信息化在石油企業(yè)物資采購管理中的應(yīng)用策略研究

李光林（中國石油集團(tuán)測井有限公司）

■前言

結(jié)合實(shí)際調(diào)研可以發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段我國很多石油企業(yè)在信息化物資采購管理方面存在許多不足之處，如內(nèi)部溝通不充分、物資申請程序復(fù)雜、公開招標(biāo)難以取得預(yù)期結(jié)果等，物資采購的效率、質(zhì)量均會受到影響。為盡可能提升石油企業(yè)物資采購管理水平，正是本文圍繞信息化開展相關(guān)研究的原因所在。

■石油企業(yè)物資采購信息化分析

（一）物資采購特征

對于規(guī)模龐大繁雜的石油企業(yè)來說，其物資采購對內(nèi)、對外的特征不同。對內(nèi)來說，石油企業(yè)不同部門存在繁瑣龐大的物資需求，各個部門需求的切實(shí)有效滿足存在較高難度，這種情況在石油工業(yè)的繁雜環(huán)境中極為突出，這是由于不同部門在石油工業(yè)環(huán)境中的地理位置較為分散，較高的專業(yè)性也使得復(fù)雜需求存在。采購部門受到分散的地理位置影響往往無法獲得詳細(xì)的采購需求數(shù)據(jù)資料，物資采購工作因此受到的負(fù)面影響必須得到重視。對外來說，采購工作會受到小批量多批次采購帶來的負(fù)面影響，買方的價(jià)格談判優(yōu)勢在這種影響下將無法體現(xiàn)；石油企業(yè)的物資采購工作還會受到溝通帶來的直接影響，溝通需求同樣在對內(nèi)和對外兩個環(huán)境中有著不同表現(xiàn)。對內(nèi)來說，物資采購過程中物資采購部門與生產(chǎn)部門的聯(lián)系極為重要，如聯(lián)系不暢，無法得到有效共享的物資采購管理信息可能導(dǎo)致物資庫存成本上升。對外來說，市場環(huán)境中的供給單位也需要與物資采購部門開展深入溝通，采購決策的科學(xué)性直接受到影響，合理報(bào)價(jià)給出、采購工作優(yōu)化受到的影響也不容忽視[1]。

（二）物資采購信息化價(jià)值

對于石油企業(yè)物資采購信息化來說，也可以從對內(nèi)、對外兩個角度進(jìn)行分析。對內(nèi)來說，石油企業(yè)可通過收集現(xiàn)有采購信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)，依托信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)采購工作的優(yōu)化。對外來說，物資采購部門可通過信息技術(shù)收集和整理的供應(yīng)商信息作為工作依據(jù)，如采購信息、信用信息等，這類信息不僅能夠用于未來物資采購工作的優(yōu)化，也能夠作為某些物資售后工作的索取憑證?？偟膩碚f，物資采購信息化的價(jià)值極高，物資供求信息的針對性、有效性可由此得到保障，科學(xué)合理的物資采購管理體系建設(shè)也能夠獲得支持，這對信息化時代石油企業(yè)物資采購管理優(yōu)化極其重要[2]。

■信息化在石油企業(yè)物資采購管理中的應(yīng)用策略

為推進(jìn)石油企業(yè)物資采購管理的信息化探索，可從四方面入手，包括構(gòu)建采購數(shù)字化處理方式、開展采購一體化管理探索、強(qiáng)化綜合信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)開發(fā)、強(qiáng)化物資采購的溝通和后續(xù)追蹤。

