動的學習提升，對管理理念缺乏有效的創新，重視檔案的管理工作，缺乏對檔案使用環節的優化，無法為使用者提供優質的服務，不利于管理活動的高效開展。再次是管理工作缺乏科學的管理制度，對各個管理環節缺乏有效的規范，不能形成統一的檔案服務標準，提升管理難度。最后是信息化建設缺乏統籌規劃，并不能實現對相關管理環節的高效覆蓋，使得管理工作存在一定的漏洞，無法形成全面的管理平臺，各個管理環節缺乏有效的信息共享，不利于管理水平的提升。

3信息化背景下優化檔案管理工作的相關舉措

3.1健全相應的檔案管理制度

要想有效保證檔案管理工作的質量，首先就要完善當前的相關管理制度。傳統檔案管理工作過程中已有規章制度，已經很難適應新的社會發展形勢的需要，特別是伴隨網絡技術的快速發展，相關的檔案管理工作模式已經發生了質的變化。因此，單純依靠傳統的規章制度已明顯不合時宜。只有在當前網絡環境下制訂相應的規章制度，才能有效進行檔案管理職權的分配，符合網絡平臺的相關要求。此外，還要結合當前檔案管理工作情況，定時召開相關工作會議，對于檔案管理工作中出現的問題，做好相應的總結，并采取合理的措施，保證相關的檔案管理制度符合現實工作的需求。

3.2提升網絡管理平臺的安全性

檔案是機關、企事業單位工作過程中不可缺少的參考依據。在檔案管理過程中，保障檔案相關資料的真實性會直接影響后續工作的正常開展。因此，為了保證相關檔案管理工作的有效性，有必要對相關的檔案管理技術進行改革。信息化檔案管理平臺的安全性，與當前的網絡使用環境以及干部職工的工作習慣有很大的關系。作為相關的網絡維護部門，要保證檔案工作人員有個安全的工作環境。此外，與檔案相關的工作人員在工作過程中，也要在科學合理的制度下配合檔案管理工作，如登錄檔案管理賬號后，要及時刪除賬號信息;工作開始前要對當前的網絡環境進行安全測評等，從而將相關的網絡安全風險降到最低范圍內，這樣才能保證檔案安全管理工作沿著正確的軌道前進。

3.3加強檔案管理信息化建設

為了確保檔案管理工作的順利開展，要不斷加強信息化建設與管理工作，健全和完善相應的檔案管理機制至關重要。在信息時代下，要明確檔案管理工作的管理目標和方向，有效構建信息化檔案管理機制，保證檔案管理工作的有序開展。不少單位缺乏對檔案管理信息化的重視度，信息化建設力度不足，造成檔案管理工作的隨意性，降低了檔案管理的工作效率。因此，要加快檔案管理工作信息化的建設步伐，強化信息化檔案管理系統的軟、硬件配置，構建科學合理的檔案管理系統，有效保證檔案管理工作的質量和效率，避免檔案管理工作出現秩序混亂的問題。

3.4完善信息化管理制度

信息時代下，檔案管理工作要通過規章制度的制訂來完善，對相關的工作流程進行有效規范和約束，使檔案管理工作的效率和質量得到有效保證。在檔案管理中，要建立相應的檔案管理規章制度，傳統的檔案管理規章制度已無法適應信息時代下對檔案管理工作提出的新要求，要充分考慮目前的網絡環境以及社會需求制定管理制度，并結合未來的發展趨勢，完善現行的檔案管理規章制度，保證管理規章的權威性。在網絡化的趨勢下，要結合網絡化對檔案管理工作的要求以及發展趨勢，對檔案管理模式進行改革。針對檔案網絡管理需要以及網絡平臺構建管理要求，科學分配管理責權，并及時分析信息化檔案管理中出現的問題，及時修正錯誤，保證后續規章的創新和改革。

4結語

檔案管理作為企業內部管理工作的重要內容，記錄了企業的發展歷史，企業管理人員運用信息技術進行全面化、信息化、現代化檔案管理，可以幫助企業管理人員獲得最全面的內部資料，并結合實際情況做出科學化決策，促進企業長遠發展。

參考文獻：

[1]徐景超.信息時代下檔案管理工作的創新[J].管理觀察，2018，（20）：67-68.

[2]章莉.信息環境下檔案管理工作創新策略[J].城建檔案，2017，（01）：58-59.

（作者單位：山東計量測試學會）