關于國有企業集團檔案管理的思考

管曉倩

摘 要：國有企業集團檔案管理相較特殊，為了提升檔案工作水平，集團應組織建立科學規范的檔案管理體系，健全檔案管理制度與標準，推動檔案管理的信息化建設，提升檔案人員業務水平。因此，本文在分析國有企業集團檔案管理工作存在的問題的基礎上，進一步提出加強檔案管理工作的有效策略，以期全面提高國有企業集團檔案管理工作效率及質量。

關鍵詞：國有企業集團;檔案管理;存在問題

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.045

國有企業集團是計劃性地組織起來，以資本為紐帶聯結起來共同行動的團體公司，由母公司、子公司、參股公司等組成，其經營規模較大，集團旗下有諸多二級公司，其性質決定了檔案管理的特殊性[1]。檔案在國有企業集團發展建設中發揮著信息指導作用，集團公司成員單位數量眾多，且都是獨立法人主體，在法律上是獨立運營的，自負盈虧，經濟獨立核算，在機構設置、人員任免上擁有獨立自主權，獨立進行檔案管理，但是集團中各成員單位由于產權聯系，集團對成員單位檔案管理具有監督職責。國有企業集團檔案管理的特殊性，導致其管理方式不同于一般的企業，集團企業應該根據實際情況，制定科學合理的檔案管理方式，從而促進檔案管理工作質量的提高。

1 國有企業集團檔案管理存在的問題分析

當前，國有企業集團檔案管理普遍采取“兩級檔案室”管理體制，即國有企業集團及成員單位辦公室或相關部門，設立檔案室，負責相應的檔案管理工作，這樣能夠充分發揮出集團與成員單位在檔案管理上的自主性與積極性，效用顯著。但隨著經濟體制的變革，國有企業集團檔案管理形式發生改變，這一管理體制逐漸暴露出以下

問題：

1）監督指導不暢。國有企業集團設立的檔案管理機構，不僅負責集團檔案管理工作，而且在成員單位檔案管理工作中發揮監督制造的作用，但是由于檔案管理組織不健全，人員配備不足，導致相關工作無法有序進行，監督指導職能未得到發揮。在缺乏有效監督管理的情況下，成員單位對于與經濟效益沒有直接關聯的檔案管理工作，重視度不足，在資金投入、人員及設施配置上，嚴重不足，影響到檔案管理工作水平。

2）資源建設無序。國有企業集團規模較大，成員單位數量多，在“兩級檔案室”管理體制中，集團與旗下公司分別構建檔案室，獨立展開檔案管理工作，難以統一展開檔案資源建設規劃，在檔案采集、歸類、儲存、利用上缺乏統一的標準，難以形成有力的監管，導致集團與成員單位在檔案資源建設上，水平參差不齊，各成員單位采集的檔案資源，難以有效整合，集中開發利用[2]。而且，在資源建設上，側重點多在人事檔案、文書檔案上，對于產品研發、生產管理、科學研究等類型的檔案，不夠重視。

3）檔案人員業務水平有待提高。時代在發展，檔案管理理念也在不斷更新，隨著文件、資料的不斷累積，檔案管理工作量會越來越大，必然需要進行變革，創新管理手段，引入數字化技術、數據庫技術等，實現高效化、信息化檔案管理。這對于檔案人員是一個不小的挑戰，不僅要掌握檔案管理理論與技能，還需掌握現代化檔案管理手段，而當前企業檔案人員多為辦公室工作人員兼職，缺乏信息化檔案管理意識、知識和技術，無法適應檔案現代化管理需求。

2 國有企業集團檔案管理的具體方案策略分析

1）建立科學規范的檔案管理體系。鑒于“兩級檔案室”管理體制的不足，國有企業集團應展開變革，改用“檔案管理中心-檔案室”管理體制，集團由辦公室或綜合部門設置檔案管理中心，負責集團檔案及成員單位重要檔案的儲存、利用工作，根據工作需求制定長期規劃與年度計劃，對成員單位檔案管理工作進行監督指導，定期考核各單位檔案管理工作情況，制定統一檔案工作流程及標準，統一組織集團及成員單位檔案人員接受業務培訓，協調好各個單位的檔案管理工作，構建起全面覆蓋的檔案資源建設網，確保檔案信息的全面性及準確性，成員單位設立檔案室，按照檔案管理中心部署，展開檔案管理工作，接受集團監督管理。

