銀行檔案管理的問題與對策研究

摘 要：檔案收集與管理是銀行的常規工作內容，切實做好該項工作可以促進各業務板塊、各部門規范、健康發展。本文結合實際工作經驗總結，對在銀行檔案管理的常見問題進行簡要介紹，并總結相應的對策，以期使檔案收集與管理工作更加規范。

關鍵詞：銀行;檔案管理;搜集與歸檔

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.050

銀行檔案管理內容包含多個方面，例如業務單據、通告和工作計劃等。有序的收集與歸檔工作可以使銀行內部實現有效的溝通和聯系，促進銀行工作的規范化和精細化，是一項重要的經營管理手段。因此，要深刻認識到檔案管理的重要性，不斷提高銀行業務水平和服務能力。

1 銀行檔案管理工作中的問題

1.1 檔案收集與歸檔不及時

從實際工作來看，存在部分銀行職員責任意識薄弱，不能按照要求及時對檔案進行收集與歸檔，甚至出現滯后現象。造成上述情況發生的原因很多，例如，負責檔案管理的辦公室工作人員態度散漫，沒有意識到相關檔案管理工作的重要性，甚至由于溝通不及時或者疏忽大意，導致接收空擋的出現。

1.2 檔案管理時處理流程不規范

與以往不同，由于銀行業務量和信息量的增加，當前接收的檔案種類多、事項雜。同時，由于在接收多份公文檔案時，未及時進行準確的登記，從而導致出現管理混亂或無據可依，進而影響銀行整體工作進度。

1.3 檔案管理分類不科學

銀行職員未遵循秉承緊急的事先處理的原則對檔案進行分類歸納。現實工作中，常有工作人員將所有檔案混雜在一起辦理，不僅影響辦公效率，還可能致使緊要文件沒有在第一時間完成批示，造成更大的經濟損失[1]。

1.4 檔案管理未遵循保密原則

對于密級檔案文件，檔案管理人員未能嚴格按照保密法規辦理，甚至沒有形成保密意識，將密級檔案公布在社交軟件上，造成較為嚴重的后果，有時還會對國家利益造成威脅。

2 銀行檔案管理工作策略分析

2.1 培養檔案管理人員的責任意識

檔案管理工作因其細節繁多的自身屬性，需要責任意識強的人員來負責，若沒有端正的工作態度，則很容易出現顧此失彼。對此，首先要選拔熱愛此項工作的人員，保證工作起來有足夠的熱情和動力，然后在此基礎上，充分認識檔案管理的重要性，真正做到不因自身工作認識不足而損害服務形象和阻礙政令通暢。其次，要加強自身能力的培養，做到學以致用。銀行檔案管理人員要養成不斷學習的意識，認真掌握黨和國家的方針政策、法律法規以及相關學科的知識，特別注意會計檔案處理常識的學習。最后，積極主動的踐行職業行動，縝密細致的完成好待辦事宜。

2.2 明確檔案管理時效

檔案管理工作的首要特點是要求時效性，切記誤時則誤事，要求相關人員在處理檔案時準確把握時機、及時處理，以便檔案文件發揮出應有的效用。因此，文書人員要及時、準確的辦理每一份檔案，做到跟蹤有序、件件有著落、事事有結果，總體原則為快速歸檔，個體要求要特事特辦[2]。普遍的檔案管理規范是注明特急檔案的正式文件應爭取在兩個工作日內完成;急件辦理需要在三個工作日內完成。值得注意的是，在銀行檔案管理過程中，需具體情況具體分析，不能盲目的死板教條，要善于變通，結合業務環境，逐漸形成自己的辦公

特色。

2.3 規范檔案管理程序

檔案管理的規范程序也可以結合信息化特點，以提高管理水平。首先，采用信息管理系統。借助于可靠性軟件等輔助工具搭建檔案信息管理平臺，降低人為失誤的發生概率。其次，將銀行內的文件檔案按照類別或發文部門掃描上傳，并建立編號，形成電子檔案庫，以便于查閱和管理。再次，做好信息系統的數據更新。為體現程序管控，相關人員要及時的將檔案處理進展錄入信息系統之中，同時完善責任人信息。最后，設置警報提醒系統。對于超期審閱或逾期未歸檔的檔案，系統要具備報警能力，通過聲音或彈窗提示相關人員有待辦事項，以免出現工作漏洞。

2.4 增強密級檔案保密意識

銀行要認真開展密級檔案保密工作建設。具體從以下五個方面進行開展：一要提高保密意識。保密工作無小事，關乎企業利益和國家安全，對于密級檔案要嚴格按照保密工作的有關規定做好收集與歸檔工作。二要全范圍推廣保密建設。所有涉及接觸密級檔案的科室要完善保密工作機制，加強聯系和溝通，確保內部信息只在相關科室傳遞。三要抓好涉密信息系統的安全防范工作。提高涉密計算機和網絡保密管理，防止內部檔案因互聯網絡而外泄。四要抓好密級檔案管理工作，提高管理水平。辦公室要專人負責密級檔案的收發、登記、傳遞清退工作，凡需傳輸上網的有關材料要嚴格實行審批制度，并定期對上網信息進行保密檢查，及時填補漏洞，防止泄密。五要抓好銀行檔案處理人員的教育工作，提高業務素質。積極參加保密培訓及學習《保密法》、《保密工作業務指引》、《保密工作》、和《保密教育宣傳參考材料》等書籍刊物，提高自身業務能力。

3 結論

銀行檔案管理工作涉及的環節較多，不僅需要銀行職員高度負責，同時還要求較高的政治覺悟和管理水平，以便通過完善的檔案管理制度和實際操作方法為銀行的市場業務提供有力支撐，保證各項工作的順利進行。

參考文獻

[1]趙文娜.商業銀行檔案精細化管理研究[J].辦公室業務，2020（13）：68-69.

[2]桑晟.銀行授信檔案管理中存在問題及對策[J].檔案管理，2019（02）：84-85.

作者簡介

陳星（1970-），女，漢族，江蘇鹽城人，檔案館員，本科，研究方向：從事金融工作。