加強醫院檔案綜合管理問題與對策

左雪

摘 要：醫院作為事業單位，文書檔案記載著醫院的重大事件，是醫院開展醫療活動、科研等方面的記錄和見證，直接影響著醫院管理工作的效率和質量。當前，新的醫療政策不斷深入到醫院的各項工作中，所以對醫院的檔案管理工作也有了進一步的要求。在新醫改背景下，醫院應當做好各項工作，提高對綜合檔案管理的重視，根據規定進行及時的調整，以強化對醫療檔案的管理，推動醫院發展的與時俱進。

關鍵詞：醫院;檔案管理;重要性;問題;對策

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.043

1 醫院綜合檔案管理目前發現的問題

1.1 檔案管理制度不完善

雖然醫院在醫療、行政、人事、后勤等方面制定了相對健全的制度，但是在檔案管理方面，大多數的事業單位對文書檔案管理工作的重要性認識不足，對保護文書檔案方面缺乏超前意識，導致文書檔案管理制度呈現落后的態勢。另一方面許多事業單位堅持傳統檔案管理方式，僅僅將文書檔案用在基礎工作上，雖然可以保證電子檔案管理順利地進行，但是細節方面有好多地方都不完善，在工作中出現了各種問題對整個綜合檔案的管理進度造成了很大的影響。

1.2 領導重視程度不夠，基礎設施差

當前，很多單位還未將綜合檔案管理工作提上日程，只把工作重心放在醫療上，導致檔案室用房緊張，不符合檔案安全管理的要求，給檔案管理員的工作帶來了不便，而檔案室的建設也不符合標準，甚至一些單位還沒有建立專門的檔案室，消防安全等措施不到位，極易引起檔案的損壞、丟失等隱患。

1.3 醫院檔案管理人員的綜合水平較低

由于醫院的領導對醫院的綜合檔案管理工作缺乏重視，大多數的事業單位的檔案管理工作并沒有安排專職的檔案管理人員，工作人員大多由專業不對口的人來擔任，甚至有的工作人員是從別的專業借調過來的，還有的檔案管理人員是其他部門人員兼任，導致負責綜合檔案管理人員專業水平不高，管理知識缺乏，在檔案管理工作上毫無章法，沒有條理性，導致文書檔案的存放歸檔效率低。另外，醫院疏于對檔案管理人員的培訓，只重視對醫療技術人員培訓，導致檔案管理人員水平跟不上時代的發展，這也是造成檔案管理水平落后的重要原因之一。

1.4 醫院的檔案信息化建設落后

隨著科學技術的發展，計算機的普及程度越來越高，檔案管理系統的到了廣泛的應用。許多事業單位沒有意識到科學信息化的重要性，仍然堅持傳統管理模式，不愿意耗費人力財力在檔案管理上，僅僅將文書檔案用在基礎工作上，沒有進一步的挖掘其作用，始終在檔案的管理和使用上跟不上時代的發展。

2 醫院檔案管理的改進對策

2.1 完善醫院檔案管理制度

在平時的日常工作中，建立完善的工作制度可以說是工作能否順利開展的重要因素，有了規范合理的制度規范和管理才能正確指導我們的日常工作，規范我們的行為，缺乏完善的規章制度的約束和規范，很難保證檔案工作的合理化開展，從而造成檔案丟失、不完整現象的出現[1]。隨著醫療衛生事業迅速的發展，應該對醫院的綜合檔案的管理更加重視，如何能跟上醫療衛生事業發展的步伐，提高醫院的檔案管理水平，需要相關管理部門制定出一套完善高效的管理制度。為了更好地完善醫院綜合檔案管理制度，院領導應該組織大家專門設立一個檔案管理小組，并配有本專業的檔案管理人員進行管理，對檔案的整理、歸檔、分類、編目等工作制定標準的體系。此外，對于收集檔案的內容、管理檔案資料的環境、檔案人員的分配等方面都要有創新思路，進而可以快速地提高醫院檔案管理的能力。其次是醫院應該根據檔案管理員的實際情況制定完善的考核制度，不僅能激發檔案員的潛力和熱情，還可以使檔案管理工作更加規范化、科學化;醫院單位分管負責同志應以身作則，加強對檔案管理相關工作的重視，給予檔案管理工作人員關心，促進工作人員正確認識檔案工作的重要性，積極認真的完成工作[2]。

