檔案信息化建設(shè)進程中的數(shù)字化模式

馬俊 車軼

檔案信息化是指檔案管理模式，以面向檔案實體保管為重點，以檔案實體的數(shù)字化信息這種主要形式到為社會提供服務(wù)的轉(zhuǎn)變過程。運用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況，新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法。實現(xiàn)檔案信息的社會化服務(wù)。檔案信息化建設(shè)是指應(yīng)用信息技術(shù)去進行產(chǎn)生，管理到利用檔案信息的過程。在這樣的大轉(zhuǎn)變過程中，要實現(xiàn)信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，更要實現(xiàn)信息檔案接收，傳遞，儲存和提供利用的一體化。

檔案信息的數(shù)字化是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)，數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)，高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段將紙質(zhì)文件生效文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔案保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成句有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。

檔案管理更多的是體現(xiàn)在自動化，實時化，網(wǎng)絡(luò)化。具體表現(xiàn)為數(shù)據(jù)只需一次錄入，可以多次利用。數(shù)據(jù)無論從文書管理錄入，還是從檔案管理錄入，只需錄入一次，即可在檔案管理內(nèi)部進行數(shù)據(jù)共享。提高工作效率。各種報刊可以自動打印，數(shù)據(jù)錄入后，不論是文書管理還是檔案管理，可以方便的打印出相關(guān)的收發(fā)文具單匯總表。可以方便的打印出檔案的背景，封面，案卷目錄，文件目錄。備考表等。檔案管理的信息化，網(wǎng)絡(luò)化，可以給管理人員，職能部門及公司帶來顯而易見的效果和收益。

實現(xiàn)一連串數(shù)據(jù)的有效管理，其關(guān)鍵是數(shù)據(jù)排列，數(shù)據(jù)排列組織是數(shù)據(jù)管理的基石，其水平?jīng)Q定了數(shù)據(jù)管理的水平。《檔案著錄規(guī)則》一直是檔案信息化建設(shè)過程中檔案數(shù)據(jù)著錄的基礎(chǔ)標準，以此標準統(tǒng)一進行，各地區(qū)、各行業(yè)紛紛頒布了適合本地區(qū)、本行業(yè)可以執(zhí)行的“文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)交換格式”標準，這些標準在檔案信息化建設(shè)的前期階段起到了很好的規(guī)范和標準化的作用，使局部范圍內(nèi)檔案在數(shù)字化過程中有了統(tǒng)一的執(zhí)行標準，需要大家規(guī)范有一個紙質(zhì)檔案建立數(shù)字檔案的過程。

檔案信息化建設(shè)對于提高整個部門的技術(shù)水平企業(yè)的信息化，數(shù)字化，網(wǎng)絡(luò)化都是有效的，因為只有實現(xiàn)檔案工作的信息化，才能外部公司的發(fā)展相協(xié)調(diào)，適應(yīng)不斷變化的外部環(huán)境。然而，實現(xiàn)管賬檔案信息化必須有規(guī)范性原則，一方面可以將管藏檔案通過掃描等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計算機可識別，可處理的數(shù)字化信息，另一方面，可以接收電子文檔。二者都需堅持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)的法規(guī)，實施規(guī)范性。這不僅實現(xiàn)現(xiàn)代化的需求，也能提高工作質(zhì)量和效率的需求。將檔案信息的保管，傳遞，利用數(shù)字化等更嚴謹?shù)墓芾怼＿M一步規(guī)范和標準，也是社會發(fā)展必然選擇。