新時期流動人員檔案管理創新策略探析

摘 要：新時期，社會的不斷進步，時代的快速發展，人員的頻繁流動，勢必對流動人員檔案管理提出“更高、更好、更快、更全、更準”的客觀要求。加快流動人員檔案管理模式、工作方式的創新發展，切實提高檔案服務水平，已是時代所需、刻不容緩。

關鍵詞：新時期;流動人員;檔案管理;創新發展;策略;探析

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.027

隨著經濟社會的快速發展，改革開放的不斷深入，人口流動的愈加頻繁，流動人口檔案管理模式及工作方式正面臨前所未有的問題和挑戰。如何加快流動人員檔案管理的創新發展，實現檔案管理的科學化、規范化、信息化和人性化，更好地適應社會和時代的需要，已成為各級檔案管理部門亟待解決的重要課題[1]。本文結合筆者2013年至2018年在縣人事人才公共服務中心多年的工作實際，從“五大特征”、“五種現狀”、“五大矛盾”、“五種創新”等四方面，就新時期流動人員檔案管理創新策略作了初步探析，以供參考。

1 時代特征

檔案工作，是管理性的工作，服務性的工作，同時也是政治性的工作。新時期，隨著社會的快速發展，檔案工作已呈現新的“五大”特征：

1.1 創新性

流動人員檔案管理是指檔案管理部門按照國家規定對流動人員（大中專畢業生）人事檔案進行收集、整理、歸檔、保管、利用的過程。隨著數字時代、共享社會的到來，檔案管理部門必須創新發展管理模式和工作方式，以適應不斷發展變化的社會和個人需求，不斷拓寬人事檔案管理、服務、利用的范圍，提升服務水平和效率[2]。

1.2 開放性

流動人員檔案管理的對象是流動人員（大中專畢業生），人員的流動性決定了管理模式的開放性，應該要面向市場，貼近需求，以開放的心胸氣度，超前的方式方法，開展檔案管理及服務工作。

1.3 普惠性

流動人員檔案是為廣大流動人員及大中專畢業生提供免費檔案服務，為相關人員創新創業提供便利和實惠的一項公共政策。

1.4 人性化

流動人員的權益保障越充分，發展的天地就越廣闊、越和諧。新時期，流動人員檔案管理工作已愈來愈人性化，其重點已由單純檔案整理、保管轉向關注流動人員的擇業、創業成長經歷、人才資本增值，以及圍繞檔案各項權益的保障等方面，并已成為黨和政府實施人才戰略、關心流動人員成長、宏觀把握流動人員作用發揮程度的重要抓手。

1.5 均等化

檔案公共服務均等化，是指政府在公平原則和檔案事業發展平均水平的前提下，在尊重公民自由選擇權的基礎上，為滿足全體社會成員的檔案需求提供基本均等的檔案服務。此外，檔案公共服務均等化還要兼顧檔案服務供給的普惠性和個性化。

2 發展現狀

2.1 認識不足

一直以來，檔案都被認為是個人學習、工作、個人經歷、主要社會關系等基本要素的記錄，使用率不高，現實意義不大。國家機關單位招考及企事業人員招聘中，重政治輕業績、重結論輕說明、重結果輕過程的現象尤為普遍，查看檔案作為筆試、面試，政審、體檢之后的最后一個環節，往往流于形式。檔案部門也一直是各級政府部門、用人單位的“偏冷”部門，檔案工作長期被邊緣化。對于流動人員來說，他們普遍認為找工作看重的是學歷、能力、從業經驗等，對檔案存放地、存放期等檔案相關事項不夠重視甚至是漠視，也是導致“死”檔、“棄”檔現象嚴重的重要因素[3]。