2）健全檔案管理制度與標準。依照《檔案工作管理制度》、《檔案分類規范范圍》、《檔案資料管理保密規定》、《檔案查閱利用制度》、《檔案設備維護使用制度》及《電子檔案管理制度》等文件指示，制定國有集團企業檔案管理制度，明確其工作內容、流程及標準，確保檔案的信息識別、資料采集、遞交、歸檔、核對、儲存、整理、分析及借閱等過程的標準化，督促工作人員提升檔案管理意識及服務意識[3]。為了確保檔案資料的完整性，應實施檔案管理責任制度，明確主管領導及管理人員，專崗專責，并構建與之相適應的監督機制，確保檔案采集、管理、保管工作的高質量展開。

3）推動檔案管理的信息化建設。國有企業集團檔案管理工作量大，引進互聯網、數據庫、云計算等現代化信息技術，實現檔案內容的數字化、電子化，能夠有效提升檔案管理工作效率及質量，實現集團內各單位檔案信息資源的開放共享。為了實現這一目標，集團應該設立檔案管理信息化建設專項資金，用以購買計算機、復印機、打印機、攝影機、掃描儀、專用微機、空調、消防設施等技術設備，構建檔案數據平臺，在數字檔案館中，信息利用者只需根據自身需求，輸入關鍵詞，即可快速查詢找出所需資源，工作效率大大提高。不過，在信息平臺管理中，應構建登記權限制度，來提升信息利用安全度，通過完善數據平臺防御機制，定期優化、升級系統，安裝防火墻、殺毒軟件、IT監控軟件等，以防信息泄露、數據丟失或被篡改，確保檔案管理的安全性。

4）提升檔案人員業務水平。集團及成員單位應完善檔案人員配置，引進符合各級檔案管理工作需求的優秀人才。檔案管理政策性、原則性極強，管理人員必須具備極強的政治責任心，具備嚴格的政治紀律意識，對待工作認真負責，對待客戶友善和藹，主動為人們服務。在檔案管理信息化建設過程中，集團應培養專業的具備現代信息思維與素養的檔案管理隊伍，引進專業素養、信息素養達標的檔案管理人才，做好崗前培訓考核工作，定期組織人員參加業內培訓及學會交流會，讓檔案管理人員學習計算機技術、數字化技術、云計算技術等相關軟件、硬件設施的使用，突破檔案信息化建設中遇到的人才

瓶頸[4]。

3 結語

綜上所述，在國有企業集團運營過程中，會形成各類具有保存價值的原始記錄資料，即醫院文書檔案，這些檔案表現為文字、圖像、表格等形式，具有歷史再現性、信息性、知識性、價值性、教育性的特征，在國有企業集團生產運營管理中發揮著重要作用，能夠為決策制定提供參考依據，推動集團的統一性、協調性、可持續發展[5]。國有企業集團在進行檔案管理時，應該協調好集團與成員單位的檔案管理關系，制定科學合理的管理制度，成立專業檔案管理組織，明確檔案管理部門的職責，督促檔案管理人員全面、及時采取檔案信息，按照既定制度儲存、統計、分析信息，注重對于檔案資源的開發利用，切實發揮檔案在國有企業集團發展中的信息指導價值。

參考文獻

[1]程顯波.為企業發展減負讓退休職工安心——本溪市檔案局多措并舉抓好國企退休人員人事檔案業務指導[J].蘭臺世界，2020（07）：4-5.

[2]陳立忠.確保街道和社區接得住、接得穩、接得好——國有企業退休人員社會化管理“承接”問題分析[J].中國經貿導刊，2020（12）：75-77.

[3]俞強，張偉，安璐.組織能力視角下企業檔案管理方法探析——以江蘇法爾勝纜索有限公司為例[J].檔案與建設，2020（06）：49-53.

[4]趙彥昌，王睿嘉.“走出去”背景下企業檔案管理研究的重要成果——徐擁軍《國有企業境外檔案監管體系研究》讀后[J].蘭臺世界，2020（01）：39-41.

[5]李海濤，王小蘭，陳華宇.國有企業業務與檔案管理系統集成調查研究——以韶關鋼鐵集團企業檔案館為例[J].檔案學研究，2019（05）：45-51.