高校人事檔案數字化管理的實施策略與路徑

郭俊

【摘要】在當下我國信息技術高速發展的時代背景下，紙質的高校人事檔案已經無法再滿足當今社會發展中各大高校對校內人力資源的需求，并且由于當前我國市場經濟環境下的高校人才流動性特別大，所以造成高校紙質人事檔案在時效性上無法做到統一，而人事檔案數字化管理則恰恰解決了這一難題，在參與人事檔案相關工作時采用數字化的工作形式大大提高了高等學校人事檔案的利用效率和利用質量。接下來，筆者將通過閱讀相關高等學校在涉及到與人事檔案有關工作方面的改革措施和路徑探究的相關理論文獻，并通過分析高等學校在其工作中對數字化工作形式的應用，對其具體的實施策略和路徑做出合理的分析和探究，以希求為廣大從業者提供科學、合理且行之有效的管理策略與管理路徑的借鑒。

【關鍵詞】高等學校? 人事檔案? 數字化管理? 實施策略與路徑

高校人事檔案是對高校內部人力資源的各項信息進行準確記錄和有效反饋的主要途徑之一，對于高校內部人力資源的科學的使用和價值的發揮具有極其重要的推動作用，高校人事檔案本身具有一定的復雜性、多樣性及邏輯性，這就從根本上決定了相關從業者依據自身豐富的管理經驗采取的慣性制度無法適用于當下我國各大高?？焖侔l展的需求?；诖耍枰覀儾粩嗤七M高等學校對內部人員個人信息的收集、歸納、整理和使用的相關工作的信息計劃化進程，從而實現數字化信息技術更加高效的為高等學校潛在的人力資源開發工作和使用工作服務的作用，并使高等學校內部從事相關工作的工作人員的工作效率和工作水平呈不斷上升的趨勢。通過筆者多年來從事高等學校內部相關工作的實踐經驗和理論研究發現，高等學校對員工個人信息的收集、歸納、整理和使用的相關工作是一項具有長期特質和綜合特質的工作，它不僅需要通過數字化管理系統對現存的高校人事檔案信息進行準確、合理的有效整合和管理，同時還需要校內相關工作人員從本校對此類工作的實際需求出發，結合國家相關規定的變化及時對高等學校內部的人事資源信息進行科學的更新和歸納整理，并最終根據高校人力資源管理的需求對人事檔案管理的內容和方法進行合理的優化升級。

一、利用計算機和網絡等技術量化人事檔案的優勢

（一）保護高?，F存人事檔案，縮短人事檔案查詢時間

在展開高等學校內部人員個人信息收集、整理、歸納和使用的相關工作時，利用計算機和掃描儀等信息技術將內部人員的個人信息掃描和存儲至計算機或硬盤內，從而方便工作人員通過統計技術量化管理對象和管理行為，進而再把高等學校內部人員的個人信息上傳至校園內部的網絡系統中，這樣便將校內人員的個人信息通過互聯網技術拷貝成了電子副本，這樣不僅能夠對高校內部原始的紙質人事檔案進行科學、有效的儲存保護，還能提高高校人事檔案的使用效率和使用范圍，并提高了高等學校內部高層管理干部查閱校內人員個人信息的效率，及高等學校內部相關工作人員對人事檔案信息的更新和管理提供了莫大便利。

（二）備份高?，F存人事檔案，謹防人事檔案隨意篡改

當高校人事檔案經過數字化處理之后，高校高層管理人員在日常工作中使用人事檔案時只需利用其電子人事檔案即可，這樣就能使校內人員個人資料的紙質版合理規避掉損壞或篡改的風險。除此之外，借用計算機、通信和網絡等技術管理高等學校內部人員的個人信息的工作的實現，不僅能夠使人員個人信息的紙質版和電子版保持一致，并且通過對同一人員不同類型的兩種人事檔案信息的對比，可以及時發現該人員的人事檔案信息是否經歷過人為的篡改。對于更改人事檔案信息的人事檔案，還可以采用分批次處理的方式，并實行多人異地儲存、管理策略，聯動多個從事相關專業性工作的部門或校內管理工作部門進行審核和儲存，以最大限度的確保校內工作人員人事檔案的安全性、準確性和真實性。

二、通過計算機、通訊和網絡管理高等學校人事檔案的策略

（一）配置完備校內計算機、通訊和網絡等硬件設施

由于相關工作的實施是需要以計算機、通訊和網絡為依托的，這就需要各大高等院校要在校園內部配置完備所需的計算機、各類通訊設備，以及專項網絡等硬件設施，因此，各大高等學校的高層干部就要從各自學校本身的經濟狀況和財政預算入手，合理配置構建數字化人事檔案管理工作所需要的相關電子設備、掃描設備和存儲設備等硬件設施。與此同時，在高等學校內部從事相關工作的工作人員還要結合本校自身的工作發展現狀，創造性地研發對校內員工個人信息資料進行收集、整理、歸納和使用的系統管理策略和管理制度，并以此為基礎構建安全、完善的人事檔案網絡管理平臺和人事檔案網絡有限共享平臺，從而加強對該網絡平臺的實時監護和防護工作，最終以此為相關工作的高速發展打下夯實的基礎。

（二）相關從業者要改善目前的工作管理方式

倘若要迫切實現對高等學校內部人員個人信息資料的管理能夠通過計算機、通訊和網絡完成，就必須從高等學校自身的相關工作情況和發展進度出發，考慮到迫切需要轉型的方面，再以此為出發點研發和確定下真正適宜的認識檔案信息化管理方法和管理策略。進而，在確定人事檔案信息化管理制度和管理策略的基礎上對其細節工作做出相應的改革，比如統一人事檔案數字化錄入、保存的格式與標準，從而在貫徹落實相關工作的同時轉變其數字化管理的方式，并最終實現各大高等學校內部人員電子版個人信息資料的正確率和高效性的管理目標。

（三）組織相關工作人員的技能培訓

要想提高相關工作人員在工作方面的專業性和在保證質量的前提下提高效率，就要加強對工作人員數字化管理業務的培訓和對工作人員思想道德建設的培訓，力圖在提升相關工作人員對計算機技術操控的熟練程度的同時，轉變他們的工作理念和工作態度，使相關工作人員深刻的理解利用計算機、通訊和網絡等技術展開相關工作的意義，進而提高自身學習相關專業技能和專業知識的積極性和主動性。

三、結束語

綜上所述，當前我國各大高等學校在相關工作中利用計算機、通訊和網絡的現象呈全面化趨勢。要想正確認識并合理解決數字化管理工作轉型中遇到的各種問題，就要從對人事檔案管理基礎設施的完善入手，通過對相關工作的規范化整合、管理方式的優質化提升和工作人員專業管理技術能力的培訓，推動計算機、通訊和網絡等技術在相關工作中的有效運用。

參考文獻：

[1]陳媛華.高校實施人事檔案數字化管理的必然性分析[J].內蒙古科技與經濟，2020，（9）：24-26.