2.2 制度不全

由于檔案管理制度、保障制度及配套制度出臺的相對滯后，現行制度已難以適應社會快速發展的需要，更難以適應檔案作為一項社會化服務工作的現實需要。此外，流動人員檔案因其流動性大、分布廣的特點，亟需建立一套適用于流動人員檔案工作的制度和規范，才能確保檔案信息收集、使用的規范化，以及檔案查詢、轉遞的快速、高效和安全。

2.3 管理缺位

一是對職能部門來說，目前基本還是由政府主導的人才服務中心（主要對象為流動人員及非師范類大中專畢業生）、教育部門（主要對象為師范類大中專畢業生）及各用檔案管理資質的企業管理（主要對象為在企業就業的大中專畢業生），這種多頭、分散式管理，缺少統一的管理規范和服務標準，成為導致檔案查詢難、寄存難、轉遞難主要原因之一[4]。二是對檔案人員來說，由于檔案工作的繁瑣、工作量大、重復性高，導致檔案從業人員疲于應付立卷、歸檔、造冊、入庫等常規工作，無心也無力做好對在冊人員檔案信息庫進行動態更新、為流動人員提供人性化服務等相關工作。同時，檔案從業人員偏少、素質良莠不齊等問題，也是檔案管理的一大硬傷，長期困擾檔案工作的開展。三是流動人員來說，缺少因頻繁流動產生的信息溝通不暢、檔案信息更新不及時、以及檔案流轉的信息不對稱等問題解決的有效措施，導致流動人員及大中專畢業生經常為了檔案來回折騰，費力勞神。

2.4 服務滯后

一是人員不足。受單位編制及人員配備等因素影響，各企事業單位的從事流動人員檔案管理人員兼職偏多，具備檔案從業經驗的專職人員少之又少，加之用人單位不重視檔案人才的培養，導致流動人員檔案管理人員青黃不接，難以為繼，無法適應現實需要。二是效率不高。目前大多數單位流動人員管理主要還是通過手工錄入、人工查檔等服務方式，缺乏自上而下的全國、全領域的政策配套，以及統一、強大的檔案管理軟硬件支撐，無法為廣大流動人員提供便捷高效服務。三是數據不全。由于流動人員檔案信息生成的動態性（流動人員工作單位的更換、工作經歷的增長，都會產生新的檔案材料），檔案信息系統更新的滯后性，導致流動人員檔案數據的不完整，尤其是異地工作或沒正式入編畢業生的工作經歷、年度考核等材料難以查找，造成斷檔現象，給流動人員（大中專畢業生）的再次就業造成不利影響和不必要的麻煩。四是渠道不暢。以檔案查詢為例，長時期以來，流動人員的檔案都是通過電話查詢或基本的網絡查詢方式獲取個人檔案信息。近些年，各地人才服務中心通過在當地政府網站、單位網站設置檔案查詢鏈接，在人力資源服務微信公眾號上開辟專欄等各種方式，為流動人員提供檔案查詢服務，由于缺乏標準化、規范化和統一性、開放性，根本無法實現真正意義上的信息共享及便捷、高效

服務。

3 思考與對策

3.1 幾點思考

加快檔案管理的創新發展，關鍵要實現五大轉變：

1）“關”、“開”的轉變。一是開放檔案意識。從服務管理、服務大局、服務社會的高度，提升檔案意識，開放的姿態做好檔案管理工作[5]。二是開放服務對象。除了流動人員及大中專畢業生之外，還需對前期辦理人事代理及在冊學生黨員等相關人員檔案進行單列管理，并做好跟進服務。三是開放服務內容。在做好單純寄檔、檔案轉遞、檔案查詢等工作的同時，要不斷開放服務內容。譬如：可以從本地高層次人才需求、未就業高校畢業生就業情況、企業緊缺急需人才遴選等方面入手，對檔案信息進行分類提煉、信息分析，充分發揮檔案的社會效用。四是開放服務領域。檔案服務不能局限在為機關事業單位的考錄、企業人員招聘、常規的檔案流轉等方面，還應該結合社會發展需求，主動為各級人才交流市場、公檢法等部門提供流動人員檔案數字化信息等各種服務。