2.2 加大投入以改善基礎設施

想要更好的實現檔案管理的標準化、信息化，就必須加大對檔案建設的投入，做好檔案存庫的保護與建設工作，防止醫院檔案的損壞和丟失。醫院應該安排專職人員負責，設有獨立的綜合檔案室，并將防護措施做到位，消除所有存在的不利因素，確保檔案的安全。此外，應設立專用的檔案庫房，達到“八防”要求，并安裝空調，配置防火設施，根據實際需要配備必要的管護設備。另外隨著電子信息化的發展，醫院要加強電子信息化建設，有條件的單位要加大資金投入，配備計算機、打印機、掃描儀等配套設置，結合運用先進的管理軟件對醫院的檔案進行管理和使用，參照以往的管理模式來實現檔案的信息化管理，優化成具有不易損壞和便于管理的特點。

2.3 提高員工素質

檔案管理是醫院管理工作的重要工作，因此，提高員工的素質，完善和建立標準化的管理體系十分必要。在用人方面，應該強化檔案專職人員對工作的重視程度，提高工作人員的對專業學習和提升的意識，安排主要承擔圖書館檔案管理的全部職責，確定好專職人員后不應隨意更換。另外還應從實際出發，經常性的開展檔案人員的業務學習，讓他們參加專業培訓班和實際操作學習， 逐漸積累檔案管理的專業知識和經驗[3]。同時檔案管理人員還需掌握先進的計算機和信息化的應用技術，打造一支具有廣博的知識、敏銳的信息意識和較高的信息處理能力的復合型專家隊伍，以適應檔案管理工作現代化發展的新趨勢。

2.4 檔案管理實現信息化

隨著電子信息化的加速發展以及計算機的廣泛使用，綜合檔案管理工作的方式也在不斷完善，醫院需要跟隨時代的發展逐步改變過去落后的傳統管理方式。提高信息化管理的重要設備是計算機，它可以縮小檔案存放所占據的空間，提高檔案管理的工作效率。電子信息技術還可以把各類型的模塊有效結合，形成一個整體的檔案管理體系，緊密連接各個相關類別，它的優點是可以最大限度的實現功能的同時提升檔案的查閱速度，增強檔案管理的快捷性。檔案員可以使用相關的軟件的分門別類的將檔案數據錄入電腦檔案庫，還能利用圖標圖像等軟件更系統的分類保存檔案數據。還可以通過存儲檔案的文件目錄、對檔案信息的復制與檢索、統計與匯總檔案文件、傳輸數據并對系統進行維護等等。管理員再按照提前制定好的檔案管理的標準和規范，對歸檔的材料進行審核組卷和分類，有條件的單位可以通過上傳信息數據平臺來建立檢索查詢系統數據庫，以便以后查閱調取。

3 結語

總之，醫院的檔案管理工作是一項既繁瑣復雜又至關重要的工作，是醫院的發展和開展各項工作的見證和依據，檔案管理是社會發展不可缺的一項任務，所以加強對檔案管理的要求是如今醫療水平提高的重點內容之一。因此，我們要加強對醫院檔案管理的重視，建立健全管理制度以及提高檔案管理人員的素質等方面的分析提出相應的解決措施，充分發揮其作用，結合當代科技的進步高效地對其進行完善，對于醫院的長期發展意義重大。

參考文獻

[1]趙繼軍.針對鄉鎮政府檔案管理問題的研究[J].黑龍江史志，2015，000（007）：144-144.

[2]楊燕紅.事業單位檔案管理問題及對策[J].卷宗，2017，000（015）：21-21.

[3]梁轉琴.試論高校圖書館檔案管理工作[J].渭南師范學院學報，2003，18（0z1）：169-170.