（一）構(gòu)建采購數(shù)字化處理方式

為實(shí)現(xiàn)信息化在石油企業(yè)物資采購管理中的科學(xué)應(yīng)用，采購數(shù)字化處理方式的構(gòu)建極為關(guān)鍵，需要從數(shù)字化處理的基礎(chǔ)入手，這一基礎(chǔ)指的是信息。通過對內(nèi)部物資需求信息的全面搜集，結(jié)合生產(chǎn)部門的物資實(shí)際需求，同時強(qiáng)化物資采購前的準(zhǔn)備工作，采購部門即可第一時間了解生產(chǎn)部門物資需求，物資庫存優(yōu)化及采購規(guī)劃可順利開展，庫存積壓、生產(chǎn)物資不足等問題均可由此規(guī)避。供應(yīng)商檔案管理體制的建立健全也能夠?yàn)椴少彅?shù)字化處理提供支持，及時記錄成交價(jià)格、貨物數(shù)量、發(fā)貨時間，通過對這類指標(biāo)的全面記錄和分析，即可實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商優(yōu)選并實(shí)現(xiàn)長期合作。在長期合作的供應(yīng)商確定后，管理的強(qiáng)化也不容忽視，以此全面考核供應(yīng)商，保障貨物數(shù)量穩(wěn)定性和貨源質(zhì)量，貨物質(zhì)量控制、資金浪費(fèi)問題規(guī)避也能夠同時實(shí)現(xiàn)。此外，石油企業(yè)還應(yīng)通過統(tǒng)一建設(shè)的管理平臺，有效保存各個物資采購環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)資料，發(fā)掘物資需求規(guī)律，有針對性的指定采購計(jì)劃，更好的滿足生產(chǎn)物資采購需求。通過對物資相關(guān)信息的全面分析，物資采購人員可通過對比市場實(shí)際信息，實(shí)現(xiàn)對市場價(jià)格動態(tài)走向地及時掌握，有效控制成本指標(biāo)。

（二）開展采購一體化管理探索

逐層上報(bào)領(lǐng)取模式仍屬于現(xiàn)階段我國很多石油企業(yè)物資供應(yīng)的主流方式，即生產(chǎn)一線單位物資需求由采購部門匯總，各單位派專人領(lǐng)取物資，但受到較為分散的領(lǐng)取時間影響，時間浪費(fèi)不可避免地會出現(xiàn)，部分單位需要準(zhǔn)備一些物資滿足自身急需，并催生物資領(lǐng)取時的重復(fù)領(lǐng)用問題，物資重復(fù)采購惡化、部分生產(chǎn)單位物資缺乏情況也可能出現(xiàn)。因此，可基于信息化技術(shù)開展采購一體化管理探索，石油企業(yè)需淘汰單一式的領(lǐng)取模式，將供應(yīng)物資點(diǎn)設(shè)立于各個生產(chǎn)單位，并將供應(yīng)點(diǎn)材料及材料員納入一體化管理平臺，信息化的統(tǒng)一管理可由此實(shí)現(xiàn)，真正告別囤積物資現(xiàn)象并有效節(jié)約物資采購成本。值得注意的是，基于信息化的采購一體化管理探索還應(yīng)關(guān)注內(nèi)部溝通“信息壁壘”的消除、各環(huán)節(jié)信息滯后問題的處理、信息冗余催生的決策困難規(guī)避，采購一體化管理必須充分發(fā)揮自身優(yōu)勢[3]。

（三）強(qiáng)化綜合信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)開發(fā)