2）“多”、“一”的轉變。要一改多頭管理為政府主導的統一歸口集中管理，開辟從無中心化、分散型到權威化、集約化、專業化檔案管理新格局。

3）“靜”、“動”的轉變。隨著城鎮化進程的深入推進，人員流動的頻率不斷加劇，檔案管理工作要加速創新，盡快實現從“靜”到“動”的轉變：一是管理模式要從傳統落后管理到數字化、信息化管理的轉變;二是信息處理要從定期收集、集中錄入到即時更新、動態更新的轉變;三是服務方式要從“坐等”式服務到精準服務、主動服務的轉變。

4）“有”、“無”的轉變。2015年人社部《關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》（人社部發〔2015〕90號）文件已明確規定，取消收取人事關系及檔案保管、查閱費、證明費、檔案轉遞費等名目的費用，相關文件的出臺，首先，是從“無”到“有”的轉變，為實現控制型檔案管理到服務型檔案管理的轉變提供了文件規范與具體遵循;同時，實現流動人員檔案經費撥付的常態化、制度化，為檔案庫房、信息系統等基礎設施的建設提供經費保障;其次，是從“有”到“無”的轉變，實現流動人員的檔案管理從有償管理到無償服務的轉變，真正實現檔案工作的服務屬性。

5）“后”、“先”的轉變。主要體現在三個方面：一是思想觀念上，要重視思想教育和觀念引導，營造尊重檔案、重視檔案的良好社會氛圍，讓人們真正認識到檔案的社會性和重要性;二是服務方式上，要求檔案從業人員要主動站位，強化服務意識，充分發揮檔案信息資源效用，為流動人員提供就業推介等精準、前瞻性服務;三是管理模式上，要與時俱進，力求創新，提質增效，實現集約化管理。

3.2 創新策略

1）教育創新。一是理念創新。教育要面向現代化、面向世界、面向未來，所謂的“兵馬未動，糧草先行”，教育要創新，首先是理念的創新，要加強社會教育、校園教育，共同營造重視和支持檔案工作，依法保護利用檔案的良好社會氛圍。二是方式創新。實踐出真知，教育要注重體驗感和實踐性，檔案管理部門可以通過組織“整一次材料、查一次檔案、辦一次調檔”等活動，讓流動人員（大中專畢業生）積極參與，真實了解檔案寄存，收檔、歸檔、調檔，以及檔案轉遞流程等檔案管理相關常識，確保入腦、入心。三是活動創新。除了開展主題檔案日、舉辦檔案知識講座和競賽等活動外，還可以充分挖掘人才服務中心資源優勢，通過事業單位工作人員轉正定級培訓會、大型人才招聘會等各種平臺，以“案”釋“檔”，讓新入職工作人員能在工作伊始就能用好用活檔案知識，助力新崗位、新征程。

2）制度創新。一是管理制度。新時期，檔案管理制度在確保檔案管理的合法性、安全性、權威性和適用性的同時，要突出社會屬性及服務屬性，進一步貼近社會需求，簡化檔案辦理流程，提高檔案管理效率。二是保障制度。主要包括管理、安全、經費及信息化建設、新技術運用等方面保障制度，確保檔案各項工作有效開展，尤其是要出臺檔案專項政策法規，為檔案工作實現依法治檔提供法規保障和政策支持。三是配套制度。主要包括檔案各項應用制度，如：推進檔案信息化建設進程中，流動人員（大中專畢業生）信息采集及使用制度，以及存檔人員基本信息統計制度和定期分析制度，等等，為確保流動人員檔案信息安全制定規章規范，也為各級政府制定人才引進、培育等各項政策提供科學參考和數據支持[6]。

