檔案管理的重要地位及加強檔案管理的方法研究

劉志勇

摘 要：隨著社會的不斷發展，各種企事業單位都會在正常的經營運行中產生大量的重要資料和信息，因此，就需要對這些資料實施科學合理的檔案管理。檔案資料作為每個企事業單位的無形資產，直接影響著企業的運營與發展，這就要求企事業單位必須對檔案管理工作引起足夠的重視，加強檔案管理監管工作，對推動企事業單位的順利發展有著極為重要的意義。本文就圍繞檔案管理工作的重要地位展開了全面的分析，并對加強檔案管理的有效途徑提出了一些建議。

關鍵詞：檔案管理;重要性;管理方法

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.009

檔案主要是指人們在各種社會活動中所直接或間接形成的，不同形式的且具有保存價值的記錄，其帶有一定的原始性特質。具體到檔案管理的實際操作，管理人員可以通過對不同形式的資料信息實施分類、管理，然后在適合的時間對其中的重要信息實施利用，以此來發揮檔案的實用價值。從中我們可以了解到，檔案的管理工作具有極其重要的地位，因此，管理人員必須運用科學有效的管理方法對檔案進行管理。

1 簡述檔案管理工作的意義和實用價值

對檔案實施科學有效的管理，不僅能夠對企事業單位的綜合業績有一個全面正確的了解，還能夠對企事業單位的管理能力有一個準確的評估。檔案中記錄著企事業單位發展歷程中的優秀成果，為企事業單位在未來的發展方向提供了詳細的參考依據，通過對這些資料進行科學精準的分析，來制定出利于企事業單位發展的可行性方案，對推動企事業單位的全面發展具有重要的意義。隨著我國社會的不斷發展，傳統的檔案管理理念已經無法滿足時代發展的需求，這就需要企事業單位通過不斷的改革與創新，結合自身的實際發展情況，來構建出科學合理的管理體制，以此來不斷優化檔案管理的方式與方法，此外，企事業單位還要逐步更新自身的管理理念，運用全新的管理理念與管理手段來加強檔案管理的監管工作，從而推動企事業單位在市場競爭中的穩定發展。

檔案管理工作的實用價值主要體現在兩個方面：第一，作為考察依據的價值。檔案不同于其他普通文檔，它是具有法律效益的，擁有一定的權威性。根據檔案自身所具備的特性和自然的形成方式，令檔案的相關記錄更為客觀，能夠成為令人信服的有力證據。所以，檔案可以作為真實有效的憑證依據而存在[1]。比如，企事業單位重要文件存檔、手稿和印信等。第二，作為參考的價值。檔案因其從未被篡改過而成為最具可靠性的參考依據，大部分檔案有涉及親筆簽名或者手稿形式，其中還包括影像資料和錄音資料等，因此，檔案是可以客觀反映歷史的真實性資料，是最有利的事實憑證。與此同時，檔案的參考價值和內容相當廣泛和豐富，在任何地區和企業單位等都擁有自己的檔案管理部門，因此，當遇到難題必須要參考檔案時，只需要當相關的檔案管理部門就可以找到自己需要的東西。由此我們可以看出，檔案管理工作的重要性，作為檔案管理工作的管理人員，必須要對檔案管理工作引起足夠的重視，接收和保存好重要的檔案信息，在遵循相關法律條例的原則下落實好檔案的保密工作，加強自身的社會責任感和使命感。

2 淺析檔案管理的重要地位

2.1 客觀反映企業的實際發展情況

信息作為檔案管理的核心內容，帶有一定的動態性特質。從企事業單位的自身發展而言，要想保持穩定持久的發展狀態，就必須要加強檔案管理的監管工作，充分挖掘檔案的實用效用。具體到企事業單位的檔案資料，從中我們可以了解到企事業單位的發展歷程，如創辦時間、經營發展、階段目標、人力資源等，檔案管理與企事業單位的發展有著不可分割的聯系，企事業單位的所有運營情況，都記錄在檔案中，因此，企事業單位可以從檔案的相關信息中反映出單位的實際發展情況。

