銀行檔案管理的問題與對策研究

摘 要：檔案收集與管理是銀行的常規(guī)工作內容，切實做好該項工作可以促進各業(yè)務板塊、各部門規(guī)范、健康發(fā)展。本文結合實際工作經(jīng)驗總結，對在銀行檔案管理的常見問題進行簡要介紹，并總結相應的對策，以期使檔案收集與管理工作更加規(guī)范。

關鍵詞：銀行;檔案管理;搜集與歸檔

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.050

銀行檔案管理內容包含多個方面，例如業(yè)務單據(jù)、通告和工作計劃等。有序的收集與歸檔工作可以使銀行內部實現(xiàn)有效的溝通和聯(lián)系，促進銀行工作的規(guī)范化和精細化，是一項重要的經(jīng)營管理手段。因此，要深刻認識到檔案管理的重要性，不斷提高銀行業(yè)務水平和服務能力。

1 銀行檔案管理工作中的問題

1.1 檔案收集與歸檔不及時

從實際工作來看，存在部分銀行職員責任意識薄弱，不能按照要求及時對檔案進行收集與歸檔，甚至出現(xiàn)滯后現(xiàn)象。造成上述情況發(fā)生的原因很多，例如，負責檔案管理的辦公室工作人員態(tài)度散漫，沒有意識到相關檔案管理工作的重要性，甚至由于溝通不及時或者疏忽大意，導致接收空擋的出現(xiàn)。

1.2 檔案管理時處理流程不規(guī)范

與以往不同，由于銀行業(yè)務量和信息量的增加，當前接收的檔案種類多、事項雜。同時，由于在接收多份公文檔案時，未及時進行準確的登記，從而導致出現(xiàn)管理混亂或無據(jù)可依，進而影響銀行整體工作進度。

1.3 檔案管理分類不科學

銀行職員未遵循秉承緊急的事先處理的原則對檔案進行分類歸納。現(xiàn)實工作中，常有工作人員將所有檔案混雜在一起辦理，不僅影響辦公效率，還可能致使緊要文件沒有在第一時間完成批示，造成更大的經(jīng)濟損失[1]。

1.4 檔案管理未遵循保密原則

對于密級檔案文件，檔案管理人員未能嚴格按照保密法規(guī)辦理，甚至沒有形成保密意識，將密級檔案公布在社交軟件上，造成較為嚴重的后果，有時還會對國家利益造成威脅。

2 銀行檔案管理工作策略分析

2.1 培養(yǎng)檔案管理人員的責任意識

檔案管理工作因其細節(jié)繁多的自身屬性，需要責任意識強的人員來負責，若沒有端正的工作態(tài)度，則很容易出現(xiàn)顧此失彼。對此，首先要選拔熱愛此項工作的人員，保證工作起來有足夠的熱情和動力，然后在此基礎上，充分認識檔案管理的重要性，真正做到不因自身工作認識不足而損害服務形象和阻礙政令通暢。其次，要加強自身能力的培養(yǎng)，做到學以致用。銀行檔案管理人員要養(yǎng)成不斷學習的意識，認真掌握黨和國家的方針政策、法律法規(guī)以及相關學科的知識，特別注意會計檔案處理常識的學習。最后，積極主動的踐行職業(yè)行動，縝密細致的完成好待辦事宜。

2.2 明確檔案管理時效

檔案管理工作的首要特點是要求時效性，切記誤時則誤事，要求相關人員在處理檔案時準確把握時機、及時處理，以便檔案文件發(fā)揮出應有的效用。因此，文書人員要及時、準確的辦理每一份檔案，做到跟蹤有序、件件有著落、事事有結果，總體原則為快速歸檔，個體要求要特事特辦[2]。普遍的檔案管理規(guī)范是注明特急檔案的正式文件應爭取在兩個工作日內完成;急件辦理需要在三個工作日內完成。值得注意的是，在銀行檔案管理過程中，需具體情況具體分析，不能盲目的死板教條，要善于變通，結合業(yè)務環(huán)境，逐漸形成自己的辦公

特色。

2.3 規(guī)范檔案管理程序

檔案管理的規(guī)范程序也可以結合信息化特點，以提高管理水平。首先，采用信息管理系統(tǒng)。借助于可靠性軟件等輔助工具搭建檔案信息管理平臺，降低人為失誤的發(fā)生概率。其次，將銀行內的文件檔案按照類別或發(fā)文部門掃描上傳，并建立編號，形成電子檔案庫，以便于查閱和管理。再次，做好信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)更新。為體現(xiàn)程序管控，相關人員要及時的將檔案處理進展錄入信息系統(tǒng)之中，同時完善責任人信息。最后，設置警報提醒系統(tǒng)。對于超期審閱或逾期未歸檔的檔案，系統(tǒng)要具備報警能力，通過聲音或彈窗提示相關人員有待辦事項，以免出現(xiàn)工作漏洞。

2.4 增強密級檔案保密意識

銀行要認真開展密級檔案保密工作建設。具體從以下五個方面進行開展：一要提高保密意識。保密工作無小事，關乎企業(yè)利益和國家安全，對于密級檔案要嚴格按照保密工作的有關規(guī)定做好收集與歸檔工作。二要全范圍推廣保密建設。所有涉及接觸密級檔案的科室要完善保密工作機制，加強聯(lián)系和溝通，確保內部信息只在相關科室傳遞。三要抓好涉密信息系統(tǒng)的安全防范工作。提高涉密計算機和網(wǎng)絡保密管理，防止內部檔案因互聯(lián)網(wǎng)絡而外泄。四要抓好密級檔案管理工作，提高管理水平。辦公室要專人負責密級檔案的收發(fā)、登記、傳遞清退工作，凡需傳輸上網(wǎng)的有關材料要嚴格實行審批制度，并定期對上網(wǎng)信息進行保密檢查，及時填補漏洞，防止泄密。五要抓好銀行檔案處理人員的教育工作，提高業(yè)務素質。積極參加保密培訓及學習《保密法》、《保密工作業(yè)務指引》、《保密工作》、和《保密教育宣傳參考材料》等書籍刊物，提高自身業(yè)務能力。

3 結論

銀行檔案管理工作涉及的環(huán)節(jié)較多，不僅需要銀行職員高度負責，同時還要求較高的政治覺悟和管理水平，以便通過完善的檔案管理制度和實際操作方法為銀行的市場業(yè)務提供有力支撐，保證各項工作的順利進行。

參考文獻

[1]趙文娜.商業(yè)銀行檔案精細化管理研究[J].辦公室業(yè)務，2020（13）：68-69.

[2]桑晟.銀行授信檔案管理中存在問題及對策[J].檔案管理，2019（02）：84-85.

作者簡介

陳星（1970-），女，漢族，江蘇鹽城人，檔案館員，本科，研究方向：從事金融工作。