大型房地產企業檔案管理系統功能設置探討

摘 要：近些年來，我國房地產行業迅速崛起，很多房地產公司已經發展成為大型、特大型企業，它們所形成的房地產檔案對企業和房地產市場的正常運行都起著不可替代的憑證參考作用。同時，隨著信息化進程的加快和檔案數量的增加，促使檔案管理工作不斷趨于電子化、自動化和智能化。文章主要介紹了大型房地產開發企業檔案系統設置背景和系統功能模塊的設置需求，構建一個針對性強、實用性強和智能化的檔案系統，以提高工作效率。

關鍵詞：房企;房地產檔案;檔案管理系統;功能模塊

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.003

1 背景

檔案是企業信息資源的重要組成部分，在企業發展過程中起著不可替代的憑證參考作用。要想充分發揮檔案在企業經營管理中的作用，做好檔案的管理工作是基礎，配備一個穩定、安全、強大、實用、方便快捷又智能的檔案系統則是關鍵[1]。

房地產檔案主要是指房地產開發企業在經營和管理活動中形成文字、圖像、聲音等各種形式和載體的歷史記錄，作為專門檔案之一，較一般檔案而言具有一定的特殊性和專業性。第一，房地產行業經過二十多年的發展，不少企業已突破地域、行業限制，業務延伸至各地、各領域，有的甚至進入世界五百強的行列，擁有數家地區公司或下屬單位，它們獨立運行，形成獨立的全宗檔案;第二，房地產行業人員流動性大，若不及時收集、整理、歸檔檔案，就可能造成不可逆的損失;第三房地產開發項目規模大、工期長、時間跨度大，形成的資料種類多、數量大，對內對外涉及的人員、部門、單位多，資料來源廣，檔案利用價值和利用率高等[2]。因此，為房地產開發企業設置具有特性的檔案系統很有必要。

2 檔案管理系統功能模塊設置需求及目標

首先，檔案系統功能設置應支持一個數據庫管理多個全宗檔案數據，并根據不同全宗設置檔案分類，企業自上而下集中存儲和管理檔案;第二，檔案系統操作界面應簡潔、操作方便智能、簡單易學;第三，系統權限由總部人員統一管理，分公司或下屬單位檔案人員的系統操作權限需經集團授權，以實現獨立地操作檔案系統，滿足日常檔案管理工作需要;第四，應考慮實現內網、外網兼容使用功能，以提高企業信息化資源的利用效率，實現網絡存取和共享[3];第五，檔案系統的功能可根據企業的實際工作需要，能隨時改進、更新。

3 檔案管理系統功能模塊

3.1 檔案管理模塊

檔案管理模塊。它是檔案系統的主要模塊，其功能設置應齊全、完整和智能，此模塊主要包括檔案數據條目的錄入、保存、修改、刪除、移件、批量導出、批量導入、打印報表編目、掛接原文等功能

菜單。

1）錄入。系統支持新增記錄可繼承數據項、自動累加數據項，即新增條目的相應內容無需再手動著錄，系統會自動填充默認值或攜帶（一般全宗號、形成年度、分類號、案卷級檔號、文件編號、歸檔日期、錄入日期、份數、文件屬性、錄入人、實體狀態、公司名稱等著錄項可設置為默認值或攜帶項）填充上一條的信息，可有效簡化錄入步驟，節約時間;同時系統支持自動檢查必錄字段（如全宗號、形成/歸檔年度、分類號、檔號、題名、責任者、錄入人、錄入時間、文件屬性、份數等為必填項，其余文件編號、金額、備注等為選填項）完整性并自動提醒使用者查漏補缺。另外，針對保管期限、密級等有國標或行標規定的著錄項，可將其標準內容固定下來，通過下拉選擇的方式選擇參考值或系統自動帶出，設置為參考項，提高錄入效率。同時，設置錄入錯誤提醒，在操作出現錯誤時，可自動生成詳細的錯誤報告，以提示檔案錄入人員并進行修改。

2）保存。分為保存并新增（保存當前條目的同時，自動開啟新條目著錄頁面）、保存（僅保存當前條目內容并關閉當前頁面）。

3）修改。可對條目信息的所有字段進行單條或批量修改操作，如可批量替換某個字段的值、批量生成條目、案卷的序號等。

4）刪除。可對條目信息進行單條或批量刪除，刪除數據放入回收站，可恢復。

5）移件。如條目錄錯案卷，為提高效率，可設置相關功能，實現同一全宗下檔案條目信息的移動，由此卷移到彼卷，或管理員權限下，可跨全宗移動條目信息[4]。

6）數據批量導出、導入。對于系統中已存在的檔案案卷、卷內目錄進行單獨或同時導出，形成批量導入的模板，通過編輯后，可單獨或同時導入新的案卷、卷內目錄，導出、導入的格式包括一般可設置Excel格式，方便編輯。在導入時，可實現自動檢測數據有效性、唯一性，比如對格式不對、數據是否為空等檢查，確保導入數據的準確性。若出錯則提供詳細的錯誤報告，以便修改。同時，對已導入數據進行批量自動關聯，通過設置如檔號、案卷號等具有唯一性特征的關聯字段，使導入數據關聯到對應案卷下。

7）打印報表、編目。根據企業的需求，設置檔案盒背脊、卷內目錄、案卷目錄等報表，可實現預覽、打印、導出保存備份（格式一般為EXCEL）等操作。

8）原文管理。將紙質文件材料以文字、圖像等電子文件格式經過掃描、存儲、管理后，可上傳至卷內條目，并可對條目原文進行上傳、下載、排序、檢索等。具體說來是可選擇本地計算機中的文件直接上傳，原文格式一般為jpeg，jpg，pdf， tif等幾種格式。可實現單條條目同時掛接多個原文或同一案卷中的多條條目同時掛接原文，已上傳原文的條目顏色自動區別于未掛原文條目，同時在原文數量一欄顯示原文的具體數量，一目了然。