石油企業(yè)物資采購管理的信息化探索需要實(shí)現(xiàn)對市場物資價(jià)格的全面掌握，同時還需要分析物資采購歷史價(jià)格走向，實(shí)現(xiàn)對物資市場價(jià)格變動的科學(xué)預(yù)測，采購方案的科學(xué)制定可順利實(shí)現(xiàn)，采購成本也能夠隨之降低。還應(yīng)設(shè)法對油田物資動態(tài)變化進(jìn)行預(yù)測，結(jié)合石油企業(yè)不同單位的當(dāng)年任務(wù)及歷史的物資需求、消耗綜合情況，即可實(shí)現(xiàn)物資消耗量的科學(xué)預(yù)估。同時還需要開展最佳庫存量、采購時間的預(yù)測，這一預(yù)測應(yīng)以物資庫存、消耗情況為依據(jù)，單次采購的具體數(shù)量、合理的采購時間均可預(yù)算得出，最終實(shí)現(xiàn)采購成本降低、合理化費(fèi)用使用、石油企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益提升。在具體的綜合信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)開發(fā)過程中，應(yīng)設(shè)法實(shí)現(xiàn)信息透明，以此保證石油企業(yè)物資采購各環(huán)節(jié)的公平公正，物資采購工作效率也能夠更好得到保障。物資采購信息化系統(tǒng)應(yīng)以信息透明化作為基本需求，以此為物資供應(yīng)鏈的有效控制和高效工作奠定基礎(chǔ)，結(jié)合現(xiàn)階段石油企業(yè)建立的物資采購信息化系統(tǒng)，以及不斷進(jìn)步的硬件設(shè)備和信息化技術(shù)，石油企業(yè)物資采購管理即可獲得更多信息支持。

（四）強(qiáng)化物資采購的溝通和后續(xù)追蹤

石油企業(yè)物資采購的高水平開展離不開高效溝通的支持，因此物資采購部門必須做好對內(nèi)、對外的溝通工作，這同樣屬于信息化在石油企業(yè)物資采購管理中應(yīng)用需要關(guān)注的重點(diǎn)。通過強(qiáng)化溝通，石油企業(yè)采購部門與其他部門的聯(lián)系即可有效強(qiáng)化，通過深入了解不同部門的物資需求，采購工作有效性自然能夠得到保障。還應(yīng)同時關(guān)注對外的溝通強(qiáng)化，保證物資采購部門和供應(yīng)商之間實(shí)現(xiàn)充分溝通，采購招標(biāo)的相關(guān)內(nèi)容即可更好傳達(dá)給供應(yīng)商，供應(yīng)商的價(jià)格文件優(yōu)化制定、物資采購部門的供應(yīng)商優(yōu)選均可受到積極影響。在信息化時代，還應(yīng)充分利用信息化移動終端，如智能手機(jī)、平板電腦，基于移動終端的oto特征，即可更好結(jié)合線下與線上，實(shí)現(xiàn)兩個層面在溝通過程中的無縫切換，在便捷和完整的移動溝通平臺下，空間和時間兩個層面中的溝通具備更大自由度，石油企業(yè)物資采購的各環(huán)節(jié)溝通自然可進(jìn)一步優(yōu)化；物資采購后續(xù)追蹤的強(qiáng)化也需要依托石油企業(yè)的物資采購信息化建設(shè)，結(jié)合科學(xué)實(shí)用的信息化檔案系統(tǒng)，其能夠?yàn)槲镔Y采購工作提供有力支持。以石油企業(yè)的內(nèi)部環(huán)境為例，不同單位和部門會負(fù)責(zé)不同物資的消費(fèi)，物資的質(zhì)量和消費(fèi)狀態(tài)需要由信息化檔案系統(tǒng)進(jìn)行收集，這種收集不僅需要依托PC端，還需要同時得到移動端的支持，相關(guān)人員的便捷錄入、多種媒體的靈活應(yīng)用、圖像數(shù)據(jù)的靈活采集均可為采購物資的質(zhì)量和消耗狀態(tài)的全面控制提供支持。

■結(jié)論

綜上所述，信息化在石油企業(yè)物資采購管理中的應(yīng)用存在較高現(xiàn)實(shí)意義。在此基礎(chǔ)上，本文涉及的構(gòu)建采購數(shù)字化處理方式、開展采購一體化管理探索、強(qiáng)化綜合信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)開發(fā)、強(qiáng)化物資采購的溝通和后續(xù)追蹤等內(nèi)容，則提供了可行性較高的信息化物資采購管理路徑。為更好開展相關(guān)信息化探索，各類新型信息化技術(shù)的積極應(yīng)用必須得到重視，軟硬件的及時升級也不容忽視。