3）管理創新。一是倡導“四化”理念。面對新時期、新挑戰、新需求，流動人員檔案管理者要快速更新管理理念，并著力從加強觀念導引、組織管理、實施方法等方面入手，加速實現檔案管理現代化。二是構建“1+N”模式。政府應當推行以省市政府直屬部門管理的人才服務中心為主導、各縣人才服務中心為分支的“1+N”管理模式，形成自上而下、集中、統一、規范的流動人員檔案管理新機制，通過全域聯網、數據共享，實現統一管理、統一建設、統一服務，切實提高流動人員檔案管理的水平和服務效率。三是“三化”體系建設。加快檔案信息化建設，實現檔案管理的標準化、數字化，徹底改變傳統檔案工作模式;同時，要盡快實現檔案資源的網絡化，徹底改變檔案服務方式，最大限度地發揮檔案資源的社會效用。

4）科技創新。發揮科技動能，加快推動流動人員檔案管理創新，主要從四個方面入手：一是政府部門，要統攬全局，做好制度保障、標準制定，基礎建設、人員供給等方面工作，發揮政府職能作用。如：政府應該下大氣力，推行檔案信息標準化建設，掃除地方保護障礙及各種檔案信息孤島，促進全國范圍內的流動人員人事檔案信息資源共享，避免因各自為政和重復建設，造成大量的社會資源浪費。二是管理單位，要結合實際，重視檔案管理工作，優化檔案人員配置，加大檔案設施設備投入，重點是做好標準檔案室建設及檔案信息化建設，確保流動人員檔案管理工作更加科學、便捷、高效。三是檔案人員，要加強學習，牢固樹立檔案現代服務意識，充分發揮自身崗位優勢，利用檔案信息化技術，為流動人員量身定做求職推薦、招聘信息推送、精準對接等各種個性化服務。四是專業部門，要加快研發，以解決流動性大、信息更新快及信息不對稱等檔案行業痛點為抓手，組織社會研發力量，加快開發并盡快推出安全性高、穩定性強、界面友好的檔案管理系統及應用軟件。

5）服務創新。一是被動到主動。主要包括檔案管理思想觀念、服務理念、服務方式的轉變，以適應時代的發展、社會的需求。二是單一到綜合。要全面開放檔案服務內容、服務對象和服務領域，并實現檔案管理從“單純的管理”到“關注人的發展”的轉變，早日形成流動人員檔案管理“多領域、多部門協同”、“全網共享、全域聯網”的工作新格局[7]。三是低效到高效。通過轉變管理方式、加快技術革新創新、強化從業人員專業培訓等多種措施，實現流動人員檔案管理提質增效，推動流動人員檔案工作跨越式發展。四是滯后到先行。無論是教育、制度、管理、科技，每一項創新，都是先破后立的嘗試，辭舊迎新的腳步，自我革新的開篇，既是每一位檔案從業人員的義務，也是每一位參與者踐行“不忘初心、牢記使命”的職責所系，應當矢志不渝、堅持不懈。

4 結語

總之，面對新形勢，流動人員檔案管理工作只有與時俱進，不斷創新管理模式，提升服務水平，才能滿足人民日益增長的現實需要，為加強政府管理、推動經濟社會發展提供有效保障。

參考文獻

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[3]王涵，張軍歌，廣浩.淺談基建檔案管理存在的問題及對策[J].蘭臺世界，2020（S1）：54-55.

[4]劉媛.縣級檔案館信息化建設存在的問題與解決對策探析[J].黑龍江檔案，2020（03）：109.

[5].昔日坐等指導 ?而今上門請教——襄城區企業檔案觀念大轉變[J].湖北檔案，2003（09）：10.

[6]王殿利.加強“三化”建設 ?提升檔案管理科學化水平[J].蘭臺世界，2020（S1）：64-65.

[7]李紅娟.大數據環境下的檔案信息服務創新[J].蘭臺內外，2020（17）：7-9.

作者簡介

肖久恩（1973-），男，漢族，檔案館員，大學本科，研究方向：檔案管理及檔案信息化建設。