新形勢下提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要性

張勝芳

摘 要：國內(nèi)經(jīng)濟(jì)不斷提升促進(jìn)了國內(nèi)政治體制進(jìn)一步健全，在這樣的新形勢下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)對內(nèi)部檔案進(jìn)行更加明朗地管理，保證信息資料安全、完整，助力機(jī)關(guān)事業(yè)單位快捷發(fā)展。這還應(yīng)當(dāng)由單位相關(guān)人員先行對檔案管理的這種重要性進(jìn)行充分了解，并且結(jié)合單位本身發(fā)展態(tài)勢和社會發(fā)展形勢，建立落實(shí)相應(yīng)、先進(jìn)的檔案管理措施，助力機(jī)關(guān)單位進(jìn)一步快捷發(fā)展，社會經(jīng)濟(jì)持續(xù)提升，從而使檔案管理的重要性得以進(jìn)一步體現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案管理;重要性

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.024

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理屬于單位管理中的主要環(huán)節(jié)，該工作環(huán)節(jié)質(zhì)量會關(guān)系到機(jī)關(guān)單位其他工作開展的快捷性。在具體檔案管理中，就應(yīng)借助先進(jìn)技術(shù)、措施，使檔案管理和各科室崗位職責(zé)更明朗、各崗位間通力協(xié)作，促進(jìn)檔案資料整理收納的過程具有條理性和快捷性。這就應(yīng)將以往檔案管理模式進(jìn)行更新，從而使檔案管理更具成效，助力機(jī)關(guān)事業(yè)單位各項(xiàng)工作快捷、高效地開展。

1 提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要性

1.1 檔案存放載體越來越便捷

截至目前，一些機(jī)關(guān)單位還在實(shí)行紙質(zhì)檔案管理，這就涉及對較大實(shí)體空間占用。在這樣的條件下，為保證信息快速查找，往往都會將檔案庫定位于辦公樓內(nèi)部。而單位每一天的工作都會產(chǎn)生新信息，況且所占實(shí)體空間有限，如果需要將檔案進(jìn)行運(yùn)轉(zhuǎn)，就難以保證檔案資料規(guī)整，不利于機(jī)關(guān)單位穩(wěn)定發(fā)展。這種保存方式顯然存在諸多弊端。在信息技術(shù)盛行的新時(shí)期，一些機(jī)關(guān)單位開始利用電子方式進(jìn)行資源的存儲，利用光盤、U盤等將檔案轉(zhuǎn)化為電子資料，不僅操作、分類簡單，而且保管時(shí)間也長。

1.2 提高了檔案資源信息的利用率

紙質(zhì)檔案的收集整理業(yè)務(wù)繁重、耗時(shí)長。所以采取信息化模式，將檔案進(jìn)行類型劃分和排序，能夠使檔案整理進(jìn)一步體現(xiàn)快捷性。進(jìn)一步完善信息化管理系統(tǒng)，收集各個(gè)科室資料，一體化管理，助力內(nèi)部信息共享，建立完善檔案資料庫，授權(quán)單位人員實(shí)時(shí)查找指定信息，這樣可以體現(xiàn)輕松性、快捷性，也可保證檔案資料的安全、

