高校檔案管理工作存在的問題及對策研究

黃澤晶

摘 要：基于當前時代背景下，我國教育改革工作的開展進一步深化，信息技術的發展也取得了非常大的進步。因此，檔案管理工作同樣需要邁出新的步伐。早期應用的管理模式已經十分陳舊，無法滿足廣大人群的基本需求，并且有著大量問題存在。為此，相關人員便需要及時采取針對性措施，在完成全面剖析之后，及時予以處理。本篇文章主要描述了高校檔案管理存在的主要問題，并對于高校檔案管理問題的處理方式方面發表一些個人的觀點和看法。

關鍵詞：高校;檔案管理;問題;策略

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.063

對于我們國家而言，教學改革已經取得了較好的成績，促使我國教育事業出現了新的生機。不僅設施變得更為完善，同時工程也有了較高的發展。為此，對于檔案管理工作方面同樣需要提高重視程度。畢竟檔案管理的效果將會之間展現出學校的整體特色，也會影響各項事務的開展。

1 高校檔案管理存在的主要問題

1.1 管理人員水平偏低

在部分高校之中，內部管理者的綜合水平偏低。由于高校并沒有定期展開培訓工作，使得管理活動變得流于形式。即便學校非常重視，很多歸檔的效果均無法達到規定水平。高校檔案管理本身就有著很高的安全性要求，任何內容都不能隨意泄露。如果員工自身水平不高，自然很容易造成管理的質量有所降低，影響了高校自身的實際

發展[1]。

1.2 檔案資料缺乏規范性

高校在進行檔案搜集的時候，經常會有不規范的情況存在。究其原因主要是部分檔案處在缺失的狀態，要么缺少附件，要么缺少歸檔時間。因此，在重新調用的時候，這些資料的應用效果都會受到影響，使得后期工作的正常開展無法順利進行。

1.3 管理模式極為落后

伴隨信息技術的快速進步，使得高校的辦學條件有所提高。現如今基本上所有高校內部都配備了大量的電腦設備，促使檔案管理工作也變得更具信息化特點。但是，部分高校的管理者對于信息技術的理解不到位，僅僅只是通過計算機完成一些文案編制和內容檢索，并未在真正意義上做到管理和技術的全面融合。這樣一來，計算機技術的實際效果便無法全部發揮出來，進而造成管理工作的整體效果有所

下滑。

1.4 缺少服務性理念

當前很多高校在進行檔案管理的時候，未能對其基本準則予以合理把握，使得管理工作的質量不高，同時也缺少應有的服務意識。如此一來，即便學校十分重視檔案管理活動，但由于員工工作的開展不到位，使得管理活動缺少了應有的協調性。

2 高校檔案管理問題的處理方式

2.1 提高對于檔案管理的重視度

對于檔案管理工作本身來說，人們理應提高重視程度。在日常工作時，不斷展開宣傳，促使人們都能夠意識到安全的重要性。同時還要提高管理人員自身的服務意識，讓其為廣大使用者提供更為優質的服務內容。

此外，對于檔案管理的宣傳工作也不能有所忽視。管理人員理應將其看作是一項十分有意義的重要內容，全身心投入其中，為廣大工作人員提供服務，促使所有管理者都能夠明白檔案管理的價值所在。

2.2 拓展管理工作的范圍

基于當前高校本身，理應對于管理工作的模式進行發展，從而變得更為完善。通常來說，可以嘗試基于《檔案法》本身，通過對將文字資料以及圖像資料整合在一起，促使檔案管理的整體效果都能夠發揮出來[2]。

其一，在進行價值分析時，通過把握具體目的，以此保證管理工作的整合范圍得到提升。

其二，由于檔案管理的主要目的便是對早期的各類活動展開記錄。所以，工作人員理應嘗試拓展檔案管理的具體范圍，以此能夠為管理活動的全面創新提供有力支持。

其三，在進行檔案管理分析的時候，理應將自身重心更多放在檔案管理本身，以此保證檔案管理的實際效果能夠全部發揮出來。

所以，在未來開展管理活動的時候，人才便是其中最為重要的基礎因素。高校必須持續加強人才培養，充分貫徹以人為本的基礎理念，進而提升管理的整體水平，并且能夠輻射到更多的群體。

2.3 做好機制建設工作

對于檔案管理本身來說，理應對于現有的管理機制進行完善，促使其作用能夠全部發揮出來。為此，學校便需要結合現有的實際情況，創設監督機制。針對管理工作本身，對各個工作人員的具體職責展開明確，每一項具體工作內容都能得到細化。這樣一來，所有員工都會明白自身的具體職責，從而按照規定的要求完成自身工作任務，進而促使管理活動的規范性得到提升。

不僅如此，對于監督機制同樣需要進行全面強化。尤其是檔案管理方面，更是需要展開不斷檢查。如果發現有任何管理活動缺乏足夠的規范性，理應及時采取針對性措施進行調整，制定最為有效的管理方案，優化制度內容。若是部分呈現過于復雜，可以對其進行簡化。這樣一來，管理活動將會更具科學性特色。

2.4 提升管理者的專業素養

對于檔案管理人員來說，可以看做是和檔案內容能夠直接展開接觸的工作人員。所以，一支優秀的管理團隊對于檔案管理活動的正常開展影響非常大。通過提升管理人員自身的綜合素養，自然可以使得管理活動變得更具專業化特點。一般來說，最為常見的便是開展培訓活動，要求所有人員都能夠參與進來，學習最新的知識內容。并通過日常實踐，不斷提升自身綜合能力。

2.5 做好檔案管理的建設工作

伴隨信息技術的發展，檔案管理工作將會變得更具現代化特色。因此，相關人員童謠需要積極應用最新的技術形式，以此將其和管理工作共同真個好在一起，促使管理流程能夠得到全面簡化，一些不必要的流程就會被完全去除。除此之外，還要做好檔案的分析工作，積極展開宣傳，促使更多的人群能夠認識到檔案管理的價值所在，從而能夠積極予以配合，推動管理或可以順利進行[3]。

3 結束語

綜上所述，對于廣大高校來說，檔案管理一直都是非常重要的工作內容。因此，高校理應提高重視程度，通過做好人員培養，結合實際情況，認知展開檔案管理，以此確保所有資料都能得到妥善保存。在未來需要調用的時候，可以隨時進行查閱。

參考文獻

[1]包祎.高校檔案管理工作存在的問題及對策研究[J].現代婦女（理論版），2017，000（008）：257-257.

[2]郭良輝，劉春華.合并高校檔案管理工作面臨的問題與對策研究[J].科技信息，2018，000（024）：463.

[3]姜春美.信息化背景下高校教學檔案管理工作存在的問題及對策研究[J].新校園：上旬刊，2018（13）：00045-00046.