2.2 輔助人員作出決策

檔案管理能夠準確的反映出企業的實際發展情況，因此，可以為管理層的決策提供正確的參考依據。比如，針對企業的經營發展，管理層要對目前的經營策略實施調整來順應市場的千變萬化，就可以將檔案作為參考依據，對其中的資料進行科學合理的分析，來作出正確的決策，檔案管理能夠確保信息的完整性，有利于管理層借助檔案信息來作出正確的決策，以此保障企事業單位的全面成長[2]。

3 加強檔案管理的有效途徑

3.1 推動企業的信息化建設

圍繞具體的檔案管理工作來看，傳統的管理模式主要是采用紙質檔案管理為主，這就需要開設專門的檔案室進行檔案存放，不但會降低信息查閱的效率，還會增加檔案管理的工作成本。要想改變這種現狀，有關部門就必須不斷更新自身的管理觀念，將先進的現代化信息技術有效的運用到檔案管理工作當中，推動檔案管理的信息化建設。

具體而言，可以借助互聯網、計算機這些先進的網絡技術，建立科學合理的檔案數據庫，此外，還可以在企業或部門內部建立內網，以便檔案的錄入和使用。在此基礎上，相關技術人員還可以對信息化的檔案管理設立對應的檢索目錄，同時增設相應的管理人員。通過信息技術的加入，可以有效的突破傳統紙質檔案管理的局限，降低檔案管理的成本，為檔案信息的查閱提供了更為便捷的途徑。加強檔案管理，必須要緊跟時代的發展步伐，利用一切先進的科學技術，實現檔案信息的現代化管理，以此提升檔案管理的工作效率[3]。

3.2 構建科學完善的檔案管理系統

檔案管理的信息化建設為檔案的管理工作提供了便捷，同時也凸顯了檔案的安全隱患問題，陳舊的檔案管理系統無法保障檔案信息的安全可靠性，這就需要相關技術人員對現有的檔案管理系統進行改進與完善，以確保其安全性。

究其根本，通過信息化技術對檔案實施管理，常會出現檔案信息失竊、病毒入侵、系統崩潰和黑客入侵等現象，對檔案管理工作的順利進行產生了極為不利的影響。因此，具體到檔案管理工作，技術人員應該采取遠程存儲、冷備份和熱備份的手段，對檔案信息實施備份處理，與此同時，還應將更多的網絡安全技術運用于管理環節中，例如內網與外網實施隔離、多子網關技術、客戶端IP與防火墻MAC地址綁定等，將這些先進的網絡技術運用于檔案管理工作，可以有效的提升檔案管理的安全可靠性，避免了黑客入侵和信息丟失等問題的發生。

3.3 提升管理人員的綜合素養

提升檔案管理人員的綜合素養，是推動檔案管理工作順利開展的有力途徑。舉例來說，企事業單位應該對檔案管理人員實施定期的專業知識普及和專業技能培訓，讓管理人員可以在掌握傳統管理模式的前提下，不斷提升自身的網絡技能，以此來推動檔案管理的現代化管理。企業通過對檔案管理人員樹立正確的思想觀念，來加強管理人員對檔案管理工作的重視，有利于管理人員更好的展開檔案管理工作，提升檔案管理工作的整體效率。

對此，企業應該從自身的實際發展情況出發，明確檔案管理的相關需求，加強對管理人員專業技能的提升，使管理人員的綜合能力能夠達到檔案管理的要求。加強檔案信息的管理工作，則必須不斷完善管理人員的綜合技能，從而充分的挖掘檔案管理的實際效用。

4 結語

檔案管理對企事業單位的順利發展有著非常重要的影響，因此，管理人員必須對檔案管理工作引起足夠的重視，并通過對管理方法不斷的創新與完善，來充分挖掘出檔案管理的實用價值，以此提升檔案管理的工作效率。

參考文獻

[1]崔嵐.企業檔案管理信息化建設的實踐與思考[J].機電兵船檔案，2020（03）：98-100.

[2]秦紫英.加強事業單位檔案管理信息化的幾點方法[J].科技風，2020（11）：242.

[3]尹君.檔案管理的重要地位及加強檔案管理的方法研究[J].辦公室業務，2019（09）：78.