完整。

2 新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新

2.1 加強(qiáng)檔案管理重視程度

在新社會形勢下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)在思想上重視檔案管理工作，充分了解該項(xiàng)工作重要性。應(yīng)鼓勵檔案管理科室根據(jù)單位發(fā)展態(tài)勢，進(jìn)一步合理化檔案管理制度，目標(biāo)和職責(zé)范圍，然后將檔案管理確立為職工考核項(xiàng)目，還應(yīng)進(jìn)一步注重對檔案管理的檢查，引導(dǎo)檔案管理人員以規(guī)律時(shí)間將內(nèi)部各科室檔案全面收集歸檔，其間應(yīng)賦予檔案管理人員適度的權(quán)責(zé)，這樣能夠明顯調(diào)動其工作主觀能力性，另外，還可以組織專業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)對單位的工作進(jìn)行評價(jià)和建議，撥出專款用于檔案的管理工作，例如修建或者維護(hù)檔案管理場所，由于檔案具備一定的保密性所以必須開辟專門的場所進(jìn)行保管。對于管理人員來說，自己思想上一定要重視該項(xiàng)工作，認(rèn)識到該項(xiàng)工作的重要性，嚴(yán)格要求自己，對于收集上來的檔案要及時(shí)地整理，外出時(shí)要鎖好門窗，對于來訪查閱的人員要做好登記工作，定時(shí)檢查是否有損毀或者遺失的情況。

2.2 明確檔案管理人員職責(zé)

檔案管理工作的重要性顯而易見，其肩負(fù)著繁重的職責(zé)，這還應(yīng)當(dāng)要由相關(guān)事業(yè)單位注重有關(guān)工作人員崗位技能的提升，而相關(guān)工作人員也應(yīng)知曉本身崗位職責(zé)，從而進(jìn)一步加強(qiáng)本身工作快捷性。機(jī)關(guān)單位應(yīng)以規(guī)律時(shí)間組織有關(guān)人員開展專業(yè)培訓(xùn)活動，具體活動應(yīng)涉及各個(gè)科室、各類型的資料，并且向參與培訓(xùn)人員傳授專業(yè)的檔案類別劃分模式，助力后續(xù)檔案資料調(diào)取的快捷、各科室或單位間也能以規(guī)律時(shí)間相互借鑒成功經(jīng)驗(yàn)，強(qiáng)化有關(guān)人員的崗位技能。如此一來，就會確保在新形勢下，借助先進(jìn)管理技術(shù)助力檔案管理發(fā)展至更高級層面，助力相關(guān)事業(yè)單位檔案管理快捷性的提高，助力機(jī)關(guān)事業(yè)單位持續(xù)良好發(fā)展。

2.3 推動檔案管理信息化

在科技逐步創(chuàng)新升級的現(xiàn)今時(shí)期，國內(nèi)各行業(yè)領(lǐng)域都創(chuàng)新升級到了信息化管理層面，機(jī)關(guān)事業(yè)單位也應(yīng)以與時(shí)俱進(jìn)的思想，通過智能終端設(shè)備和先進(jìn)技術(shù)的運(yùn)用，助力內(nèi)部檔案管理工作體現(xiàn)信息化管理態(tài)勢。在機(jī)關(guān)單位以往的檔案管理環(huán)節(jié)，通常都會利用徒手模式來將指定信息資料進(jìn)行記錄整理，無論是初始記錄，還是平時(shí)的信息資料調(diào)取都須通過繁瑣的流程。如果將信息技術(shù)融入到相關(guān)工作中，就能夠合理借助聲像、光盤等技術(shù)方法，來對指定信息資料進(jìn)行整理，形成檔案，并且具體的檔案調(diào)取過程也進(jìn)一步體現(xiàn)高效率，僅需要上傳既定密碼，就能夠調(diào)到指定檔案內(nèi)容，保證將檔案現(xiàn)實(shí)效用切實(shí)體現(xiàn)。并且智能終端設(shè)備和信息技術(shù)也會使檔案資料更加安全，這還應(yīng)當(dāng)借助信息技術(shù)將指定檔案資料庫進(jìn)行安全密碼設(shè)置，為后續(xù)管理創(chuàng)造有利條件。另外，信息化管理也會為跨時(shí)間、跨地域的信息查找給出有利條件。

3 結(jié)語

在新社會形勢下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理環(huán)節(jié)肩負(fù)著繁重的職責(zé)，該項(xiàng)工作成效會關(guān)系到其他工作開展的有序性。所以提高對檔案管理工作的重視之于機(jī)關(guān)單位未來的良好發(fā)展會給出明顯的助力。

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