原文掛接設置應注意同名原文忽略掛接，即相同名稱的原文只掛接一次，第二條忽略不掛接，以提高工作效率。

3.2 檢索利用模塊

檢索利用是檔案管理系統的重要模塊，檢索方式應靈活多樣，具有人性化、智能化等特點。目前主要使用的功能有檢索、利用登記、歸還、查詢和管理利用人員信息幾個方面。

1）檢索。支持任意字段檢索、簡單模糊檢索、精確檢索、組合查詢、智能查詢等，可跨全宗、跨案卷找出符合條件的記錄，注重查詢速度、查全率、查準率，幫助檔案人員快速而全面的查找需要的

數據。

2）利用登記。記錄利用人員、文件信息、利用時間、借閱期限、利用目的等，方便對檔案利用進行集中統一管理。檔案在進行利用登記操作后，相應的數據信息狀態會標記為“借出”，未被借出的檔案狀態為“在庫”。利用登記一般可設置以下兩種方式：一是直接在檔案管理模塊中找到相應的利用條目或案卷信息，可直接對相應數據進行利用登記操作，無需加入利用暫存庫，此功能主要用于檔案員對檔案系統數據熟悉的情況;二是同時登記不同案卷條目信息。進入利用模塊，通過檢索，找到相應數據，因分布在不同案卷中，故可將需利用的檔案先添加暫存，將所有待借檔案暫存在一起，仔細核對無誤后統一發起利用登記，不必逐一登記，可提高工作效率。

3）歸還、續借。設置單條或批量歸還、續借功能。

4）檔案到期自動催還。系統每天定時自動檢索快到期（可設置為距離歸還日期還剩2天）和已逾期的檔案，相應條目信息在到期前2天以別的顏色突出顯示，提醒檔案人員及時催還或提醒利用人續借。同時與相應的辦公系統如常用的OA、EMS系統相連，以便檔案系統實現自動向借閱人發送催還通知，以提醒利用人歸還檔案或補辦續借檔案手續。

5）利用人員管理。系統支持對利用部門、利用人員進行查詢、添加、刪除等操作，方便今后直接選擇借閱人信息進行利用登記工作，并可按利用人、利用文件和檔案類別分別進行顯示和查詢。

3.3 編研統計（庫房管理）模塊

此模塊主要用于統計庫藏檔案數量，幫助檔案人員盤點并掌握庫藏檔案情況。

1）檔案統計。實現對室藏檔案數量、檔案歸檔情況和檔案利用情況等進行統計，并通過表格、圖表、線形圖、柱狀圖等形式呈現，統計結果可預覽、下載導出保存等。同時，還應實現按用戶需求進行統計設置[5]。

就室藏量和歸檔情況而言，可按日、月、季度、年度、檔案類別、保管期限、實體性質等分別統計新增歸檔量、銷毀量、封存量、室藏總量等;就檔案利用情況而言，可實現按月度、年度或利用人員所屬部門、資料類型、利用方式（一般為借用、復制、上繳、查閱）等對利用數據進行統計分析，并自動形成分析報表，以提高檔案利用統計工作的準確度和效率。

2）檔案銷毀。實體檔案銷毀后，需檔案條目進行更改，狀態顯示為“已銷毀”，相應的檔案電子目錄實現自動另外存儲在檔案銷毀模塊，同時形成銷毀清冊，檔案員可查看、導出清冊。

3）虛擬庫房模塊。此功能主要用于檔案盤點、制作檔案庫位圖。在日常盤點工作中，由于盤點工作量較大，在檔案系統中設置本單位的一個虛擬庫房，既可方便盤點，又可提高盤點準確性。設置自定義虛擬庫房、檔案密集架或檔案柜新增、修改、刪除等基本功能，支持庫位圖導出、打印功能。

3.4 其他設置

1）設置訪問日志。檔案具有保密性，對大型房地產開發企業而言，絕密級檔案管理尤其重要，關系著企業的發展。建議系統增加訪問日志，對數據庫的訪問過程如用戶名、IP地址、登錄時間、檢索內容、退出時間等操作進行留痕。

2）個性設置功能。用戶可根據實際情況或個人操作習慣對檔案數據顯示字段內容、寬度等進行調整，支持數據“一點排序”，輕松實現升序或降序排列;可對數據分頁顯示的記錄條數進行設置，方便查看，提高數據操作速度等。

3）增加檔案預歸檔功能模塊，共享資源，提高工作效率。此模塊可設置“接收”及“打回”功能，用以讓公司其他部門資料員（兼職檔案員）預歸檔錄入，提交后由檔案印章室審核數據錄入是否符合要求，符合就通過，不符合就打回修改。如招投標檔案、工程竣工檔案、商品房合同等，可由部門資料員錄入系統，不僅可共享數據信息資源，避免重復工作，也可提高批量檔案歸檔的工作效率。

參考文獻

[1]陳靜.房地產檔案的信息化管理探討[J].住宅與房地產，2017（6）：13.

[2]李鑫.房地產檔案的信息化管理探討[J].青年時代，2017（26）：262-263.

[3]宋敬榮.房地產檔案信息化管理探討[J].黑龍江檔案，2013（6）：88.

[4]林春芳.房產檔案信息化管理探討[J].財訊，2019（5）：184.

[5]宋敬榮.房地產檔案信息化管理探討[J].黑龍江檔案，2013，6（6）：86.

作者簡介

江鷗（1987-），女，本科，助理館員，主要從事房地產企業檔案管理。